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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
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Wiedervorlage für Adressen

Wiedervorlage für Adressen
hans
Hallo zusammen,
seit einiger Zeit bin ich auf der Suche nach einem Wiedervorlagesystem für unseren Adressbestand. Leider gab die Suche in sämtlichen Foren, Google und was weiss ich noch kein befriedigendes Ergebnis. Daher möcht ich mich nun selber an solch ein Tool wagen.
Fangen wir an...
Wir haben ein Adressbestand von (potentiellen) Kunden mit ca. 2.500 Einträgen. Diese werden regelmässig telefonisch kontaktiert. Das Ergebnis des Gesprächs soll in einem (endlos) Notizfeld inkl. Anrufdatum/-uhrzeit inklusive einem Wiedervorlagetermin für das nächste Gespräch vermerkt werden.
Der aktuellste Termin, soll dabei immer in der Eingabemaske stehen. Die Daten aus der "Datenbank" (links neben der Eingabemaske), werden in die Maske geladen. Wenn nun ein Wert verändert wird, bspw. hat sich die Telefonnummer geändert, soll dies in der Datenbank gespeichert werden. Es findet also ein gegenseitiger Austausch zwischen Eingabemaske und Datenbank statt.
GENAU DARIN liegt aber auch die Verzwicktheit...
zur Verdeutlichung habe ich den ersten Entwurf hochgeladen: https://www.herber.de/bbs/user/63602.xls
Vielleicht hat ja schon mal jemand sich dieser Problematik angenommen oder kennt schon eine (vergleichbare) Lösung.
Was design usw. betrifft bin ich vollkommen offen.
Das einzige Ziel ist es, eine Adresse mit einem Kalendereintrag/ Termin zu verknüfen und mir das anzeigen zu lassen.
Herzlichen Dank für Eure Tipps!!
Schöne Grüße
Hans

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Betreff
Benutzer
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AW: Wiedervorlage für Adressen
03.08.2009 18:30:30
fcs
Hallo Hans,
Excel ist nicht unbedingt das am besten geeignete Programm, mit dem eine solche Datenverwaltung durchgeführt werden sollte.
Insbesondere das von dir avisierte endlose Notizenfeld würde einigen Kummer bei der Umsetzung bereiten.
Besser wäre es die Daten in einer Datenbank (z.B. MS Access, FileMaker oder andere) zu verwalten.
Generell ist es wesentlich sinnvoller hier die Daten in zwei Tabellen zu speichern.
A: Stammdaten + Wiedervorlagetermin und ggf. letzter Kontakttermin.
Falls bei den gleichen Firmen mehrere Kontakte gepflegt werden, dann emphiehlt es sich die Firmendaten und Namen/Daten der Kontakte in zwei Tabellen zu verwalten.
B: Tabelle mit den Kontakttermin und Gesprächsnotizen, wobei für jeden Kontakttermin ein eigener Datensatz (Tabellenzeile) angelegt wird.
Die Verbindung zwischen den Tabellen muss dann über ein gemeinsames Datenfeld, z.B. die Kundennummer/Kontakt-Nr. hergestellt werden.
Grundsätzlich kann man diese Tabellen auch in Excel erstellen und verwalten. Allerdings ist es sehr viel aufwendiger die entsprechenden Eingabemasken so zu programmieren, dass die Daten immer korrekt ausgelesen und gespeichert werden.
Die hierfür erforderliche Hilfe sprengt den Rahmen eines Forums und du bzw. deine Firma sollte hier ggf. professionelle Fachunterstützung einkaufen.
Meine Empfehlung bei der Anzahl an Kundnedaten: professionelles Kontaktdaten-Verwaltungsprogramm anschaffen.
gruß
Franz
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AW: Wiedervorlage für Adressen
03.08.2009 18:47:21
Christian
hallo Hans,
mein Vorschlag zur Datenstruktur:
- Tabelle "Kunden": KundenID, Unternehmen, Anrede, Vorname, Name, etc
- Tabelle "Notiz": KundenID, Datum-Wiedervorlage, Datum-Notiz, Notiz.
Alle Notizen werden als Datensatz (Zeile) untereinander geschrieben. Der Bezug zum Kunden wird über die KundenID hergestellt.
Vorschlag zur 1. Userform (Eingabemaske):
- alle Kunden in Listbox aufführen. Hier ist auch Datum-WV aus Tabelle "Notiz" gelistet.
- Listbox dient nur zur Anzeige
- bei Klick auf einen Eintrag in Listbox öffnet sich neue Maske (2. Userform)
Vorschlag zur 2. Userform:
- Anzeige von Details zu diesem Kunden. Hier sind auch Änderungen der Einträge möglich.
- Anzeige z.B. der letzten Notiz in einem Textfeld (Wechsel über SpinButton)
- hinzugefügen neuer Notizen und Eingabe des nächsten WV-Datums.
Alle Einträge und Änderungen erfolgen also nur in den Userforms. Die Tabellen selbst könntest du dabei auch ausblenden.
Das ist natürlich ein größeres Projekt und bei wenig VBA-Kenntnissen eigentlich nicht machbar.
Wenn du das selbst entwickeln willst, dann findest du hier im Archiv etliche Beispiele für Userforms, Listboxes, etc. aber stell dich schon mal darauf ein, dass das ein langer Weg wird. Wenn du das schnell benötigst, dann musst du diese Leistung wohl einkaufen.
Ein anderer Punkt: Wenn mehrere Leute diese Tool nutzen sollen, bist du mit Excel schnell am Ende. Dann emfehle ich 'ne Datenbank zB mysql in Verbindung mit 'ner Web-Oberfläche.
Grüße
Christian
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