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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
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Gleichzeitiger Zugriff auf eine Excel Datei im Net

Gleichzeitiger Zugriff auf eine Excel Datei im Net
Nontacky
Hallo Allerseits,
ich versuche mich gerade an einer Lösung mit Excel, die mit ein Customer Relation Management Programm erspart - einfach weil wir so gerne mit Excel arbeiten. Es geht um folgendes:
Mehrere Vertriebler sollen auf eine Excel Datei im Netzwerk zugreifen können, die im Endeffekt nichts anderes als eine große Adresssammlung ist. Jede Adresse hat dabei einen "Besitzer" (also einen der Vertriebler) = jede Adresszeile wird nur von einer Person gleichzeitig bearbeitet.
Ich habe hier im Forum geschaut und immer wieder die Ansage "Datei im Netzwerk freigeben" unter "Extras" gefunden, allerdings finde ich diese Option in Excel 2007 nicht. Die Datei um die es bei mir geht, liegt auf einem Fileserver, auf den alle per VPN oder direkt im LAN Zugriff haben. Allerdings kann immer nur einer die Datei öffnen, bei den anderen ist die dann schreibgeschützt.
Gibt es eine Möglichkeit, dass mehrere Nutzer eine Datei öffnen und gleichzeitig in verschiedenen Zeilen (tausende von Zeilen, bunt durchmischt) arbeiten + Daten ändern + das dann auch abspeichern können?
Dazu müsste ich noch eine gute Formel finden, die die Emailadressen und die Telefonnummern vergleicht (stehen in Spalte J und AC) und doppelte Einträge findet.
Falls was mit dem gleichzeitigen Bearbeitung nicht klappt - gibt es eine Möglichkeit, dass jeder in seiner eigenen Adressdatei arbeitet, die Daten dieser Adressen aber dann zentral über eine weitere Datei verglichen werden, so dass doppelte Einträge wieder direkt angezeigt werden können?
Es geht mir in Endeffekt darum, dass nicht ein Kunde von zwei verschiedenen Vertrieblern bearbeitet wird.
Vielen Dank!

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Betreff
Benutzer
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AW: Gleichzeitiger Zugriff auf eine Excel Datei im Net
19.07.2010 21:44:46
fcs
Nontacky,
die Funktionen zur Freigabe befinden sich in Excel 2007 unter der Ribbonleiste "Überprüfen".
Liest dir aber erst einmal in der Excelhilfe die Einschränkungen durch, die in freigegebenen Arbeitsmappen bestehen. Wenn du damit zurechtkommst dann kannst du dich an das Arbeiten mit einer freigegebenen Arbeitsmappe wagen.
Ich hab nicht so die ganz größe Erfahrung in der Arbeit mit freigegebenen Arbeitsmappen. Ich sehe geringe Probleme beim Ändern an bestehenden Daten. Es wird aber immer mal wieder vorkommen, dass 2 Mitarbeiter in der gleichen Tabellenzeile einen neuen Eintrag machen. Dann muss der Eigentümer der Datei entscheiden welche Einträge akzeptiert werden sollen.
Du solltest also mit 3 bis 4 Kollegen an einer Testdatei die gesamte Funktionaliät testen bevor du in Produktion gehst.
Dazu müsste ich noch eine gute Formel finden, die die Emailadressen und die Telefonnummern vergleicht (stehen in Spalte J und AC) und doppelte Einträge findet.
Hierzu kannst du die Funktion ZÄHLENWENN verwenden. Diese könnest du auch in der bedingten Formatierung nutzen, um doppelte Einträge direkt nach der Eingabe farblich hervorzuheben.
Falls das Arbeiten mit einer freigegebenen Arbeitsmappe nicht funktioniert oder unbefriedigend läuft, dann ist es kein Problem jeden Vertriebler eine eigene Liste zu führen.
Einmal pro Tag oder ggf. auch öfters könnte man die Daten aller Vertriebler per Makro in einer Zentraldatei zusammenfassen. Dazu öffnet das Makro nacheinander alle Vertrieblerdateien schreibgeschützt und kopiert die Daten in die Zentraldatei. Anschliessend erfolgt der Check auf doppelte Einträge - entweder per Formel in einer Zusatzspalte oder mit einer VBA-Prozedur, die das Prüfergebnis in einer Zusatzspalte einträgt. Die betroffenen Datensätze könnte man per Autofilter komprimiert anzeigen und als Ergebnis des Checks in eine separate Datei kopieren. Diese Datei kann als Info an die betroffenen Vertriebler geschickt werden, um die Daten in ihren Dateien abzugleichen.
Gruß
Franz
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AW: Gleichzeitiger Zugriff auf eine Excel Datei im Net
20.07.2010 08:43:50
Nontacky
Hallo Franz,
vielen Dank - ich werde das mal checken und schauen ob ich schlau genug bin damit zurecht zu kommen. Was den Abgleich per "Zählenwenn" angeht, so habe ich das schon mal bei einem Datensatz von 8.000 Adressen getestet. Funktioniert an für sich gut, aber es ist ziemlich langsam = Excel rechnet sehr lange rum. Ich hatte mich gefragt ob es evtl. eine bessere Lösung gibt. Derzeit mache ich meine Zählenwennformel so - z.B. in Spalte B stehen die Emailadressen, ich fange in Zeile 5 an:
zählenwenn(B$5:B$10000;B5) und diese Formel kopiere ich dann bis Zeile 10000 runter. Das ist echt sperrig, funktioniert aber.
Grüße,
Nontacky
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AW: Gleichzeitiger Zugriff auf eine Excel Datei im Net
20.07.2010 09:49:20
JogyB
Hallo Nontacky,
das Problem ist, dass Du eine Tabellenkalkulation als Datenbank missbrauchst. Da musst Du mit gewissen Einschränkungen leben. Wenn es schon mit Excel sein muss, dann würde ich ein UserForm mit einer Eingabemaske basteln, so dass die eigentliche Datei nur zum Speichern ganz kurz geöffnet werden muss - dabei kann dann immer gleich auf Doppeleintragungen geprüft werden. Das Einlesen der Daten geht ja über Verweise, Excel4-Makros (wenn die in 2007 noch gehen) bzw. einem schreibgeschützten Öffnen der Datei.
Gruß, Jogy
AW: Gleichzeitiger Zugriff auf eine Excel Datei im Net
21.07.2010 14:00:38
Nontacky
Hallo Jogy,
vielen Dank für den Tipp. Das mit der Datenbank stimmt natürlich, aber ich bin einfach so gerne in Excel, dass ich mich ungern auf was anderes einlassen möchte. Mit Access habe ich mal rumprobiert, aber das taugt nicht ..
Grüße,
N.
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