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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
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Projekt-Tool

Projekt-Tool
Alexandra
Hallo Forum,
Um mir die tägliche Arbeit zu erleichtern, habe ich versucht mir ein kleines Projekt-tool zu stricken. Leider bin ich bis jetzt noch ein Stück vom Ziel entfernt. Nach langer Such bei Google usw. habe ich leider nichts außer Indexformeln gefunden. Mit VBA kenne ich mich leider bis auf kleinere Anpassungen nicht so gut aus.
Wir arbeiten mit zwei Abteilungen an Projekten. Es existiert eine Projekttabelle die aussagt, welche Abteilung an welchem Projekt beteiligt ist (wie lange und wann) – ich habe die Liste angefügt.

Die Datei https://www.herber.de/bbs/user/80835.xls wurde aus Datenschutzgründen gelöscht

Über eine Eingabemaske (Dialogfeld, das Daten für Projektliste etc. abfragt) möchte ich die Daten in die Projektliste (siehe Reiter Eingabe im Anhang) schreiben. Parameter sind:
-ProjektNr.: P1, P2, Pn, …
-Startdatum, der einzlnen Phasen (1-4)
-wahrscheinlichkeit, dass das Projekt Phase 1 und dann Phase 2 erreicht
-Aufwand (Stunden) je Abteilung und Innen-/Außendienst.
Hürde dabei ist, dass die Projekte (P1,2,n) nicht doppelt angelegt werden dürfen. Wenn ein neues Projekt über die Eingabemaske hinzukommt, sollten die Projekt-Liste und auch die Aufwandslisten automatisch um ein Projekt verlängert werden. Die Datumsreihe sollte dagegen immer die gleiche Zeitspanne vom aktuellen Datum umfassen, heute() plus 36 Monate.
Solange ein Projekt auf aktiv gesetzt ist (checkbox), soll es in die Aufwandstabelle (Tab Abteilung1/Abteilung2) übernommen werden:
Die Projektaufwände aus der Projektliste sollen in der Aufwandstabelle der passenden Periode (Monate) und dem passenden Projekt zugeordnet werden.
- Die relevanten Zeiträume ergeben sich dabei aus der Information, welche Abteilung in welcher der Phasen tatsächlich arbeitet (checkbox), und WANN innerhalb der Phase die Arbeit anfällt (checkbox). Dabei würde ich gerne je nach Auswahl der Checkbox (einmalig für alle Projekte) die Stundenbelastung der Abteilung a) gleichmäßig / b) zum Beginn oder c) zum Ende der Periode auf die Monate verteilen.
- Die Anzahl der Arbeitsstunden pro Monat ergibt sich aus der Dauer der relevanten Phasen (in Monaten, ggf. gewichtet mit der Wahrscheinlichkeit dass die Phase erreicht wird), geteilt durch die anfallenden Stunden der Abteilung.
Sorry für den langen Text, ich hoffe die Datei zeigt, wie ich mir das gedacht habe.
Vielen Dank schon mal im Voraus!
Liebe Grüße
Alexandra

6
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Betreff
Benutzer
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AW: Projekt-Tool
02.07.2012 23:37:52
Herby
Hallo Alexandra,
anbei die Datei ergänzt um eine Eingabemaske für das 1. Tabellenblatt. Noch ohne Funktionalität.
Schau dirs mal an und ändere sie so ab, wie du sie dir vorstellst.
In einem 2. Schritt gehts dann um die "Verdrahtung" der Eingabemaske mit den Tabellenblättern.
Ggf. kannst du ja wieder hier Hilfe holen.
https://www.herber.de/bbs/user/80839.xls
Viele Grüße
Herby
AW: Projekt-Tool
03.07.2012 03:07:26
fcs
Hallo Alexandra,
so wie du deine Auswertung im Text beschrieben hast, passt deine Tabelle noch nicht ganz dazu.
Wenn die beiden Abteilungen je nach Projekt an unterschiedlichen Phasen eines Projekts beteiligt sind, dann muss du für jede Abteilung 4 Spalten einfügen in denen die Phasen markiert werden, an denen die Abteilung beteiligt ist.
Soll die Verteilung der Stunden (gleichmäßig, Beginn-Periode, Ende-Periode) für die beiden Abteilungen unterschiedlich oder für beide identisch eingestellt werden können? Falls Nein, dann brauchts du nur einen Satz Checkboxen. Da nur eine der 3 Optionen möglich sein soll, solltest du hier mit Optionsschaltflächen arbeiten, nicht mit Checkboxen.
Checkboxen in Spalte A für WAHR/FALSCH: Verwende hier bitte keine Checkboxen - die machen dir nur das Leben schwer, da die verknüpfte Zelle immer individuell angepasst werden muss. Besser ist es hier mit Datengültigkeit und einer DropDown-Auswahl für WAHR/FALSCH zu arbeiten.
Auswertung der Phasen:
Für eine vernüftige Auswertung der 4 Phasen wird entweder ein Starttermin für Phase 1 oder ein Endtermin für Phase 4 benötigt. Je nachdem, ob der jetzt angegebene Termin der Start- oder Endtermin der jeweiligen Phase ist.
Ich empfehle dir zunächst ohne Eingabemaske/Dialog/Userform zu arbeiten und die Daten direkt im Blatt Eingabe einzugeben. Die Tabelle hat jetzt nicht so viele Spalten, dass unbedingt eine Eingabemaske erforderlich ist. Diese könnte man auch nachträglich ergänzen. Für einen VBA-Anfänger ist es schon sehr schwierig ein Userform so zu programmieren, dass sowohl Datensätze geändert als auch ein neuer Datensatz angelegt werden können.
Du solltest dir eine Schaltfläche mit Makro anlegen, das im Eingabeblatt am Ende der Liste eine Zeile für ein neues Projekt vorbereitet (Formate und Standard-Vorgabewerte). Die Prüfung auf eine doppelte Projekt-Nr kann man man per bedingter Formatierung realisieren oder per Makro-Hinweis nach Eingabe einer neuen Projekt-Nr.
Du willst bei einem neuen Projekt eine Laufzeit von 36 Monaten vorgeben, wie lang sollen denn dann die Phasen 1 bis 4 jeweils sein?
Eine Verständnisfrage hätte ich auch noch bei der Gewichtung der Stunden nach Wahrscheinlichkeit und Phasen:
Beispiel: Wahrscheinlichkeit Phase 1 = 80% Phase 2 bis 4 = 40%
Abt1 projektiert in Phase 1 und 2 in Summe 100 h, Abteilung 2 in Phasen 2 bis 4 in Summe 200 h
Ergebnis:
Phase 1: Abt1 = 100 h /(80%+40%) * 80% = 67 h, Abt2: 0 h
Phase 2 bis 4 : Abt1 = 100 h / (80%+40%)*40% = 33 h, Abt2 = 200 h * 40% = 80 h
Übergabe/Eintragen der Daten in die Blätter für die Abteilungen:
Per VBA müssen zumindest die jeweils noch aktiven Projekte übertragen werden und nicht mehr aktive gelöscht werden. Bei der Komplexität der gewünschten Auswertung ist eine reine Formellösung ohne VBA kaum oder nur mit etlichen Hilfspalten möglich denn es müssen ja ermittelt werden:
1. die gemäß Wahrscheinlichkeit gewichteten Stunden für Pase 1 und Phase 2 bis 4
2. die gemäß Länge der Phasen ggf. auf die Phasen 2 bis 4 zu verteilenden Stunden
3. die je nach gewählter Option je Monat der Phase einzutragen Stunden bzw. den End- bzw. Startmonat in dem alle Stunden der Phase eingetragen werden sollen.
4. In den Abteilungsplänen müssen die ermittelten Werte eingetragen/berechnet werden werden.
Aus meinen Fragen und Anmerkungen kannst du erkennen, dass der Weg zu einem funktionierenden Tool noch ein Stückchen entfernt ist.
Nach Klärung der Verständnisfragen helfe dir gerne weiter.
Ich hab aber schon mal deine Datei so aufbereitet, wie sie nach meiner Einschätzung aussehen müsste.
Ein Makro zum Anlegen einer neuen Projektzeile und die Überwachung von doppelten Eingaben bei der Projektnr. per Makro ist auch enthalten.
Gruß
Franz
https://www.herber.de/bbs/user/80840.xls
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AW: Projekt-Tool
03.07.2012 16:33:49
Alexandra
@Herby: Vielen Dank für die tolle Userfom! Genau so habe ich sie mir vorgestellet. Herby hat mich zurecht darauf hingewiesen, dass es sinnvoller ist mich zuerst auf das inhaltliche zu konzentrieren und im nächsten Schritt das Handling des Tools mit einer Userform zu erleichtern. Ich komme gerne auf deine Hilfe zurück, wenn ich das Tool zum Arbeiten gebracht habe 
@Franz:
Vielen Dank für deine detaillierten Anmerkungen. Ich finde super, wie schnell du dich in die Thematik hineingedacht hast.
Ich dachte zunächst es sei ausreichend, wenn die „Zuordnung“ von Abteilung zu den Phasen übergeordnet erfolgt, d.h. einmal definiert wird und für alle Projekte gleich ist. Ich finde deinen Vorschlag jedoch sehr raffiniert, es je Projekt einstellen zu können!
Soll die Verteilung der Stunden (gleichmäßig, Beginn-Periode, Ende-Periode) für die beiden Abteilungen unterschiedlich oder für beide identisch eingestellt werden können? Falls Nein, dann brauchts du nur einen Satz Checkboxen. Da nur eine der 3 Optionen möglich sein soll, solltest du hier mit Optionsschaltflächen arbeiten, nicht mit Checkboxen.
Wenn die Verteilung der Stunden (gleichmäßig, Beginn-Periode, Ende-Periode) für beide Abteilungen unterschiedlich möglich ist, wäre das perfekt! Hinsichtlich der Optionsschaltfläche stimme ich dir zu! Mein Vorschlag mit den Checkboxen war eher meiner mangelnden Erfahrung geschuldet, sorry dafür.
Checkboxen in Spalte A für WAHR/FALSCH: Verwende hier bitte keine Checkboxen - die machen dir nur das Leben schwer, da die verknüpfte Zelle immer individuell angepasst werden muss. Besser ist es hier mit Datengültigkeit und einer DropDown-Auswahl für WAHR/FALSCH zu arbeiten.
Perfekt, danke!
Auswertung der Phasen:
Für eine vernünftige Auswertung der 4 Phasen wird entweder ein Starttermin für Phase 1 oder ein Endtermin für Phase 4 benötigt. Je nachdem, ob der jetzt angegebene Termin der Start- oder Endtermin der jeweiligen Phase ist.

Der im Moment angegebene Termin beschreibt den Starttermin der jeweiligen Phase. Die erste Wahrscheinlichkeit (zum Eintritt in Phase 1) soll die Wahrscheinlichkeit darstellen, dass man überhaupt erst den Zuschlag für das Projekt erhält.
Ich empfehle dir zunächst ohne Eingabemaske/Dialog/Userform zu arbeiten und die Daten direkt im Blatt Eingabe einzugeben. Die Tabelle hat jetzt nicht so viele Spalten, dass unbedingt eine Eingabemaske erforderlich ist. Diese könnte man auch nachträglich ergänzen. Für einen VBA-Anfänger ist es schon sehr schwierig ein Userform so zu programmieren, dass sowohl Datensätze geändert als auch ein neuer Datensatz angelegt werden können.
Ich gebe dir vollkommen Recht! Ich weiß nicht wie viele Stunden ich (mit sehr mäßigem Erfolg) damit zugebracht habe, mich über Userforms schlau zu machen. Ich sollte mich zunächst auf die Funktionalität des Tools konzentrieren – und später auf die „Kosmetik“ :-)
Du solltest dir eine Schaltfläche mit Makro anlegen, das im Eingabeblatt am Ende der Liste eine Zeile für ein neues Projekt vorbereitet (Formate und Standard-Vorgabewerte). Die Prüfung auf eine doppelte Projekt-Nr kann man man per bedingter Formatierung realisieren oder per Makro-Hinweis nach Eingabe einer neuen Projekt-Nr. Du willst bei einem neuen Projekt eine Laufzeit von 36 Monaten vorgeben, wie lang sollen denn dann die Phasen 1 bis 4 jeweils sein?
Die Projekte sind in Ihrer Laufzeit unterschiedlich, und können theoretisch (je nach Umfang) zwischen 6 Monaten und 5 Jahren (puh!) dauern (d.h. auch die 4 Phasen können jeweils unterschiedlich lang sein). Der Horizont des Zeitstrahls beschreibt also nicht zwingend die Dauer eines Einzel-Projektes, sondern den Planungshorizont der Projektabteilungen. Innerhalb der 36 Monate können also viele Projekte unterschiedlichster Dauer anfallen. Das in der Tabelle vorhandenen Datum je Phase ist das Startdatum. Jeder Phase wird manuell (oder später per Userform) das Startdatum mitgegeben. Phase 1 endet mit Start der Phase 2, Phase 2 endet mit Start der Phase 3, usw.. Ich finde daher deine Idee sehr gut, ans Ende des Projektes (Ende Phase 4) ein Enddatum hinzuzufügen. Bei der Verteilung der Stunden würde ich gerne wie folg vorgehen: gleichmäßig= lineare Verteilung der Stunden auf die Monate; Beginn-Periode = Verteilung auf das erstesDrittel der Periode; Ende-Periode: Verteilung auf das letzte Drittel der Periode) Ist das möglich?
Eine Verständnisfrage hätte ich auch noch bei der Gewichtung der Stunden nach Wahrscheinlichkeit und Phasen:
Beispiel: Wahrscheinlichkeit Phase 1 = 80% Phase 2 bis 4 = 40%
Abt.1 projektiert in Phase 1 und 2 in Summe 100 h,
Abt.2 in Phasen 2 bis 4 in Summe 200 h

Abteilung1:
Phase1: (100h /2 Phasen) = 50h * 80% = 40h
Phase2: (100h / 2 Phasen) = 50h *80 * 40% = 16h
Der Gesamtaufwand je Abteilung wird also zunächst linear auf die Phasen verteilt an der die Abteilung mitarbeitet (das kommt auch in der Realität etwa hin). Die 50h in Phase 1 treten mit 80% Wahrscheinlichkeit ein (wenn die Ausschreibung gewonnen wird). = 40h prognostizierter Aufwand.
Abteilung2:
Phase 2: (200h/3 Phasen) * 80% * 40% = 53,3h
Phase 3 200/3 * 80% * 40% = 53,3h
Phase 4 200/3 * 80% * 40% = 53,3h
Sobald Phase 2 „überstanden“ ist, ist die Wahrscheinlichkeit von 3 und 4 gleich 100%
Übergabe/Eintragen der Daten in die Blätter für die Abteilungen:
Per VBA müssen zumindest die jeweils noch aktiven Projekte übertragen werden und nicht mehr aktive gelöscht werden. Bei der Komplexität der gewünschten Auswertung ist eine reine Formellösung ohne VBA kaum oder nur mit etlichen Hilfspalten möglich denn es müssen ja ermittelt werden:
1. die gemäß Wahrscheinlichkeit gewichteten Stunden für Phase 1 und Phase 2 bis 4
2. die gemäß Länge der Phasen ggf. auf die Phasen 2 bis 4 zu verteilenden Stunden
3. die je nach gewählter Option je Monat der Phase einzutragen Stunden bzw. den End- bzw. Startmonat in dem alle Stunden der Phase eingetragen werden sollen.
4. In den Abteilungsplänen müssen die ermittelten Werte eingetragen/berechnet werden werden.
Aus meinen Fragen und Anmerkungen kannst du erkennen, dass der Weg zu einem funktionierenden Tool noch ein Stückchen entfernt ist.

Die 4 von dir genannten Punkte treffen es genau, ich finde es enorm, wie schnell du das komplexe Thema in die Kernpunkte strukturiert hast! Ich hatte mich in den letzten Wochen immer mit Indexformeln etc. an der Thematik versucht, aber hatte schon „befürchtet“, dass es noch ein weiter (VBA-)Weg ist. Auf der anderen Seite macht es mir viel Spaß. Ich freue mich auf deine Ideen.
Viele Grüße
Alexandra
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AW: Projekt-Tool
04.07.2012 11:34:26
fcs
Hallo Alexandra,
ich hab jetzt mal einen etwas verregneten Urlaubstag für Gehirnjogging genutzt und deine Datei mit Formeln und Userforms bestückt. Beim Userform hab ich Herbys 1. Entwurf benutzt und weiter ausgebaut.
Im Userform sind auch 5 Kalender-Elemente verbaut für die Auswahl/Eingabe der Datumswerte. Diese sind auf manchen Officeversionen nicht verfügbar - Ich benutze Office 2010-professional. Ich hoffe das funktioniert bei dir. Ansonsten müßte man das zu einfachen Textboxen oder ähnlich umbauen.
Ich hab mich jetzt entschlossen eine Variante zu wählen, die im Eingabeblatt viele Hilfsberechnungen hat. So bleibt die Berechnung -wenn auch nicht ganz einfach- nachvollziehbar und die in den beiden Abteilungsblättern verwendete benutzerdefinierte VBA-Funktion bleibt einfach und übersichtlich.
Im Blatt Eingabe hab ich mehrere Zellbereiche mit Namen versehen. Diese werden von den Makros für neue Projekte automatisch angepasst.
Die ersten beiden Projekte im Eingabeblatt müssen von Hand eingetragen werden. Die Zellen dieses Bereiches sollten auch nie gelöscht werden, dann ggf. die für die Kopiervorgänge (das Einfügen neuer Projekte) erforderliche Zellen fehlen. Ich hab noch ein Rettungsmakro eingebaut, mit dem man ggf. die Formeln in Zeile 4 neu erstellen kann.
Falls die Datei bei vielen Projekten sehr lahm wird wegen der aufwendigen Berechnungen in den Abteilungsblättern, dann muss das Aktualisierungsmakro geringfügig angepast werden, das am Ende in diesen Blättern nur Werte und keine Formeln mehr stehen. Die entsprechenden Zeilen sind imMakro schon als Kommentare vorbereitet.
So jetzt werde ich mich erst einmal ein wenig in die Sonne legen.
Checke bitte zuerst mal die Berechnungsformeln im Eingabeblatt, ob da alles wunschgerecht umgesetzt ist.
Um die Berechnungen etwas zu vereinfachen, wird für die Projekte für jede Phase die Stundenzahl pro Kalendertag ermittelt und der Start- und Endtermin im Zeitstrahl abhängig vom gewünschten Auswerte-Modus (Linear, Phasen-Beginn/Phasen-Ende).
Viel Vergnügen mit dem Lösungsvorschlag.
https://www.herber.de/bbs/user/80855.xlsm
Gruß
Franz
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AW: Projekt-Tool
06.07.2012 12:25:17
Alexandra
Hallo Franz,
WOW!!! Die neuen Features sind ja der Wahnsinn. Vielen, vielen Dank, dass du dafür sogar einen Urlaubstag „zweckentfremdet“ hast.
Ich habe mich intensiv mit dem Tool beschäftigt und es funktioniert alles wunderbar! Ich hätte nie gedacht, dass man mit VBA so viel erreichen kann. Das ist wirklich super. Daher habe ich überlegt, ob ich das Tool auch noch für andere Projekte verwenden kann. Dazu werde ich versuchen die von dir hinzugefügten Codes ein wenig zu adaptieren. Ich hoffe, dass gelingt mir ;-)
Könnte ich dich ggf. direkt erreichen? Per e-mail?
Vielen Dank nochmal!!!
Grüße
Alexandra
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