Zuordnung (automatisiert)

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Hallo Neo,
am einfachsten wäre es natürlich, wenn du im Kontenplan (Rechnungswesensystem) Auswertungskennziffern für Bilanz/GuV und BWA's vergeben könntest und dir die EDV eine Summen- und Saldenliste (SuSa) inkl. Dieser Kennziffern im excel-Format zur Verfügung stellen würde. Ersatzweise könntest du folgende "Krücke" verwenden
1. Füge deiner GuV und/oder Bilanz eine Hilfsspalte mit 4stelligen Kennziffern für jede Position hinzu. Die Zuordnung der Kennziffern sollte mindestens in 10er-Schritten erfolgen. Dann hast du keine Probleme, wenn irgendwann zusätzliche Positionen eingefügt werden sollen.
Die Hilfsspalte kannst du später ausblenden.
2. Falls nicht schon vorhanden benötigst du außerdem einen Kontenplan, der neben KtoNr und Bezeichnung noch eine Spalte für die GuV-/Bilanz-KZ beinhaltet. Dort trägst du für jedes Kto. die o.g. Kennziffern ein.
3. In der SuSa benötigst du ebenfalls eine Hilfsspalte für die Kennziffern.
4. Der Rest erledigt sich mit SVERWEIS() bzw. SUMMEWENN()
Zur Verdeutlichung habe ich ein kl. Beispiel beigefügt.
https://www.herber.de/bbs/user/92152.xlsx
Gruß, Rolf

Hallo Neo,
ich hätte da noch eine elegantere Lösung. Voraussetzung ist allerdings, dass du vom Rechnungswesen (RW) zwei Dateien bzw. eine Datei mit zwei Tabellen erhälst:
a) aktueller Kontenplan
b) Summen- und Saldenliste
Mangels Kenntnis eurer Dateistrukturen habe ich selbst etwas zusammengebastelt. Die drei Dateien sind beigefügt.
https://www.herber.de/bbs/user/92186.xlsm
https://www.herber.de/bbs/user/92187.xlsx
https://www.herber.de/bbs/user/92188.xlsx
Beim Öffnen der Datei 'GuV' werden per Makro die Dateien 'KtoPlan' und 'SuSa' geöffnet, falls nicht schon offen. Anschließend wird geprüft, ob der Kontenplan in 'GuV' mit dem des RW übereinstimmt. Falls nicht, werden die neuen Konten hinzugefügt und du wirst aufgefordert die fehlenden Bilanz-/GuV-Kennziffern einzugeben. Sind keine Änderungen vorzunehmen, wird automatisch das Blatt GuV aktiviert.
Das Blatt GuV in der Datei 'GuV' ist gem. §154 AktG strukturiert. Überflüssige Positionen kannst du ausblenden oder löschen.
Alle Arbeitsblätter sind geschützt, lassen sich aber problemlos mit Strg+u (unprotect) entsperren bzw. mit Strg+s erneut sperren. (Zellen mit blauer Schriftfarbe sind nicht gesperrt.)
Die drei Dateien sollten im gleichen Verzeichnis abgelegt werden. Beim erstmaligen Öffnen wirst du nicht umhin kommen, die Verknüpfungen zu aktualisieren bzw. die Quelle zu ändern.
Gruß, Rolf

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