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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
Inhaltsverzeichnis

Email Warnung bei Terminnäherung in Excel Liste

Email Warnung bei Terminnäherung in Excel Liste
08.08.2016 11:52:20
Kalo
Hallo,
Ich würde gerne wissen, ob es möglich ist sich eine Email schicken zu lassen, wenn in einer Excel Terminliste ein bestimmtes Datum z.B. in drei Tagen erreicht wird oder auch wenn das Datum erreicht bzw. überschritten ist. Die Excel Liste ist eine Auftragsübersicht mit verschiedenen Projekten, denen allen ein Enddatum zugewiesen ist. Mittlerweile konnte ich es soweit einstellen, dass die Datenfelder farblich markiert werden, sobald bestimmte Zeitintervalle erreicht werden, also z.B. rot falls das Datum in drei oder weniger Tagen erreicht ist.
Nun würde ich gerne zusätzlich eine Email Warnung einrichten, sodass eine Warn-Email verschickt wird, wenn der Auftrag z.B. in drei oder weniger Tagen fällig ist.
Ist dies in Excel 2010 z.B. mit Verknüpfung von Outlook 2010 möglich?
Ich konnte dazu bislang nichts finden und kenne mich leider mit VBA und solchen speziellen Excel Sachen auch nicht aus.
Wäre sehr nett, wenn hier irgendjemand etwas dazu weiß und mir weiterhelfen könnte.
Vielen Dank im Voraus für die Bemühungen :)

8
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

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Datum
Anwender
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AW: Email Warnung bei Terminnäherung in Excel
08.08.2016 15:09:59
Michael
Hallo Kalo!
Ja das ist grds. schon möglich und vorstellbar.
Aber dabei stellen sich viele Fragen: Wen es sich um eine Auftragsübersicht handelt, geht's vermutlich um mehrere Projekte - sollen die zeitkritischen Projekte in einer Mail gesammelt werden? Soll je Projekt eine Email versendet werden? Sind die Email-Empfänger immer fix, oder sollen die Adressen dynamisch gesetzt werden? Wenn ja, wo stehen die Empfänger? Wann soll die Liste durchlaufen werden? Beim Öffnen der Excel-Mappe, beim Schließen, mit einer Schaltfläche, immer bei Änderungen in der Liste (nicht empfehlenswert)? Welcher Text soll in die Warn-Email eingefügt werden; ist dieser fix oder soll der dynamisch mit Daten aus der Liste erstellt werden...
Wenn Du also konkreten Code willst, der das macht was Du Dir vorstellst, dann müsstest Du hier auch eine Bsp-Mappe einstellen mit Dummy-Daten zwar, die aber 1:1 Deinem Original entspricht, damit wir Dir so einen Code bereitstellen können - eine Bsp-Datei sollte mindestens alle o.a. Fragen beantworten!
Denn wenn Du sagst kenne mich leider mit VBA und solchen speziellen Excel Sachen auch nicht aus wirst Du mit Schema-Code nichts anfangen können.
LG
Michael
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AW: Email Warnung bei Terminnäherung in Excel
11.08.2016 13:34:13
Kalo
Hallo Michael,
erstmal vielen Dank für die Infos und die bereitgestellte Hilfe. Sorry das ich momentan mit Antworten nicht so schnell bin. War die letzten Tage unterwegs und konnte mich daher nicht um das Thema kümmern.
Ich wollte grade eine Dummy Datei hierzu hochladen, allerdings habe ich Probleme beim Upload und er sagt, dass der Dateiname ungültig ist. Die Hinweise dazu, dass keine Leerzeichen im Pfad und Dateinamen sind habe ich beachtet. Kann mir bitte jemand sagen, was ich ändern muss, um die Datei hochladen zu können?
Die Fragen, die noch offen waren, habe ich hierunter beantwortet. Ich bräuchte jetzt nur Hilfe wegen Dem Upload ;)
Es geht wie gesagt um eine einfache Auftragsübersicht für ein kleineres Handwerksunternehmen. Daher spielt die Optik auch keine große Rolle, es soll lediglich übersichtlich sein und seinen Zweck erfüllen. Die Übersicht würde auf einem Server bereitgestellt werden, sodass mehrere Mitarbeiter Zugriff darauf haben. Bei Terminannäherungen sollte im besten Fall eine Warnmail an eine oder maximal 3 Email Adressen simultan versendet werden. Die Empfänger müssen nicht je nach Auftrag spezifiziert werden. Daher sind die Empfänger fix, sollten nur je nach Bedarf um weitere Adressen erweitert oder ggf. auch entfernt werden können.
Der Text der Mail sollte einfach eine fixe Warnung sein, sich jedoch im besten Fall auf den jeweiligen Auftrag beziehen, der zeitnah fällig ist (z.B. sollte der Text die Resttage, sowie den Kunden und die Beschreibung oder die Auftragsnummer enthalten).
Ich hätte es am liebsten wenn eine Mail pro Auftrag gesendet wird, also nicht alle Aufträge in einer mail zusammen fassen.
Die Warnmails sollten gesendet werden, wenn ein Auftrag 3 oder weniger Resttage zur Fälligkeit aufweist und solange der Auftrag nicht als erledigt gekennzeichnet ist, sollte dies am besten jeden Tag passieren, bis er erledigt ist.
Ich darf natürlich keine Daten rausgeben, daher hat die Datei nur Pseudonyme in den Feldern. Aber so würde ich die Datei dann letzendlich auch benutzen und bereit stellen wollen.
Bislang konnte ich die Zellen lediglich so formatieren, dass die Resttage (Nettoarbeitstage ohne Berücksichtigung von Feiertagen) in Ampelform angezeigt, je nach verbleibendem Intervall. Das Feld Konstruktion erforderlich erscheint je nach Eingabe rot oder grün und die Resttage verschwinden bei einer Eingabe im Feld "Erledigt".
Die angezeigte Zahl -30424 im Feld Resttage ist denke ich formelbedingt und verschwindet sobald man einen Termin eingibt.
Ich weiß nicht, ob das ganze nur funktioniert, wenn die Excel Mappe geöffnet wird. Im besten Fall sollte es natürlich unabhängig von der Öffnung der Datei sein. Wenn es allerdings nur so möglich ist, ist es eben so. Dann sollten die Mails generiert werden, bzw. die Mappe geprüft werden, sobald sie geöffnet wird.
Es wäre wirklich wunderbar, wenn es dafür einen VBA Code gäbe und wenn kein Makro dafür nötig wäre. Wenn ein Makro nötig ist, dann ist es eben so, aber man hört ja immer das Makros in Office Datein eine Gefahr darstellen können.
Ich hoffe ich konnte hier alle Fragen damit beantworten und wenn ich Hilfe bekommen könnte, wie ich die Excel Datei dementsprechend aufbereiten kann, wäre das wirklich sensationell :)
Vielen Dank schon mal im Voraus!!!
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Nichts übereilen...
11.08.2016 14:57:58
Michael
Kalo,
...was Du ja mit Deiner Antwort schon mal nicht getan hast ;-). Achtung: In diesem Forum rutschen Beiträge automatisch ins Archiv, meist etwa nach einer Woche - d.h. wenn Du Dir im Lauf des Fadens immer soviel Zeit lässt, kann es sein, dass der Faden im Archiv landet, bevor er beendet ist. Dann musst Du einen neuen eröffnen, verlinke dann aber bitte auf diesen Beitrag.
Ich darf natürlich keine Daten rausgeben, daher hat die Datei nur Pseudonyme in den Feldern
Ja, ist klar, will auch keiner hier - deswegen hab ich ja geschrieben Bsp-Datei mit *Dummy*-Daten ;-).
Schau Dir bitte nochmal alle Hinweise beim File-Upload an; ohne Bsp-Datei steig ich Dir da nicht ein, und vermutlich sonst auch keiner. Datei sollte kleiner 300kB sein, am Besten gleich unter C:\ liegen und keine Leerzeichen im Dateinamen enthalten.
Aber bevor wir hier über konkrete Umsetzungen sprechen, gibt's viele Fragen, Punkte etc...
Ich weiß nicht, ob das ganze nur funktioniert, wenn die Excel Mappe geöffnet wird
Ja, das geht nur bei geöffneter Mappe - denn Code zum steuern der Excel-Mappe läuft natürlich nur, wenn Excel auch läuft. Abstrus-komplexe Lösungen, die bspw. dann per Aufgabenplanung etc. eine Excel-Datei aufrufen, damit das dann quasi (pseudo-) vollautomatisch läuft setze ich Dir nicht um; bei sowas kommt meistens Käse raus - besser alle die mit der Datei arbeiten wissen, dass die beim Öffnen ggf. die Daten prüft und Mails aussendet.
Übersicht würde auf einem Server bereitgestellt werden, sodass mehrere Mitarbeiter Zugriff darauf haben
Aber hier haben wir's schon... Wenn mehrere Personen diese Datei am gleichen Tag öffnen, und die Kriterien immer noch zutreffen - sollen dann die Warn-Emails auch entsprechend oft versendet werden? Das kann aber schnell sehr, sehr nervig werden!
Es wäre wirklich wunderbar, wenn es dafür einen VBA Code gäbe und wenn kein Makro dafür nötig wäre
Makros = VBA-Code; aus Excel heraus Outlook zu veranlassen eine Email zu schreiben ist ausschließlich über VBA-Code möglich; dafür müssen Makros aktiviert und zugelassen sein (zumindest in dieser Datei). Wenn Makros in Deiner IT-Umgebung generell nicht erlaubt/erwünscht sind, dann kannst Du den automatischen Mail-Versand mit Excel auch vergessen.
LG
Michael
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AW: Nichts übereilen...
11.08.2016 19:19:57
Kalo
Hallo Michael,
also die Datei hat nur 14KB und ich habe sie auf C:\ gelegt und sie hat keine Leerzeichen im Namen.
Als Grund für den nicht möglichen Upload wird mir "Ungültiger Dateiname" angezeigt und dann der Hinweis auf die möglichen Dateiformate. Aber dort ist ja Excel als möglich aufgezeigt und die Datei ist eine .xlsx Datei. Daher weiß ich nicht wo der Fehler liegen soll...
Ich müsste ja erstmal eine Datei hochladen können bevor wir über die anderen Punkte sprechen können. Leider weiß ich da momentan nicht weiter.
Probier mal einen Upload als .zip-Datei! owT
12.08.2016 09:53:30
Michael
AW: Probier mal einen Upload als .zip-Datei! owT
12.08.2016 12:04:12
Kalo
Sorry, irgendwie funktioniert das bei mir gar nicht. Es geht auch nicht als zip Datei. Nicht mal als pdf kann ich es hochladen. Immer kommt die gleiche Meldung das der Dateiname ungültig ist und dann die möglichen Formate. Es ist aber wie gesagt kein Leerzeichen oder Sonderzeichen oder sonstiges im Dateinamen enthalten und es ist auf C abgelegt...ich weiß nicht woran es liegt.
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Versuch's mit einem anderen Dateinamen! abc.xlsx?!
12.08.2016 13:40:14
Michael
...außerdem musst Du registriert sein für Upload!
12.08.2016 14:10:23
Michael

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