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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
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Speichern wenn Spalten ausgefüllt

Speichern wenn Spalten ausgefüllt
20.10.2016 14:19:42
janick
Guten Tag
Ich möchte eine Excelliste erstellen, die nur gespeichert werden kann, wenn alle Spalten ausgefüllt wurden.
Jedoch gibt es auch leere zeilen, welche da keinen einfluss haben sollen.
Bsp. Spalte A-D sind Daten, welche ich meinen Kollegen zusende.
Wenn jetzt Spalte A-D nicht leer sind soll das Dokument erst gespeichert werden können, wenn E-I ausgefüllt wurden.
Ich selber, sollte aber diese Sperre umgehen können.
Dann sende ich meinen Kollegen die Liste. Die öffnen Sie und können erst speichern, wenn Sie die Zeilen mit Ihrem Namen (Spalte A) ausgefüllt haben.
Das Heisst: Hans kann speichern, wenn er alle Zeilen mit Hans bearbeitet hat, obwohl Fritz seine noch nicht ausgefüllt hat.
Ich hoffe ihr versteht was ich meine.
PS: Ich habe 0 Ahnung mit VBA.
Danke für eure Hilfe
Janick

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Datum
Anwender
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AW: Speichern wenn Spalten ausgefüllt
23.10.2016 14:14:36
fcs
Hallo Janik,
die Varianten bei der Makro-Programmierung sind abhängig davon, wie du die Datei an die Kollegen/Kolleginnen verteilst.
Varianten wären:
A) Wurfsendung mit gleicher Datei an alle
Hier wird es am kompliziertesten, denn du muss in die Makros eine Usernamens-Prüfung einbauen, um
1. Prüfen zu können, ob die Zeilen zum Namen in Spalte A ausgefüllt sind vor dem Speichern.
2. zu verhindern, das Einträge in Zeilen anderer Namen gemacht werden.
B) Jeder/Jede bekommt eine individuelle Datei in der nur die Zeilen mit dem jeweilen Empfänger-Namen sichtbar sind.
Hier wird der Name (Spalte A) des Empfängers am Anfang des Dateinamens einer Kopie eingefügt.
In der Kopie werden die anderen Namen ausgeblendet und der Blattschutz aktiviert.
Diese Datei dann an den jeweiligen Empfänger verschickt.
C) Die gleiche Datei wird nacheinander an die Kollegen/Kolleginnen geschickt.
Dabei werden vor jedem Weiterversand von dir nur die Zeilen des Empfänders eingeblendet und der Blattschutz aktiviert.
Diese Variante ist nur für die Verteilung an wenige Personen praktikabel, denn
1. muss Du präsent sein um die Rückläufer anzupassen bzgl. nächster Name und die Datei weiterzusenden.
2. die Empfänger müssen zügig anworten, damit du zeitlich klarkommst.
D) Wie Variante B, die Zeilen der anderen Namen werden nicht ausgeblendet, sondern gelöscht
Dies wäre interessant, wenn der Empfänger die Daten zu den anderen Namen nicht einsehen können soll.
E) Ähnlich wie Variante B
Statt die Zeilen der anderen Namen auszublenden wird für die zugehörigen Zellen der Zellschutz aktiviert.
Am "einfachsten" umzusetzen ist die Variante B. Dann kannst du mit dem Blattschutz(mit Kennwort) und Autofilter arbeiten, um jeweils nur die zu bearbeitenden Zeilen sichtbar zu machen.
Ein automatisch startendes Makro prüft dann vor dem Speichern, ob alle sichtbaren Zellen in Spalten E-I ausgefüllt sind.
Du selber kannst dir dann Zugriff auf alle Daten verschaffen indem du den Kennwortschutz aufhebst.
Der Versand der Dateien an die Namen per E-Mail (am einfachsten per Microsoft Outlook) sollte dann auch in die Makros integriert werden (muss natürlich nicht). Versandliste muss dann in der Datei in einem Blatt hinterlegt werden.
Zusätzlich muss durch kleine Tricks sichergestellt werden, dass beim Öffnen der Datei die Makros aktiviert sind/werden. Dazu wird ein zusätzliches Info-Blatt eingebaut. Vor dem schliessen der Datei werden alle Blätter außer Blatt "Info" ausgblendet (veryHidden).
Sind die Makros beim Öffnen aktiv, dann werden automatisch alle Blätter eingeblendet.
Allein aus der Beschreibung kannst du erkennen, dass es hier mit ein paar Minuten Programmieren nicht getan ist, und du musst die gewünschte Variante festlegen. Und bei 0-VBA-Ahnung/Wissen müsste man dir ja alles bis in alle Details aufbauen. Das sprengt den Rahmen des Forums.
Gruß
Franz
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