Verweis auf Verknüfung zu anderer Datei

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Hallo Denise
vor einiger Zeit habe ich von smarttools.de folgenden Newsletter erhalten, der sich mit Verknüpfungen befasst.
Vielleicht hilft Dir dies weiter
Günther
===================================================
Verknuepfungen in Ihren Tabellen optimal im Griff
-------------------------------------------------
Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003
Verknuepfungen zwischen Arbeitsmappen lassen sich in Excel
mit wenigen Mausklicks erstellen. Wenn Sie von dieser
Moeglichkeit haeufig Gebrauch machen, werden Ihnen die
folgenden Tipps zur Loesung von zwei haeufig auftretenden
Problemen sicherlich nuetzlich sein: Bei Tabellen, die Sie
vor laengerer Zeit erstellt haben, stehen Sie haeufig vor
der Frage, welche Formeln ueberhaupt Verknuepfungen
verwenden. Es gibt sogar Situationen, in denen Sie gezielt
die Bezuege auf externe Dateien entfernen wollen, doch ein
oder zwei Verknuepfungen lassen sich einfach nicht ausfindig
machen und beim Oeffnen der Datei werden Sie jedes Mal
wieder fragt, ob eine Aktualisierung erwuenscht ist.
Mit der folgenden Technik suchen Sie gezielt nach den
Formeln, die einen Bezug auf externe Dateien enthalten
(bitte beachten Sie, dass die folgende Technik auch in Excel
2002 funktioniert, Ihnen hier aber neue Moeglichkeit rund um
Verknuepfungen zur Verfuegung stehen, die wir weiter unten
naeher erlaeutern):
1. Markieren Sie den Bereich, den Excel durchsuchen soll. Um
alle Zellen und Formeln zu durchsuchen, muessen Sie keine
Markierung vornehmen.
2. Waehlen Sie das Menue BEARBEITEN-SUCHEN an, oder druecken
Sie Strg+F.
3. Geben Sie in das Feld SUCHEN NACH das Ausrufezeichen "!"
(ohne Anfuehrungszeichen) ein und markieren Sie in der
Dropdown-Liste SUCHEN IN den Eintrag "Formeln". Ausserdem
sollten Sie sicherstellen, dass das Kontrollkaestchen NUR
GANZE ZELLEN SUCHEN (Excel 97/2000) oder
GESAMTENZELLINHALT VERGLEICHEN (Excel 2002/2003) nicht
aktiviert ist!
4. Nach WEITERSUCHEN setzt Excel den Cursor auf die erste
Zelle mit einer Verknuepfung. Wenn es sich dabei um eine
Verknuepfung handelt, die Sie entfernen moechten,
verlassen Sie den SUCHEN-Dialog mit SCHLIESSEN und
ersetzen den externen Bezug durch einen konstanten Wert.
Danach koennen Sie BEARBEITEN-SUCHEN erneut aufrufen und
die Suche fortsetzen. Handelt es sich bei der Fundstelle
noch nicht um den gesuchten Bezug, setzen Sie den Vorgang
einfach mit WEITERSUCHEN fort.
Unser zweiter Tipp beschaeftigt sich mit der schnellsten
Technik zum Pruefen und Oeffnen der verknuepften Datei. So
wollen Sie haeufig feststellen, welche Bedeutung ein
bestimmter externer Bezug hat und wie er sich in der
Quelltabelle errechnet. Neben dem manuellen Oeffnen der
entsprechenden Datei, bietet sich zunaechst einmal der Weg
ueber das Dialogfeld BEARBEITEN-VERKNUEPFUNGEN an. Hier
werden alle Dateien aufgelistet, zu denen Verknuepfungen
bestehen. Sie markieren lediglich den gewuenschten Eintrag
und klicken auf QUELLE OEFFNEN, um auf die entsprechende
Datei zugreifen zu koennen. Der Nachteil dabei: Sie muessen
manuell die Zelle bzw. den Bereich ausfindig machen, aus dem
Daten ausgelesen werden. Interessant ist daher die folgende
Technik, bei der die Quelldatei nicht nur geoeffnet, sondern
gleichzeitig auch der entsprechende Bereich markiert wird:
1. Waehlen Sie das Menue EXTRAS-OPTIONEN an, und wechseln
Sie auf die Registerkarte "Bearbeiten".
2. Schalten Sie das Kontrollkaestchen DIREKTE
ZELLBEARBEITUNG AKTIVIEREN aus, und bestaetigen Sie
mit OK.
3. Klicken Sie nun ganz einfach die Zelle zweimal an, die
den externen Bezug auf die gewuenschte Datei enthaelt.
Excel oeffnet die Datenquelle daraufhin und markiert den
verknuepften Bereich bzw. die verknuepfte Zelle.
Der einzige Nachteil dieser Technik: Sie muessen auf die
direkte Zellbearbeitung verzichten. Wenn Sie also zweimal
auf eine Zelle klicken oder F2 druecken, nehmen Sie die
Aenderungen am aktuellen Zellinhalt nicht mehr direkt im
Arbeitsplatz, sondern in der Bearbeitungszeile vor.
Diese Technik zum Auffinden von Formeln mit externen
Bezuegen ist natuerlich keine besonders komfortable Technik,
um Verknuepfungen aus einer Arbeitsmappe zu entfernen. In
Excel 2002 und 2003 haben die Entwickler endlich die Arbeit
mit verknuepften Tabellen verbessert und unter anderem eine
Moeglichkeit zum schnellen Loeschen von Verknuepfungen
integriert:
1. Waehlen Sie das Menue BEARBEITEN-VERKNUEPFUNGEN an.
2. Es erscheint ein Dialogfeld mit einer Liste aller
Dateien, auf die aus der aktuellen Arbeitsmappe Bezug
genommen wird. Markieren Sie die Arbeitsmappen, zu denen
Sie alle Verknuepfungen loesen moechten.
3. Klicken Sie auf VERKNUEPFUNG LOESCHEN und bestaetigen Sie
die Sicherheitsabfrage.
Ohne laestige Suche nach den genauen Formeln, in denen Sie
die Verknuepfungen verwendet haben, loescht Excel daraufhin
voll automatisch alle externen Bezuege und ersetzt sie durch
den zuletzt ermittelten Wert. Allerdings sollten Sie
beachten, dass dieser Arbeitsschritt nicht rueckgaengig
gemacht werden kann! Wenn Sie sich ueber die genauen
Auswirkungen dieses Schrittes also nicht ganz im Klaren
sind, sollten Sie die Datei speichern, erst dann die
Verknuepfung loesen und Ihr Kalkulationsmodell vor der
naechsten Speicherung genau pruefen. Ausserdem sollten Sie
noch die folgenden Besonderheiten kennen:
* Beim Loeschen einer Verknuepfung ersetzt Excel 2002/2003
die komplette Formel durch das aktuelle Ergebnis in allen
Zellen, in denen ein externer Bezug verwendet wurde. Auch
wenn der externe Bezug nur Teil einer komplexeren Formel
war, verschwindet die komplette Formel!
* Besonders kompliziert wird es, wenn Sie in Ihren Tabellen
Namen definiert haben, die sich auf andere Arbeitsmappen
beziehen. Wenn Sie in so einem Fall die Verknuepfung zu
einer Datei loesen, die in einer Namensdefinition
verwendet wurde, ersetzt Excel wie erwartet die Formeln
durch das aktuelle Ergebnis, in denen Sie diesen Namen
verwendet haben. ABER: Wenn Sie das Menue EINFUEGEN-NAMEN-
DEFINIEREN anwaehlen, ist der Name dort weiterhin
aufgefuehrt und er verweist auch weiterhin auf die andere
Arbeitsmappe. Sie muessen ihn manuell anklicken und mit
LOESCHEN entfernen, um wirklich endgueltig alle
Verknuepfungen zu loesen!
Eine weitere Verbesserung zum Thema "Verknuepfungen" ab
Excel 2002 betrifft die Meldung, die Excel standardmaessig
anzeigt, wenn Sie eine Arbeitsmappe mit Verknuepfungen
oeffnen: Sie werden normalerweise darauf hingewiesen, dass
es Verknuepfungen gibt und koennen per Mausklick
entscheiden, ob eine Aktualisierung durchgefuehrt werden
soll oder nicht. Schalten Sie das Kontrollkaestchen
AKTUALISIEREN VON AUTOMATISCHEN VERKNUEPFUNGEN BESTAETIGEN
im Dialogfeld EXTRAS-OPTIONEN auf der Registerkarte
"Bearbeiten" aus, wird die Meldung nicht angezeigt und die
Aktualisierung ohne Rueckfrage vorgenommen.
Soweit funktioniert noch alles wie in den bisherigen
Versionen 97 und 2000. Die Entwickler haben die
Funktionalitaet von Excel nun aber so veraendert, dass man
sich nicht mehr auf die Einstellung unter EXTRAS-OPTIONEN
verlassen kann. Bisher galt diese Einstellung grundsaetzlich
fuer jede Arbeitsmappe, die Sie geoeffnet haben. In Excel
2002/2003 muessen Sie damit rechnen, dass Verknuepfungen
auch ungefragt beim Oeffnen einer Datei aktualisiert werden
und Sie aufgrund einer fehlenden Meldung auch unbemerkt eine
Datei mit Verknuepfungen oeffnen koennen.
Wenn Sie in einer Arbeitsmappe mit externen Bezuegen das
Dialogfeld BEARBEITEN-VERKNUEPFUNGEN aufrufen, steht Ihnen
nun eine neue Schaltflaeche EINGABEAUFFORDERUNG BEIM START
zur Verfuegung. Mit ihrer Hilfe konfigurieren Sie das
Verhalten der aktuellen Datei unabhaengig von der Auswahl,
die ein Anwender im Dialogfeld EXTRAS-OPTIONEN getroffen
hat:
BENUTZER ENTSCHEIDET, OB EINE WARNUNG ANGEZEIGT WIRD
Nur bei dieser Einstellung wird die Einstellung in der
aktuellen Excel-Version beachtet.
KEINE WARNUNG ANZEIGEN UND VERKNUEPFUNG NICHT AKTUALISIEREN
Der Anwender bemerkt beim Oeffnen der Datei nicht, dass sie
externe Bezuege enthaelt. Eine Aktualisierung findet nicht
statt.
KEINE WARNUNG ANZEIGEN UND VERKNUEPFUNG AKTUALISIEREN
Diese Option muss sicherlich am kritischsten betrachtet
werden, denn Excel 2002/2003 weist beim Oeffnen der Datei
nicht auf die Verknuepfungen hin und aktualisiert sie auch
noch ohne Rueckfrage.
Diese Verhaltensweise sollten Sie immer beachten, wenn Sie
in Zukunft Arbeitsmappen von anderen Anwendern oeffnen oder
Dateien mit Verknuepfungen weitergeben. Grundsaetzlich
sollte es zum guten Ton gehoeren, dem Anwender weiterhin die
Entscheidung zu ueberlassen, ob er gerade eine
Aktualisierung durchfuehren moechte oder nicht. Lediglich
bei der Entwicklung von Kalkulationsmodellen fuer weniger
erfahrene Anwender mag es Situationen geben, in denen Sie
nicht durch zusaetzliche Meldungen Verwirrung stiften wollen
und daher eine ungefragte Aktualisierung durchfuehren.

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