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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
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Kopieren von verlinkten Dateien

Kopieren von verlinkten Dateien
21.10.2006 22:49:38
Stephanie
Hallo! :)
Ich versuche dies hier möglichst einfach zu erklären...
Ich habe ein Inhaltsverzeichnis für etwa 5.000 PDF-Dateien in Excel angelegt. In dem Inhaltsverzeichnis sind vertikal die einzelnen Dateien mit Link zu diesen Dateien aufgeführt. Horizontal gibt es verschiedene Akten, denen diese Dateien zuzuordnen sind. Damit ich mir die einzelnen Akten, und nur die dazugehörigen Dateien, ansehen kann, nutze ich den Autofilter, und habe für die Zuordnung ein "x" in die jeweils gemeinsame Zelle der Akte und den dazugehörigen Dateien gemacht... war das verständlich?
Meine Frage ist nun, ob es eine Möglichkeit gibt, dass Excel mir durch ein Makro oder einen anderweitigen Befehl die verknüpften Dateien, die zu einer Akte gehören, per Knopfdruck in einen seperaten Ordner kopiert?
Ich hoffe, ich habe euch nicht völlig verwirrt :)
Gruß,
Stephanie

20
Beiträge zum Forumthread
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Betreff
Datum
Anwender
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AW: Kopieren von verlinkten Dateien
21.10.2006 23:14:04
Oberschlumpf
Hi Stephanie
Sieht deine Tabelle so aus? (die Links in Spalte A hab ich jetzt mal vernachlässigt)
Userbild
Wenn nicht, dann bitte ein Bsp-Bild oder eine Bsp-Datei.
Ciao
Thorsten
AW: Kopieren von verlinkten Dateien
21.10.2006 23:23:41
Stephanie
Ja, das trifft es ziemlich genau :) Da hätt ich auch dran denken können... ein Bild posten. Hätte das ganze leichter zu erklären gemacht.
AW: Kopieren von verlinkten Dateien
21.10.2006 23:32:35
Oberschlumpf
Hi
Oki - 1 Griff - 1 Treffer = schon mal halbe Miete ;-)
Jetzt hab ich trotzdem noch ein paar Fragen, die nun ich vorhin vergaß zu stellen :-)
Sollen die Ordner, mit den einzelnen PDF-Dateien als Unterordner auch in dem Ordner angelegt werden, in dem die 5000 PDF-Dateien sind.
Oder wo ist das Hauptverzeichnis, in den die Unterverzeichnisse gespeichert werden sollen?
Wie sollen die Ordner (Verzeichnisse) heißen?
Anbieten würde sich hier
Ordnername = Aktenname (der Akte, die mit den Dateien verknüpft ist)
Ciao
Thorsten
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AW: Kopieren von verlinkten Dateien
21.10.2006 23:37:46
Stephanie
Wie die Ordner heißen und wo sie gespeichert werden, ist ansich gleich. Als Unterverzeichnis würde das natürlich Sinn ergeben und ja, die Ordner Namen sollten mit den Aktennamen übereinstimmen. Wenn es aber anders leichter ist, wäre auch das kein Problem. Einen Ordner verschieben und umbenennen ist das kleinste Übel, solange ich nur nicht die 5.000 Dateien von Hand sortieren muss :)
Danke übrigens, dass du dich noch so spät in der Nacht mit meinem Problem befasst! :)
AW: Kopieren von verlinkten Dateien
21.10.2006 23:47:00
Oberschlumpf
Hi
grins....
leider muss ich dich enttäuschen.
Ich werde zwar jetzt noch damit anfangen, aber ich denke, dass ich heute nur noch das Nötigste mache.
Ich muss ja auch noch eine Testumgebung einrichten.
Dazu gehören ein paar Dummydateien (aber bestimmt nich 5000 :-) ), und diese Dateien müssen irgendeinen (sinnfreien) Inhalt haben, damit sie pro Datei ein wenig mehr an Speicherplatz brauchen als 0 kB :-)
Aber morgen denke ich, werde ich wohl mein 1. Ergebnis hier posten können.
Bis dahin erst mal..
Ciao
Thorsten
P.S. lies dir mal die Netiquette durch - hier wird es gern gesehen, wenn man mit z Bsp Hallo beginnt und mit z Bsp Ciao aufhört - jedes Posting
so liest es sich freundlicher, und niemand hat für die paar Sekunden Mehraufwand einen großen Zeitverlust
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AW: Kopieren von verlinkten Dateien
21.10.2006 23:52:01
Stephanie
Hi! :)
Uh, ein Formfehler meinerseits. Die Netiquette hab ich nicht gelesen. Entschuldigung. Hatte nur die FAQ gelesen.
Auch wenn denn "erst" morgen das Ergebnis kommt, so sitzt du dennoch jetzt schon dran. Sowas muss man anerkennen!
Ciao,
Stephanie
AW: Kopieren von verlinkten Dateien
22.10.2006 10:59:51
Oberschlumpf
Moin Stephanie
Das erste Ergebnis ist fertig.
Wenn alles auch bei dir funktioniert, sollte es so aussehen:
Userbild
Die komplette XL-Bsp-Datei findest du hier:

Die Datei https://www.herber.de/bbs/user/37576.xls wurde aus Datenschutzgründen gelöscht

Um die Datei für dich anzupassen, kannst du so vorgehen:
1. Entweder du kopierst den ganzen VBA-Code aus der Bsp-Datei in deine Originaldatei.
Dazu musst du auch das Userformular in deine Originaldatei importieren.
2. Oder aber du überträgst all deine Originaldaten in die Bsp-Datei, was vllt der bessere Schritt ist, da in der Bsp-Datei die Tabelle genau so angeordnet ist, damit der VBA-Code auch wirklich funktioniert.
Du must ebenn ur darauf achten, dass...
...in Spalte A, beginnend in Zeile 2, die Hyperlinkeinträge stehen, die zu den PDF-Dateien führen
...dass die Aktennamen als Überschriften der einzelnen Spalten alle in Zeile 1, beginnend ab Spalte B stehen
...dass als Kennzeichnung, welche PDF-Datei gehört zu welcher Akte, du wirklich das "x" verwendest und nicht ein anderes Zeichen - auch nicht "X"
Nun noch ein wenig erklärenden Text zur Arbeitsweise des Makros:
Das Makro erstellt in DEM Verzeichnis, in dem auch die PDF-Dateien gespeichert sind, Unterverzeichnisse.
Die Verzeichnisse werden dann, entsprechend nach den Aktennamen, umbenannt.
Das Makro beginnt mit Spalte B und überprüft dann jede weitere Spalte, nach "x"-Einträgen.
Wenn ein "x" gefunden wird, überprüft das Makro, ob schon ein Verzeichnis mit dem jeweiligen Aktennamen besteht.
Wenn nicht, wird dieses Verzeichnis automatisch angelegt.
Dann wird aus dem jeweiligen Hyperlink DER Dateiname ausgelesen, mit der der Hyperlink verknüpft ist. Diese Datei wird dann in das zuvor erstellte (oder schon vorhande) Verzeichnis kopiert.
Diese Vorgänge werden so lange wiederholt, bis...
...pro Spalte der letzte Zeileneintrag erreicht ist
...die Spalte mit der letzten Überschrift erreicht ist
Außerdem prüft das Makro, ob eine Datei, die mit einem Hyperlink verbunden ist, nicht schon mal in das entsprechende Verzeichnis kopiert wurde.
Das hat den Vorteil, dass bei nochmaligem Makrostart, Dateien nicht noch mal kopiert werden, die sich schon im richtigen Unterverzeichnis befinden.
So kannst du dieses Makro auch zu einem späteren Zeitpunkt noch mal starten, und es werden NUR DIE Dateien kopiert, die seit dem letzten Makrostart neue Hyperlinkverknüpfungen erhielten.
So...nun bin ich neugierig auf dein Feedback :-)
Wenn Fehler auftreten, dann poste bitte...
...die Fehlernummer
...den GENAUEN Wortlaut der Fehlermeldung
...die GENAUEN Schritte, die du tun konntest, bis der Fehler auftritt
Konnte ich helfen?
Ciao
Thorsten
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AW: Kopieren von verlinkten Dateien
22.10.2006 11:11:36
Oberschlumpf
Hi Stephanie
tja...das war nix! :-)
Ich habe ganz vergessen, den Verzeichnispfad anzupassn.
Bis jetzt werden alle PDF-Dateien in "K:\Test" erwartet.
Ich korrigiere das schnell, und stelle die neue Version gleich zur Verfügung.
Ciao
Thorsten
AW: Kopieren von verlinkten Dateien
22.10.2006 11:54:40
Stephanie
Hi Thorsten! :)
Du hast ja wirklich die Nacht durchgearbeitet. Wie kann ich das jemals wieder gut machen? Makros zu verändern, und sie ggf. anzupassen bekomme ich hin. Ich kann sowas nur nicht selbst schreiben. Ich sollte echte mal einen Kurs belegen.
Testen kann ich es erst morgen, weil ich die Datei und auch Excel nur im Büro habe. Zu Hause benutze ich OpenOffice aus Kostengründen *g* Und ja, du hast mir sehr geholfen. Das ist tagelange Sortierarbeit, die ich jetzt nicht machen muss. Sollten sich Probleme mit der Menge der Dateien ergeben (weil man ja nie weiß, ob das mit 5.000 Dateien auch klappt), dann lass ich es dich wissen. Auf jeden Fall bekommst du morgen Nachmittag eine Rückmeldung, wie es geklappt hat.
Vielen, vielen Dank für die schnelle Hilfe!
Ciao,
Stephanie
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AW: Kopieren von verlinkten Dateien
22.10.2006 12:09:52
Stephanie
Hi!
Hab noch mal eine ganz dumme Frage. Ich schau gerade auf den Makro-Code. Die Spalten werden, wenn ich das richtig verstehe, ab 65 aufwärts gezählt, also 65 ist Spalte A, 66 Spalte B, etc. Wenn ich jetzt mehr als 64 Zeilen habe (die ja von 1 an gezählt werden), dann geht das Makro aber nicht nur bis Zeile 64, oder?
Tut mir leid, die blöde Frage. Ich programmier halt in PHP und kenn mich mit VBA nicht wirklich aus.
Ciao,
Stephanie
AW: Kopieren von verlinkten Dateien
22.10.2006 12:48:12
Oberschlumpf
Hi Stephanie
Die Spalten werden ab Spalte B (66) und nicht ab A geprüft.
In Spalte A stehen die Hyperlinks.
Die Zeilen werden, beginnend mit 2 (in 1 stehen die Aktennamen) geprüft und enden mit dem letzten Eintrag in der jeweiligen Spalte.
Ist hiermit deine Frage bezgl der Zeilen/Spalten-Kontrolle beantwortet?
Allerdings hat mich deine Frage auf diese Frage aufmerksam gemacht:
"Und was ist, wenn es mehr als 26 Spalten (von A - Z) gibt?"
Bisher hätte es Fehler gegeben, wenn es über die Spalte Z hinaus Einträge geben würde.
Aber auch das "Problem" gilt als solches nun nicht mehr :-)
Zum Testen hatte ich Einträge in Spalte B - F und in Spalte AF
Jede Spalte wurde korrekt geprüft.
Hier nun wieder mal eine korrigierte Version :-)
https://www.herber.de/bbs/user/37581.xls
Ciao
Thorsten
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AW: Kopieren von verlinkten Dateien
22.10.2006 14:03:44
Stephanie
Hi Thorsten! :O)
Das war nicht meine Frage, aber das ist nicht schlimm, weil es sich schon erledigt hat. *g* Die Zeile, die mich in der ersten Datei verwirrt hat ist diese:
Do Until liZeile = Cells(Rows.Count, liSpalte - 64).End(xlUp).Row + 1
Die kommt aber in der aktuellen Version gar nicht mehr vor. Es ging mir um die Bedeutung von "liSpalte - 64". Ich war mir nicht sicher, ob das Makro nur bis Zeile 64 arbeitet. Aber da steht ja auch Spalte und gar nicht Zeile. Es hat mich nur etwas verwirrt (ich bin von natur aus blond ;-)).
Aber gut, dass dir das noch mit den Spalten hinter Spalte Z aufgefallen ist, weil meine Tabelle geht bis AD glaube ich *g*
Ciao,
Stephanie
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AW: Kopieren von verlinkten Dateien
22.10.2006 16:09:29
Oberschlumpf
Hi Stephanie
Ich bin neugierig auf morgen Nachmittag :-)
Ein Problem könnte noch sein, dass du nur mit XL 97 arbeitest. Ich weiß nicht, ob in dieser Version der ganze VBA-Code abgearbeiet wird.
Und gegen naturblond gibt es ein Mittel - Haare färben!...hihi...wechlach
Ciao
Thorsten
AW: Kopieren von verlinkten Dateien
22.10.2006 12:14:20
Oberschlumpf
Hi Stephanie :-)
Schön, freut mich, dass dir das Programm so gut gefällt, obwohl du es noch gar nicht gesehen hast..grins
Hier nun die korrigierte Version:
https://www.herber.de/bbs/user/37578.xls
Nun kannst/musst/solltest du :-) vor dem eigentlichen Start des Makros den richtigen Ordner auswählen - und dann geht's los! :-)
Ich hab noch eine Kontrolle eingebaut, damit du auch den richtigen Ordner auswählst.
Nach jeder Ordnerwahl wird gezählt, wieviele PDF-Dateien sich in dem Ordner befinden.
Und wenn in dem Ordner weniger als 5000 Dateien sind, erscheint eine entsprechende Meldung, ob Makro trotzdem gestartet werden soll. Du kannst dann Ja oder Nein auswählen.
Und was deinen "Wunsch" betrifft, einen VBA-Kurs zu belegen:
Was hältst du von einem ...ähhh..."Fernlehrgang" :-) über Mailkontakt mit mir als..ähh..."Dozent" ? :-)
Und zum Schluss meine obligatorische Frage...
Konnte ich helfen?
Ach ja, das weißt du ja morgern erst :-)
Ciao
Thorsten
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AW: Kopieren von verlinkten Dateien
23.10.2006 17:42:11
Stephanie
Hallo Thorsten! :O)
So, hier also der Erfahrungsbericht *g*
Das Programm läuft nicht unter Excel 97. Zunächst habe ich meine Daten in deine Tabelle kopiert, um sicher zu gehen, das es kein Übertragungsfehler ist. Folgendes ist passiert:
Nachdem ich das Makro gestartet habe, erschien das Feld für die Statusanzeige und ich habe auf "Starten" geklickt. Es kam ein Pop-up mit dem Hinweis:
Fehler beim Kompilieren:
Sub oder Function nicht definiert

Wenn ich auf Hilfe klicke, sagt er mir u.a. dass das Fehler 35 ist.
Klicke ich auf OK geht VB auf und springt in folgende Zeile:
lstrSpalte = Replace(lstrSpalte, "$", "")
Das Replace in dieser Programmzeile ist makiert.
Desweiteren ist das zu Beginn des Programmcodes stehende Sub PDFCopyToFolder() gelb unterlegt.
Nach mehreren Versuchen, habe ich dann kurzentschlossen mal diese beiden Zeilen aus dem Programm genommen:
lstrSpalte = Replace(lstrSpalte, "$", "")
strPath = Replace(strPath, "\", "\\")
Mit dem Ergebnis, dass das Makro zwar jetzt läuft, mir allerdings nur die 00001.pdf jeweils in jeden Ordner kopiert, obwohl sie eigentlich nur in einen soll. Die anderen PDFs werden völlig ignoriert. Es liegt nicht an der Menge der Zeilen, da ich zum Test erstmal nur 50 Zeilen aus meiner Datei in deine kopiert hatte.
So, ich glaube, das sind alle Infos. Wenn du noch was wissen musst, ich hab sicherheitshalber meinen Laptop heute aus dem Büro mitgebracht und könnte so nochmal den ein oder anderen Versuch machen, falls gewünscht. :O)
Ciao,
Stephanie
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AW: Kopieren von verlinkten Dateien
23.10.2006 18:06:50
Oberschlumpf
Hi Stephanie :o)
Es wär ja auch zu schööön gewesen... :-)
Nach deinen Beschreibungen vermute ich, dass XL 97 die Funktion Replace() noch nicht kennt.
Ich versuche, diese Funktion mal nachzubauen und melde mich später wieder.
Ciao erst mal
Thorsten
AW: Kopieren von verlinkten Dateien
23.10.2006 18:51:00
Oberschlumpf
Let's start again :-)
Hi Stephanie
Ich hab nun...
...das Replace-Problem gelöst
...und noch 2 weitere Probleme gefunden :-)
Da ich aber denke, dass es wenig Sinn macht, so lange zu warten, bis auch du diese Probleme findest, habe ich sie gleich beseitigt...ich bin clever, wa!..grins
So, hier ist nun...Klappe, die Fünfte...Ruhäää...Äkschenn...hihi
https://www.herber.de/bbs/user/37609.xls
Konnte ich helfen? :-)
Wenn NEIN, ähh...bringst du mir dann bitte dein Laptop mal vorbei, damit auch ich in XL 97 arbeiten kann?? :-))
Ciao
Thorsten
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AW: Kopieren von verlinkten Dateien
23.10.2006 20:23:52
Stephanie
Hi Thorsten! :O)
Okay, also, ich hab keine Fehlermeldung mehr. Das Makro scheint durchzulaufen. Die Ordner werden angelegt, aber es werden keine Dateien kopiert. Gar keine. Aber es sieht schon toll aus :-))
Hm, dann arbeite ich erst mal die anderen Dinge ab, die ich bislang nicht beantwortet habe *g* Excel-Kurs per Email, hm, geht das überhaupt? Gerade weil ich ja keine Excel-Version zu Hause auf dem PC habe. Ich sträube mich ein wenig vor Raubkopien und ansonsten ist das Programm einfach zu teuer. Ich könnte meinen Arbeitgeber fragen, ob er mir eine Lizenz gibt, für's Selbststudium, denn schließlich bin ich bei uns auf der Arbeit der Excel-Experte (ich bin tatsächlich der Experte, stell dir vor, du müsstest den anderen helfen *g*).
Leider Gottes ist auch mein Arbeitgeber ein bißchen geizig, was die Versionen anbelangt, und so haben wir auf fast allen Rechnern noch Windows 2000 und Office 97. Falls du dich jetzt fragst, wer noch so Rückständig ist, dass nennt man Verwaltung. Darum haben wir ja auch keine IT-Fachkräfte, sondern so angelernte Experten wie mich *g*
Und natürlich sind meine Haare gefärbt, nämlich rot, aber tief in mir drin werde ich immer blond sein *g* Außerdem ist das in vielen Fällen eine gute Ausrede.
Und es ist sehr lieb, dass du Fehler ausmerzt, bevor ich sie finde. ;-)
Ciao,
Stephanie
AW: Kopieren von verlinkten Dateien
23.10.2006 21:13:53
Oberschlumpf
Huhu :)
Sorry, dass ich erst jetzt wieder antworte. Aber im "tanze" ich auf mehreren "Hochzeiten" gleichzeitig....hmm...dabei kann ich GAR NICHT tanzen!...hihi...dauert deswegen wohl so lange...grins
Gib mir mal deine eMail-Adresse, wenn du magst, da ich denke, dass wir hier so nicht weiter kommen..leider.
Ciao
Thorsten
AW: Kopieren von verlinkten Dateien
23.10.2006 21:22:36
Stephanie
Hi Thorsten!
Das Tanzen kann ich dir beibringen *g*
Meine Email-Addy ist Lilah.Morgan@wolfram-and-hart.de
Gruß,
Stephanie

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