Microsoft Excel

Excel und VBA: Formeln, Programmierung, Lösungen

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Beispiel:

Es soll ein Säulen-Diagramm erstellt werden, daß die Vertreterumsätze darstellt. Als Datengrundlage haben Sie folgende Tabelle:

Abbildung - Datentabelle
Datentabelle

Man markiert zunächst den Bereich, auf dem das Diagramm aufgebaut werden soll. In unserem Fall sind das die Vertreterbezeichnungen
sowie die Wochen 2 bis 6.

Abbildung - Datentabelle markieren
Datentabelle markieren

Direkt nach der Markierung und dem Aufrufen des Diagramm-Assistenten öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie zuerst den Diagrammtypen auswählen können.

Abbildung - Schritt 1 im Diagramm-Assistenten
Schritt 1 im Diagrammassistent

Excel bietet eine Vielzahl von Diagrammtypen an. Im ersten Registerblatt sind Standardtypen vorgegeben. In dem Registerblatt Benutzerdefinierte Typen werden noch einmal optisch aufwendiger gestaltet Diagrammtypen vorgestellt. Wählen Sie einen passenden Diagrammtypen aus.

In dem Registerblatt Standardtypen sehen Sie noch die Schaltfläche Schaltfläche gedrückt halten für Beispiel. Wenn Sie mit der Maustaste dort klicken sehen Sie bereits Ihr Diagramm in der Vorschau. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie die richtige Präsentation Ihrer Zahlen erst noch herausfinden müssen. Beachten Sie aber auch hierbei, daß weniger manchmal mehr ist. Zuviel Grafik kann die Aussage der Zahlen vermindern, manchmal sogar etwas verschleiern.

Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Weiter klicken, kommen Sie in das nächste Dialogfeld, in dem noch einmal der Bereich angegeben wird, aus dem sich das Diagramm zusammensetzt sowie eine direkte Vorschau über das zu erwartende Diagramm angezeigt wird.

Abbildung - Schritt 2 im Diagramm-Assistenten
Schritt 2 im Diagramm-Assistenten

Die Auswahlmöglichkeit Reihe in: bezieht sich das Erkennen der Beschriftung für das Diagramm. Wenn Sie z.B. hier auf Spalten klicken, wird das Diagramm automatisch umgestellt.

In der Rubriken-Achse X werden dann nicht die Wochen aufgenommen, sondern die Vertreter. Die Legende und die Werte im Diagramm werden dann automatisch angepaßt.

Abbildung - Veränderte x-Achsen-Beschriftung
Veränderte Beschriftung

In dem Registerblatt Reihe können Sie noch einmal genau bestimmen, welche Daten in das Diagramm aufgenommen werden. In diesem Beispiel wurden alle Vertreter für die Datenreihe aufgenommen. Wenn einzelne Vertreter nicht im Diagramm ausgewertet werden sollen, klicken Sie die entsprechenden Bezeichnung an und klicken Sie auf Entfernen.

Abbildung - Datenreihen verändern
Datenreihe verändern

Der nächste Diagramm-Schritt ist etwas arbeitsintensiver, hilft Ihnen jedoch dabei, das Diagramm direkt Ihren Wünschen anzupassen. Sie bekommen im dritten Schritt ein Dialogfenster mit insgesamt 6 Registerblättern, in denen Sie die Einzelheiten des Diagramms bestimmen können.

Abbildung - Schritt 3 im Diagramm-Assistenten
Schritt 3 im Diagramm-Assistenten

Das Registerblatt Titel

In diesem Blatt legen Sie fest, welche Beschriftungen Ihr Diagramm erhalten soll. Der Diagrammtitel wird direkt über das Diagramm gestellt. Die Rubrikenachsen X und Y bezeichnen jeweils die waagerechte und senkrechte Achse. In diesem Beispiel könnte das so aussehen:

Abbildung - Register Titel
Register Titel

In der Vorschau sehen Sie bereits, wie sich das Diagramm verändert.

Das Registerblatt Achsen

Hier können Sie bestimmen, ob die Achsen im Diagramm angezeigt werden sollen und wie die Bezeichnung formatiert werden soll. I.d.R. bleiben diese Einstellungen unverändert.

Abbildung - Register Achsen
Register Achsen

Das Registerblatt Gitternetzlinien

In Diagramme können sowohl horizontale als auch vertikale Gitternetzlinien eingefügt werden. Für beide Achsen stehen sowohl Haupt- als auch Hilfsgitternetzlinien zur Verfügung. Gitternetzlinien sind Hilfslinien, die es Ihnen erleichtern, sich im Diagramm zurechtzufinden. Ein Diagramm wird dadurch lesbarer, ein Größenvergleich der Datenpunkte und Datenreihen erleichtert. Klicken Sie in dem Diagramm-Assistenten einfach die gewünschten Linien an. Die Vorschau zeigt Ihnen bereits hier, wie sich das Einfügen oder Entfernen von Gitternetzlinien auswirkt.

Abbildung - Register Gitternetzlinien
Register Gitternetzlinien

Das Registerblatt Legende

Hier haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, ob eine Legende eingefügt werden soll und wenn, an welcher Stelle innerhalb des Diagramms.

Abbildung - Register Legende
Register Legende

Das Registerblatt Datenbeschriftung

Hier haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob die einzelnen Datenreihen beschriftet werden sollen. Je nach Diagrammtyp bietet Excel hier verschiedene Möglichkeiten an. In diesem Säulendiagramm bekommen Sie z.B. die Möglichkeit, sich entweder die Werte oder die Bezeichnungen oberhalb der Säulen anzeigen zu lassen. Bei einem Kreisdiagramm bspw. hätten Sie die Auswahlmöglichkeit Werte, Prozente, usw. in die Kreissegmenten eintragen zu lassen. Das Kontrollkästchen Legendensymbol neben Beschriftung setzt noch einmal die zugehörige Farbe neben die Beschriftung. Dies ist jedoch in den meisten Fällen unübersichtlich und unnötig. Achten Sie jedoch darauf, daß zu viele Informationen das Diagramm unübersichtlich machen könnten. Deshalb reicht meist eine Information aus. Lediglich bei sehr umfangreichen Diagrammen, die später auf DIN A4 ausgedruckt werden sollen, würde es sich anbieten, mit umfangreicheren Informationen zu arbeiten. In kleinen Diagrammen auf dem Arbeitsblatt sollten die Datenbeschriftungen gezielt ausgewählt werden.

Abbildung - Register Datenbeschriftung
Register Datenbeschriftung

Das Registerblatt Datentabelle

Hier bekommen Sie die Möglichkeit, die Daten, die für die Erstellung des Diagramms notwendig waren, direkt in die Tabelle einzubinden. Besonders wenn ein Ganzseiten-Diagramm erstellt werden soll, bietet sich diese Zusatzoption an. Sie können dann noch zusätzlich auswählen, ob die Legendensymbole dort angezeigt werden sollen. Das kann u.U. zur Übersichtlichkeit beitragen.

Abbildung - Register Datentabelle
Register Datentabelle

Wenn Sie nun alle Formatierungen in diesem Diagramm durchgeführt haben, klicken Sie auf Weiter. Es wird jetzt das letzte Dialogfeld im Diagramm-Assistenten angezeigt.

Abbildung - Schritt 4 im Diagrammassistenten
Schritt 4 im Diagrammasistenten

Hier wählen Sie aus, wo das Diagramm eingefügt werden soll. Wenn Sie hier Als neues Blatt auswählen, dann können Sie rechts daneben den Namen des Blattes angeben. Die Auswahl darunter erstellt das Diagramm in der ausgewählten Tabelle.

Das fertiggestellte Diagramm sieht zunächst so aus:

Abbildung - Das fertiggestellte Diagramm
Fertiggestelltes Diagramm

Wenn Sie nachträglich die Datentabelle hinzufügen möchten, markieren Sie das Diagramm und rufen Sie über Menü Diagramm / Diagrammoptionen... / Register Datentabelle und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datentabelle anzeigen.

Abbildung - Diagramm mit Datentabelle
Diagramm mit Datentabelle