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Beispiel:
Es soll ein Säulen-Diagramm erstellt werden, daß die Vertreterumsätze darstellt. Als Datengrundlage haben Sie folgende Tabelle:
Abbildung - Datentabelle
Man markiert zunächst den Bereich, auf dem das Diagramm aufgebaut werden soll. In unserem Fall sind das die Vertreterbezeichnungen
sowie die Wochen 2 bis 6.
Abbildung - Datentabelle markieren
Direkt nach der Markierung und dem Aufrufen des Diagramm-Assistenten öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie zuerst den
Diagrammtypen auswählen können.
Abbildung - Schritt 1 im Diagramm-Assistenten
Excel bietet eine Vielzahl von Diagrammtypen an. Im ersten Registerblatt sind Standardtypen vorgegeben. In dem Registerblatt
Benutzerdefinierte Typen werden noch einmal optisch aufwendiger gestaltet Diagrammtypen vorgestellt. Wählen Sie einen
passenden Diagrammtypen aus.
In dem Registerblatt
Standardtypen sehen Sie noch die Schaltfläche
Schaltfläche gedrückt halten für Beispiel.
Wenn Sie mit der Maustaste dort klicken sehen Sie bereits Ihr Diagramm in der Vorschau. Dies ist besonders hilfreich, wenn
Sie die richtige Präsentation Ihrer Zahlen erst noch herausfinden müssen. Beachten Sie aber auch hierbei, daß weniger manchmal
mehr ist. Zuviel Grafik kann die Aussage der Zahlen vermindern, manchmal sogar etwas verschleiern.
Wenn Sie nun auf die Schaltfläche
Weiter klicken, kommen Sie in das nächste Dialogfeld, in dem noch einmal der Bereich
angegeben wird, aus dem sich das Diagramm zusammensetzt sowie eine direkte Vorschau über das zu erwartende Diagramm angezeigt wird.
Abbildung - Schritt 2 im Diagramm-Assistenten
Die Auswahlmöglichkeit
Reihe in: bezieht sich das Erkennen der Beschriftung für das Diagramm. Wenn Sie z.B. hier auf
Spalten klicken, wird das Diagramm automatisch umgestellt.
In der Rubriken-Achse X werden dann nicht die Wochen aufgenommen, sondern die Vertreter. Die Legende und die Werte im Diagramm
werden dann automatisch angepaßt.
Abbildung - Veränderte x-Achsen-Beschriftung
In dem Registerblatt
Reihe können Sie noch einmal genau bestimmen, welche Daten in das Diagramm aufgenommen werden.
In diesem Beispiel wurden alle Vertreter für die
Datenreihe aufgenommen. Wenn einzelne Vertreter nicht im Diagramm
ausgewertet werden sollen, klicken Sie die entsprechenden Bezeichnung an und klicken Sie auf
Entfernen.
Abbildung - Datenreihen verändern
Der nächste Diagramm-Schritt ist etwas arbeitsintensiver, hilft Ihnen jedoch dabei, das Diagramm direkt Ihren Wünschen anzupassen.
Sie bekommen im dritten Schritt ein Dialogfenster mit insgesamt 6 Registerblättern, in denen Sie die Einzelheiten des Diagramms
bestimmen können.
Abbildung - Schritt 3 im Diagramm-Assistenten
In diesem Blatt legen Sie fest, welche Beschriftungen Ihr Diagramm erhalten soll. Der Diagrammtitel wird direkt über das
Diagramm gestellt. Die Rubrikenachsen X und Y bezeichnen jeweils die waagerechte und senkrechte Achse. In diesem Beispiel
könnte das so aussehen:
Abbildung - Register Titel
In der Vorschau sehen Sie bereits, wie sich das Diagramm verändert.
Hier können Sie bestimmen, ob die Achsen im Diagramm angezeigt werden sollen und wie die Bezeichnung formatiert werden soll.
I.d.R. bleiben diese Einstellungen unverändert.
Abbildung - Register Achsen
In Diagramme können sowohl horizontale als auch vertikale Gitternetzlinien eingefügt werden. Für beide Achsen stehen sowohl
Haupt- als auch Hilfsgitternetzlinien zur Verfügung. Gitternetzlinien sind Hilfslinien, die es Ihnen erleichtern, sich im
Diagramm zurechtzufinden. Ein Diagramm wird dadurch lesbarer, ein Größenvergleich der Datenpunkte und Datenreihen erleichtert.
Klicken Sie in dem Diagramm-Assistenten einfach die gewünschten Linien an. Die Vorschau zeigt Ihnen bereits hier, wie sich das
Einfügen oder Entfernen von Gitternetzlinien auswirkt.
Abbildung - Register Gitternetzlinien
Hier haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, ob eine Legende eingefügt werden soll und wenn, an welcher Stelle innerhalb des
Diagramms.
Abbildung - Register Legende
Hier haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob die einzelnen Datenreihen beschriftet werden sollen. Je nach Diagrammtyp bietet
Excel hier verschiedene Möglichkeiten an. In diesem Säulendiagramm bekommen Sie z.B. die Möglichkeit, sich entweder die Werte
oder die Bezeichnungen oberhalb der Säulen anzeigen zu lassen. Bei einem Kreisdiagramm bspw. hätten Sie die Auswahlmöglichkeit
Werte, Prozente, usw. in die Kreissegmenten eintragen zu lassen. Das Kontrollkästchen Legendensymbol neben Beschriftung setzt
noch einmal die zugehörige Farbe neben die Beschriftung. Dies ist jedoch in den meisten Fällen unübersichtlich und unnötig.
Achten Sie jedoch darauf, daß zu viele Informationen das Diagramm unübersichtlich machen könnten. Deshalb reicht meist eine
Information aus. Lediglich bei sehr umfangreichen Diagrammen, die später auf DIN A4 ausgedruckt werden sollen, würde es sich
anbieten, mit umfangreicheren Informationen zu arbeiten. In kleinen Diagrammen auf dem Arbeitsblatt sollten die Datenbeschriftungen
gezielt ausgewählt werden.
Abbildung - Register Datenbeschriftung
Hier bekommen Sie die Möglichkeit, die Daten, die für die Erstellung des Diagramms notwendig waren, direkt in die Tabelle
einzubinden. Besonders wenn ein Ganzseiten-Diagramm erstellt werden soll, bietet sich diese Zusatzoption an. Sie können dann
noch zusätzlich auswählen, ob die Legendensymbole dort angezeigt werden sollen. Das kann u.U. zur Übersichtlichkeit beitragen.
Abbildung - Register Datentabelle
Wenn Sie nun alle Formatierungen in diesem Diagramm durchgeführt haben, klicken Sie auf
Weiter. Es wird jetzt das letzte
Dialogfeld im Diagramm-Assistenten angezeigt.
Abbildung - Schritt 4 im Diagrammassistenten
Hier wählen Sie aus, wo das Diagramm eingefügt werden soll. Wenn Sie hier
Als neues Blatt auswählen, dann können Sie
rechts daneben den Namen des Blattes angeben. Die Auswahl darunter erstellt das Diagramm in der ausgewählten Tabelle.
Das fertiggestellte Diagramm sieht zunächst so aus:
Abbildung - Das fertiggestellte Diagramm
Wenn Sie nachträglich die Datentabelle hinzufügen möchten, markieren Sie das Diagramm und rufen Sie über Menü
Diagramm / Diagrammoptionen... / Register Datentabelle und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Datentabelle anzeigen.
Abbildung - Diagramm mit Datentabelle