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HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
Inhaltsverzeichnis

Serienbrief

Serienbrief
31.10.2013 13:23:16
Oliver
Hallo,
ich muss unseren Kunden eine Saldenbestätigung zusenden, und unser FIBU Programm bietet hierfür keine vorgefertigten Lösungen (kein Witz - haha)...
Nun komme ich auf die Idee, das mit einem Serienbrief zu machen, scheitere aber geistig an der Tatsache, dass ich im Text eine 'Tabelle' der offenen Posten haben möchte, die abhängig vom Kunden natürlich unterschiedlich lang sein wird.
BSP:
Kunden1, Adresse Anschreiben
OPOS1
OPOS2 usw.
Kind2, Adresse Anschreiben
OPOS3
OPOS4 usw.
Wer weiß eine Idee...

4
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Serienbrief
31.10.2013 20:14:02
firmus
Hi Oliver,
ich würde hier eher ein Reportingtool verwenden. Prüfe doch Deine FiBU ob sie
nicht einfache Sprachelemente enthält, um Reports zu erzeugen.
Notfalls den Hersteller anrufen.
.
bei xls, müssen Leute ran, die besser trainiert sind als ich.
.
Gruß
Firmus

AW: Serienbrief
01.11.2013 11:46:41
fcs
Hallo Oliver,
Voraussetzung für einen Serienbrief ist, dass du die Informationen zu den Salden, offenen Positionen und Adressdaten als "vernüftige" Liste(n) aus dem FIBU-Programm exportieren kannst. Entweder in eine Exceldatei oder einem anderen Format, das Excel importieren kann.
Ich hab auch mal in Word geprüft, ob die integrierte Serienbrief-Funktion funktionieren könnte.
Auf den ersten Blick geht es nicht, da hier 2 Datenbestände (1. Adressen, 2. Offene Positionen) zu einem Dokument kombiniert werden müssen.
Wenn du die Daten aus dem FIBU in geeigneter Form exportieren kannst, dann gibt es 2 nach meiner Einschätzung gangbare Wege:
A: Excel überträgt per Makro die Daten für jeden Kunden in eine Worddokumentvorlage
Die Wordvorlage enthält dabei Textmarken oder Formularfelder für alle variablen Daten und eine Leertabelle (Überschrift und eine Leerzeile) für die offenen Posiionen.
B: Excel überträgt per Makro die Daten für jeden Kunden in zwei Mustertabellenblätter.
1 Musterblatt für das Anschreiben
1 Musterblatt für die offenen Positionen
Etwas einfacher in der Makro-Programmierung ist die Lösung innerhalb von Excel. Mit Word erreicht man meist eine optisch etwas ansprechendere Lösung. Außerdem kannst du hier ggf. auf eine schon vorhandene Vorlagedatei für Briefe zurückgreifen, die dann "nur" noch für das Eintragen der Daten aus Excel angepasst werden muss.
Weitere Randbedingungen, die zu beachten sind:
1. Wie erfolgt der Versand?
Papier / E-Mail
Bei E-Mail-Versand:
Wie soll die OPOS-Liste angehänt werden PDF-Datei oder Excel-Liste oder beides?
2. Soll jeder Brief auch gespeichert werden?
In welchem Format? Word/Excel, PDF, E-Mail.
Aus meinen Anmerkungen kannst du schon erkennen, dass auch eine Lösung in Excel nicht gerade mal so aus dem Ärmel geschüttelt ist. Also evtl. doch mal bem FIBU-Hersteller nach einer kundenspezifischen Lösung fragen.
mfg
Franz

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AW: Serienbrief
05.11.2013 15:56:53
Oliver
Hallo,
vorab Sorry für die verspätete Antwort - und danke für die Anregungen...
Der Lösungsansatz über den Hersteller ist sicher am einfachsten - leider ist die NAV Version von uns derart alt, dass hier keiner mehr Support bietet..... Daher ist leider eine 'Krücke' notwendig.
Ich denke, ich werden die Daten mittels PivotTabelle aufbereiten und dann als Anhang an einen Brief hängen - ist zwar alles händisch und unheimlich fehleranfällig... aber eine andere Lösung (in der kürze der Zeit) fällt mir auch nicht ein.
Danke für den Support.... wenn es auch diesmal nicht so erfolgreich war, wie sonst :-)
Passt auf euch auf...
Olli

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AW: Serienbrief
06.11.2013 11:40:47
fcs
Hallo Olli,
wenn du in der Lage bist, die Daten per Pivotbericht aufzubereiten, dann ist der Weg bis zu einem Serienbrief via Excel nicht mehr soweit.
Excel müsste dann in einer Schleife alle Kunden-Nummern/-Namen abarbeiten und im Pivotbericht den entsprechenden Filterwert anpassen. Dann das Anschreiben mit den Kundendaten füllen und alles Drucken (Papier/PDF) und ggf. per E-Mail versenden.
Auch ein Weg ist denkbar, das Excel während der Erstellung der Pivotberichte eine separate Datei mit Daten (Adresse, Summenwerte etc) füttert, die dann im Anschluss als Basis für einen Wordserienbrief dient.
Dann musst du "nur" noch die Papierausgaben für das Kuvertieren zusammensortieren.
So würdest du zumindest einige Fehler bei komplett manueller Bearbeitung vermeiden.
Gruß
Franz
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