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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
Inhaltsverzeichnis

Excel VBA - E-mail aus Maßnahmenliste

Excel VBA - E-mail aus Maßnahmenliste
14.03.2022 11:13:35
Bernhard
Hallo Liebe Mitglieder,
ich habe aktuell ein Problem, bei dem ich eure Unterstützung brauche.
Und zwar habe ich eine Maßnahmenliste, in der Maßnahmen getrackt werden und mir fehlt die Nachverfolgung, beziehungsweise die reminder Funktion.
Ich möchte nun, das eine E-Mail an den Prozessverantwortlichen und mich gesendet wird, wenn die Maßnahme nach einem Zeitraum x noch offen ist.
Hier habe ich eine Testmape im Aufbau gleichend angehängt: https://www.herber.de/bbs/user/151755.xlsx
ich möchte nun Das wenn in dieser Liste eine offene Maßnahme ist die Älter als 7 Tage ist eine E-Mail an den Verantwortlichen und mich gesendet wird, das die Maßnahme noch zur Bearbeitung ansteht.
Die E-Mail der Adressaten würde ich in einem gesonderten Reiter Auflisten.
Vornahme; Nachname; E-Mailadresse
Ich habe zwar schon etwas zu diesem Thema gefunden aber da ich keine VBA Erfahrungen habe, fällt es mir schwer zu verstehen bzw. den Code anzupassen.
Ich hoffe das ich mich verständlich ausgedrückt habe ;)
Wenn mich hier jemand unterstützen könnte, wäre das echt super.
Vielen Dank im Voraus
Benrhard

12
Beiträge zum Forumthread
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Betreff
Datum
Anwender
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ECHT jetzt?!!!?
14.03.2022 14:28:13
Oberschlumpf
Hey Benrhard,
dass du selbst eine Lösung für dein Problem noch nich kennst - ist absolut kein Problem!
Dass du aber ZU FAUL bist, in deine Bsp-Datei auch mal einige, mehrere Bsp-Zeilen einzutragen, lässt mich dazu verleiten, mit meiner Hilfe so lange zu warten, bis du ne anständige Bsp-Datei mit ausreichend vielen Bsp-Datenzeilen zeigst.
Mag sein, dass du dir jetzt wie vor n Kopp geschlagen vorkommst - aber genau so ging es mir, als ich - noch - hochmotiviert deine Datei öffnete.....als ich dann ihren Inhalt sah, war meine Motivation.....warte...ich suche noch!
Ciao
Thorsten
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AW: ECHT jetzt?!!!?
16.03.2022 14:33:58
Bernhard
Hallo Thorsten,
nein ich fühle mich nicht vor den Kopf gestoßen!
Du hast vollkommen recht, soweit habe ich einfach nicht gedacht, da ich ziemlich im Stress war wegen Audits und Kundenbesuchen..
Deshalb auch erst jetzt meine Antwort...
Ich habe nun wieder etwas mehr Zeit und wäre die sehr Dankbar wenn du dich mir noch mal annehmen würdest.
Hier die neue ausgefüllte Datei.
https://www.herber.de/bbs/user/151804.xlsm
Zeile10 wie sie gefüllt sein sollte und Zeile 11 wenn die Bearbeitung fehlt.
Im Falle das nicht alle Spalten ab Zelle G befüllt sind, bis sagen wir 3 Tage nach der Eintragung in der Liste,
sollte eine Email an die Verantwortliche Person, sowie an mich in CC gesendet werden mit der Bitte die Fehlenden Felder zu ergänzen.
(Bis Datum +5 Werktage nach Eintragung.)
Sollte der Punkt nach 10 tagen immer noch offen sein, sollte die Email noch einmal gesendet werden aber nun den CC erweitert mit dem Geschäftsführer.
Im Tabellenblatt 2 (Email Empfänger) habe ich mal meine E-Mail Adresse eingeben zum testen, cc kann ja hierzu frei bleiben.
Vielen Dank noch mal und sorry für die fehlenden Daten.
Gruß
Bernhard
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AW: ECHT jetzt?!!!?
16.03.2022 15:31:52
Oberschlumpf
Hi Bernhard,
das Allerwichtigste aber haste noch vergessen; oder ich seh es noch immer nich...
WO genau stehen denn die Mailadressen der..ähh...BÖSEwichte, die ihre Arbeit nich machen?
Ciao
Thorsten
Excel VBA - E-mail aus Maßnahmenliste
18.03.2022 10:07:48
Bernhard
Hallo Thorsten,
im Tabellenblatt E-Mail Empfänger habe ich noch ein paar erfundene Bösewichte eingefügt.
Ich dachte das es reicht wenn du meine Adresse nimmst zum testen.
Hier mal die ergänzte Datei: https://www.herber.de/bbs/user/151837.xlsm
Hoffe das du nun damit arbeiten kannst.
Vielen Dank
Bernhard
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AW: Excel VBA - E-mail aus Maßnahmenliste
18.03.2022 11:14:25
Oberschlumpf
och man, Bernhard, das macht echt keinen Spaß!
in Zeile 10 deiner "General-Tabelle" gibst du als Verantw.: = Musterfrau an
Is hier nur eigtl egal, da ja Zeile 10 ausgefüllt und nicht mehr "angemahnt" werden muss.
DOOF is aber!, dass in Zeile 11 für Verantw.: = gar kein Eintrag! enthalten ist
AN WEN soll denn JETZT für Zeile 11 eine "Erinnerungs"-Mail gesendet werden?
Und auch, würde in Zeile 11 für Verantw.: = wieder Musterfrau stehen - hättest du in der Mailtabelle = Ronja UND Ronald.Musterfrau als mögliche Empfänger!!!!
Hier wäre wieder die Frage: AN WEN soll denn JETZT... ?
Ja ja, ich weiß, du scheinst viel Stress zu haben - spielt aber keine Rolle, da deine bisherigen Angaben, egal, wie man dreht + wendet, nicht helfen.
unterm Strich:
Ich weiß noch immer nicht, wie ich entscheiden soll, wer wieso wann ne Mail bekommen soll.
Ach ja....n paar mehr als nur 2 Bsp-Datenzeilen wären auch nich schlecht.
Ciao
Thorsten
p.s. du solltest weiterhin - nicht - wieder n paar Tage bis zu deiner nächsten Antwort benötigen, da jeder Beitrag nach ? Tagen im Archiv verschwindet - doch, natürlich könntest du weiter Tage warten....dann musst du nur n neuen Beitrag erstellen
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AW: Excel VBA - E-mail aus Maßnahmenliste
18.03.2022 11:56:42
Bernhard
Hallo Thorsten,
danke für Deine Geduld!!!
Ja es ist wirklich Chaotisch momentan aber das entschuldigt nicht die fehlenden und fehlerhaften Daten.
Also ich habe die Adressliste überarbeitet, und habe auch noch die Abteilung mit angehängt falls man noch einen weiteren Bezug benötigt.
Ebenfalls habe ich auch mehr Zeilen in den Maßnahmenplan integriert.
https://www.herber.de/bbs/user/151841.xlsm
Eigentlich hatte ich gestern Vormittag schon geantwortet aber scheinbar habe ich einen Fehler gemacht da die Antwort heute morgen nicht mehr drin war als ich nachgeschaut habe ob ich eine Antwort habe.
Vielen dank und beste Grüße
Bernhard
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noch ne Frage...
18.03.2022 15:34:15
Oberschlumpf
Hi Bernhard,
na, das is doch schon mal ne Bsp-Datei, mit der man arbeiten kann! :-)
Aber...
...nun versteh auch ich besser den gewünschten Ablauf - so grundsätzlich...und trotzdem ne Frage bsplsweise zu Zeile 11:
als Datum für Auftreten / Erkennung ist der 01.03.22 angegeben
als Geplanter Endtermin ist der 30.04.22 angegeben
meine Frage:
Soll B.Mustermann nun wirklich ca 6 Wochen lang (vorausgesetzt, die Datei wird jeden Tag geöffnet) per Mail an dieses (und vllt weitere) Projekt(e) erinnert werden?
DAS ist nur für mich ne Frage (aber wenn du die mit JA beantwortest, bin ich so was von froh, dass ich NICHT Kaufmann gelernt habe!^^)
egal, so, hier mein Versuch für dich :-)
https://www.herber.de/bbs/user/151848.xlsm
Das Makro, welches du jetzt noch per Hand starten müsstest, heißt sb_OGD_Check
(man könnte das Ganze auch im Workbooks-Open-Ereignis der Datei speichern, was bedeuten würde, mein Makro würde direkt nach jedem Öffnen der Datei gestartet werden)
- Mein Makro sucht in der General-Tabelle in Spalte N (Status: Aktivität) nach Einträgen, die nicht D wie done sind.
- wenn gefunden, wird für jede Zeile ohne D in Spalte N eine Mail erstellt
aktuell werden die Mails aber nur erst mal erstellt - du müsstest diese alle noch mit Klick auf "Senden" abschicken.
Wenn Erstelldatum größer/gleich 3 Tage, dann stehst nur du als weiterer Empfänger im CC-Bereich
Wenn Erstelldatum größer/gleich 10 Tage, dann steht außer du als weiterer Empfänger der Geschäftsführer im CC-Bereich
(die Mailadresse vom Geschäftsführer müsstest du noch nachtragen; das siehst du, wenn du ein bisschen testest)
Da ich nicht weiß, welcher Text genau im Mailtext erscheinen soll, hab ich mal so n bisschen zusammengebastelt.
Da musst du sicher auch noch anpassen.
Konnte ich helfen?
Ciao
Thorsten
Ciao
Thorsten
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AW: noch ne Frage...
18.03.2022 17:10:36
Bernhard
Hallo Thorsten,
das sieht schon sehr nice aus!
Vielen Dank schon mal bis hierhin :)
in einem meiner vorherigen Posts hatte ich glaube ich geschrieben das eine Erinnerung nach 7 Tagen und als 2 Stufe nach 14 Tagen glaube ich raus geschickt werden soll.
Das scheint mir aber noch mal überarbeitungsfähig, wenn ich genauer darüber nachdenke.
Nach 7 Tagen an den Verantwortlichen und mich .
Nach 14 Tagen an den Verantwortlichen und an mich.
Wenn Enddatum erreicht aber noch offen dann an Verantwortlichen, mich und GF.
Ich glaube das wäre sinnvoller.
Jeden Tag wäre mehr als nervig für die Prozesseigner "gehässiges Gelächter"
Hoffe das ist jetzt nicht zu viel Arbeit im nachhinein!
Lieben Gruß
Bernhard
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AW: noch ne Frage...
18.03.2022 17:33:01
Oberschlumpf
Hi Bernhard,
also....
a) ja, im ersten Beitrag haste etwas von 7 Tagen geschrieben; aber schon im nächsten Beitrag von dir vom 16.03.2022 14:33:58 war auf einmal die Rede von 5 bzw 10 Tagen die Rede (ok, ich machte im Code allerdings aus 5 = 3 Tage) egal: von 7 und 14 Tagen war nie was erwähnt; schon gar nich "erst nach Endedatum = GF informieren"
b) auch war von dir nicht erwähnt, dass du am "Stichtag" jeweils nur 1Mal ne Mail erhalten willst; es waren immer die Grenzen in Tagen angegeben, aber nicht, dass dann - nur 1 Mail - verschickt werden soll
c) na ja, es ist schon Mehraufwand, jetzt wieder alles "umzumodeln", aber du musst ja auch noch was tun^^
Damit ich b) "erfüllen" kann, brauch ich ne neue Bsp-Datei, in der in einer weiteren Spalte so etwas wie "Mail versendet ja/nein" eingetragen werden muss, damit mein Code weiß, an welchen Tagen er schon Mails verschickt hat und wann nicht.
Und da ich nicht weiß, welche zusätzliche Spalte ich verwenden könnte, musst du diesen Job übernehmen.
Ciao, bis später
Thorsten
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AW: noch ne Frage...
18.03.2022 20:40:50
Bernhard
Guten Abend,
ich glaube, dass ich mich mal wieder unverständlich ausgedrückt habe.....
Aktuell bekommt jeder eine E-Mail wenn ich die Datei öffne, na 7 Tagen, nach 8 Tagen, nach 9 Tagen und so weiter.
Da würde ich die Prozesseigner zu spamen mit E-Mails.
Das hattest du ja auch schon festgestellt ;-)
Ich bin mir nicht sicher wie man das am besten umsetzen soll, so das es auch sinn macht.
Eine Spalte mit Gesendet Ja / Nein macht da sicherlich sinn, um das Problem der wiederholenden Sendung zu vermeiden.
Die Spalte kann ich gerne noch ergänzen, ich möchte aber nicht das du dir jetzt Arbeit machst und dann stellen ich fest das was anderes nicht geändert werden muss.

Damit ich b) "erfüllen" kann, brauch ich ne neue Bsp-Datei,
in der in einer weiteren Spalte so etwas wie "Mail versendet ja/nein" eingetragen werden muss,
damit mein Code weiß, an welchen Tagen er schon Mails verschickt hat und wann nicht.
Schreibt der Code dann in die Spalte ein "ja" wenn gesendet wurde und wenn dann ein ja steht, schickt er dann trotzdem die anderen Mails wenn die Zeit dafür kommt? Also nach 14 tagen und dann noch mal nach Ablauf der Frist?
Ich komme mir jetzt schon ziemlich schäbig vor, das noch zu erbitten.
Das war eine neue Überlegung um es besser zu Strukturieren, wann die Mails rausgehen.

Das scheint mir aber noch mal überarbeitungsfähig, wenn ich genauer darüber nachdenke.
Nach 7 Tagen an den Verantwortlichen und mich .
Nach 14 Tagen an den Verantwortlichen und an mich.
Wenn Enddatum erreicht aber noch offen dann an Verantwortlichen, mich und GF.
Ich glaube das wäre sinnvoller.
Also wenn die eine weitere Spalte reicht, dann sag kurz bescheid.
ich erstelle dann eine neue Bsp-Datei.
Danke Bernhard
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AW: noch ne Frage...
19.03.2022 10:53:31
Oberschlumpf
Hi Bernhard
ähh? Ich bat dich um eine neue Bsp-Datei, in der du mir "zeigst", welche weitere Spalte ich nutzen kann, in der ich Zeilen "markiere", die eine Erinnerungsmail erhalten haben.
Deine Gegenfrage: "Soll ich eine neue Bsp-Datei mit zusätzlicher Spalte zur Verfügung stellen?"
....
Nun denn, ich hab jetzt selbst eine Zusatzspalte ausgewählt - Spalte R
(ich fragte vorher deshalb, weil ich ja nicht weiß, ob in deinem Original Spalte R schon benutzt wird, du aber in der Bsp-Datei Spalte R nicht "belegt" hast, weil für die Fragen hier nicht wichtig)
Sollte es nun so sein, dass Spalte R schon benötigt wird - dann musst du selbst eine andere Spalte festlegen - und den Code darauf anpassen.
hier mein neuer Versuch
https://www.herber.de/bbs/user/151854.xlsm
erst mal...
- pro Zeile werden jetzt nur maximal 3 Mails versendet (1. Mail 7 Tage später als Erstelldatum, 2. Mail 14 Tage später als Erstelldatum, 3. Mail nach Überschreiten des Endtermins)
Um sicherstellen zu können, dass wirklich jede Mail nur 1x versendet wird, benötige ich die Zusatzspalte R.
In R wird mit Versenden jeder Mail A, B und C eingetragen (A=7 Tage, B=14 Tage, C=Überschreitung)
Da nun auch Spalte R überprüft wird, kannst du das Makro so oft starten, wie du möchtest - wenn in R Eintrag/Einträge vorhanden, wird keine Mail versendet.
Beachte auch die Kommentare im Code.
Grundsätzlich wird für jede Mail per Code ein "Standardtext" generiert - Ausnahme bei Überschreiten des Enddatums - in dem Fall erhält der Mailtext einen zusätzlichen Absatz mit entsprechenden Infos.
Konnte ich helfen?
Natürlich kannst du fragen, wenn, warum auch immer, die Bsp-Datei auf deinem Computer nicht funktioniert.
Wenn du aber noch weitere Fragen hast, die mit dem hier behamdelten Problem nix zu tun haben, dann bitte ich dich, einen neuen Beitrag zu eröffnen - du hast vielleicht schon festgestellt, das seit geraumer Zeit nur noch ich antworte.
Ciao
Thorsten
...bin auf dein Feedback neugierig...
Sollte dieser Beitrag im Archiv verschwunden sein, bevor du antworten konntest, kannst du trotzdem antworten - da du + ich jeden weiteren Eintrag von uns lesen können.
AW: noch ne Frage...
19.03.2022 20:27:56
Bernhard
Hallo Thorsten,
ja die Datei ist genau so wie ich es mir vorgestellt habe.
Einfach Perfekt!
Vielen, Vielen Dank
Beste Grüße
Bernhard

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