Daten aus einer Tabelle rausfi

Ich muss aus einer Liste mit Orten und Terminen (die ständig vervollständigt wird) einen Auszug erstellen, der nicht nur alle Orte und die Häufigkeit der Besuche dort enthält, sondern die jeweiligen Ortstermine auch noch in eine von 4 Kategorien unterteilt (also in etwa privat, dienstlich, sonstiges) und deren Häufigkeit ebenfalls anzeigen soll. Wie kann ich diese Infos aus einer ständig wachsenden Tabelle rausfiltern? Ich nehme an mit Pivottabellen, aber wie regle ich das mit dem ständigen Größerwerden? uND wie bekomme ich die Unterkategorien anhand von Stichworten aus der jeweiligen Zeile hin?

Danke für Eure Hilfe

Matze