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Externe Bezüge als Geisterdaten in Datei?

Externe Bezüge als Geisterdaten in Datei?
21.07.2004 15:41:14
Hermann
Hallo,
wir haben hier ein Phänomen, das wir nicht richtig deuten können.
Eine von extern zugesandte Excel-Datei "A" enhält in einer Formel zusätzlich noch Bezüge in eine andere Datei "B" (Werkstoff-Tabelle), die uns nicht vorliegt. In der Formel mit dem Bezug steht dabei komplett der Pfad mit Laufwerksbuchstabe, Ordner, Datei, Blatt und Zelladresse.
Beim Öffnen von "A" fragt EXCEL, ob aktualisiert werden soll, was wir mit natürlich mit nein beantworten, da uns die Tabelle "B", wo die Bezüge hingehen, nicht vorliegt.
Ändert man jetzt in Datei "A" in einer Zelle einen Eingabe-Wert (Werkstoffkennung), der auch in die Berechnungsformel eingeht, dann ändert sich auch das Ergebnis der Formel mit den Bezügen.
Und das Erstaunliche ist: das Ergebnis ist richtig! Als ob irgendwo in Tabelle "A" die Werte-Tabelle der Tabelle "B" versteckt doch noch abgespeichert wären.
Oder woher weiß Excel das sonst?
Gruß
ratloser Hermann
(und Kollege)

6
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Externe Bezüge als Geisterdaten in Datei?
21.07.2004 16:00:21
Philipp
Hallo Hermann
Ganz so geisterhaft ist dieses Phänomen nicht ;-)
Excel kann in einer xls-Datei bis zu ca. 16000 Zellwerte aus externen Verknüpfungen speichern. In deinem Fall sind Zellwerte der Tabelle "B" in der xls-Datei von "A" abgelegt. Im Optionen-Dialogfenster gibt es auf der Registerseite Berechnen die Option "Externe Verknüpfungswerte speichern", mit der man festlegen kann, ob eben die Zellwerte aus der Quellmappe in der Zielmappe gespeichert werden sollen.
Der Vorteil ist, dass man mit der Mappe (korrekt) arbeiten kann, ohne dass die verknüpfte Mappe vorhanden sein muss. Der Nachteil ist, dass die Mappendatei je nach Anzahl externer Bezüge erheblich grösser werden kann.
Übrigens werden nicht nur die externen Verknüpfungswerte von Zellformeln gespeichert, sondern auch von Namen mit externen Bezügen und Objekten (z.B. ein Diagramm, dessen Datenquelle in einer anderen Mappe liegt).
Gruss
Philipp
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AW: Externe Bezüge als Geisterdaten in Datei?
Udo
Wertvolle Information, war mir neu, danke.
Udo
AW: Externe Bezüge als Geisterdaten in Datei?
21.07.2004 16:08:47
Hermann
Hallo Phillip,
vielen Dank für die schnelle (und einfache) Antwort.
Wie kann ich jetzt an die gespeicherten (externen) Daten rankommen?
Kann ich die irgendwie durch eine Option ansehen und bearbeiten?
Gruß
Hermann
AW: Externe Bezüge als Geisterdaten in Datei?
21.07.2004 17:29:59
Philipp
Hallo Hermann
(Musste kurz meine Doku durchsehen...)
Also, eine direkte Bearbeitung der externen Verknüpfungswerte ist nicht möglich. Die einzige Möglichkeit besteht darin, die Daten in der Quellmappe zu bearbeiten, d.h. in der Tabelle "B" (was ja auch Sinn macht). Ansehen kann man die Daten ohne weiteres. Wenn z.B. in der Zelle A1 von "A" die Formel "='[B.xls]Tabelle1'!$A$1" steht und beim Öffnen von "A" wurde die Aktualisieren-Rückfrage mit Nein beantwortet, so steht in der Zelle A1 der Zellwert von Zelle A1 von Tabelle1 der externen Mappe "B". Der Wert kann angezeigt werden, obwohl "B" nicht verfügbar ist, da er in "A" quasi zwischengespeichert wurde. Der Fachausdruck für einen solchen Wert ist 'cached value'.
All diese cached values sind in der Exceldatei von Mappe "A" in der sogenannten 'Link Table' abgelegt. Der oben erwähnte Wert der Zelle A1 von "B" wird also nicht mit der Zelle A1 von "A" gespeichert, sondern zusammen mit allen anderen externen Verknüpfungswerten in einem separaten 'Behälter'. In diesem wird u.a. auch gespeichert, woher jeder externe Wert stammt, also Blattname, Dateiname und Pfadname (beim Pfadname gibt es allerdings drei Ausnahmen). Vereinfacht gesagt liegen die externen Verknüpfungswerte nicht in Form einer Exceltabelle oder dergleichen vor, sondern in Form eines Datenstroms, der mit herkömmlichen Excelmöglichkeiten nicht angezapft und schon gar nicht verändert werden kann. Es gibt zwar Tools, mit denen man diese Daten direkt aus der Datei auslesen kann (z.B. BIFF Viewer und BIFF8-Parser). Diese setzen aber viel technisches Know-how voraus.
Gruss
Philipp
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AW: Externe Bezüge als Geisterdaten in Datei?
22.07.2004 07:51:18
Hermann
Hallo Phillip,
Danke für die ausführlichen Erklärungen,
das wusste bisher bei uns keiner.
Allerdings scheint das mit der Excel-Option nicht so richtig zu funktionieren.
Obwohl beim zweiten Abspeichern "Extras/Optionen/Berechnung/externe Verknüpfungswerte speichern" nicht angehakt war, stehen die Daten trotzdem zur Verfügung.
Gruß Hermann
AW: Externe Bezüge als Geisterdaten in Datei?
23.07.2004 00:00:46
Philipp
Hallo Hermann
Die Option funktioniert m.E. korrekt.
Wenn "A" geöffnet wird und "B" ist nicht verfügbar, erscheinen in den verknüpften Zellen diejenigen Werte, die beim letzten Speichern in den Zellen zu sehen waren, egal ob die Option beim Speichern eingeschaltet oder ausgeschaltet war. Die angezeigten Werte haben in diesem Fall nichts mit den zwischengespeicherten externen Zellwerten zu tun. Es sind schlicht die Formelergebnisse, die für jede Zelle gespeichert wurden.
Wenn man nach dem Öffnen von "A" eine vollständige Neuberechnung der Mappe ausführt (Strg+Alt+F9), und die Option war bei der letzten Speicherung ausgeschaltet, so erscheint in jeder Zelle, die einen Bezug auf "B" enthält, der Fehlerwert #BEZUG, weil keine externen Verknüpfungswerte vorhanden sind. Wenn man eine einzelne Zelle ändert, in der sich ein externer Bezug befindet, so passiert das gleiche (#BEZUG! erscheint). Wenn dagegen die Option bei der Speicherung der Mappe eingeschaltet war und man führt eine vollständige Neuberechnung durch, so wird nicht #BEZUG! angezeigt, weil externe Verknüpfungswerte vorhanden sind. D.h. dass Excel in die Link Table geht und nachschaut, ob für eine neu zu berechnende Zelle, die einen externen Bezug enthält, eine cached value vorhanden ist. Wird ein solcher Wert gefunden, so verwendet Excel diesen in der Formel.
Gruss
Philipp
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