Berechnung der Bearbeitungszeiten offener Tickets in Excel
Schritt-für-Schritt-Anleitung
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Daten vorbereiten: Stelle sicher, dass Du einen Export aus Deinem Ticketsystem in Excel hast. Die relevanten Spalten sind:
- Spalte E: Datum der Erfassung
- Spalte H: Bearbeitungsdauer der offenen Tickets
- Spalte C: Gesamte Bearbeitungsdauer des einzelnen Tickets.
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Formel zur Berechnung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit: Gehe zu der Zelle, in der Du die durchschnittliche Bearbeitungszeit anzeigen möchtest (z. B. I3). Verwende die folgende Formel:
{=WENN(E3="";"";SUMME(WENN((Aktivitäten[erfasst.TIME]<=E3+3/4)*(Aktivitäten[beendet.TIME]>=E3+3/4); AUFRUNDEN(E3+3/4 -Aktivitäten[erfasst.TIME];0)))/H3)}
Diese Formel zählt die Bearbeitungszeiten der offenen Tickets am jeweiligen Datum.
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Formel anpassen: Um die Formel an Deine Daten anzupassen, ändere die Zellreferenzen entsprechend.
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Formel kopieren: Ziehe die Zelle mit der Formel nach unten, um die Berechnung für alle relevanten Tage durchzuführen.
Häufige Fehler und Lösungen
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Fehlerhafte Berechnungen: Wenn die Berechnungen nicht stimmen, überprüfe, ob die Daten in den Spalten korrekt eingegeben sind. Achte besonders auf leere Zellen oder falsche Datumsformate.
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Formel funktioniert nicht: Stellen sicher, dass Du die Formel als Matrixformel eingibst. Das bedeutet, dass Du die Eingabe mit STRG + SHIFT + ENTER abschließen musst.
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Falsche Zählungen: Überprüfe, ob die Statusspalte richtig gefüllt ist. Nur Tickets mit dem Status "offen" sollten gezählt werden.
Alternative Methoden
Eine alternative Methode zur Berechnung der Bearbeitungszeiten in Deinem Excel-Ticketsystem wäre die Verwendung von ZÄHLENWENN in Kombination mit MITTELWERTWENN:
=MITTELWERTWENN(Aktivitäten[Status]; "offen"; Aktivitäten[Bearbeitungsdauer])
Diese Methode ist einfacher und übersichtlicher, könnte aber weniger flexibel sein, wenn Du spezifische Datenpunkte untersuchen möchtest.
Praktische Beispiele
Angenommen, Du hast die folgenden Daten in Deinem Ticketsystem:
| Erfasst |
Beendet |
Bearbeitungsdauer |
| 01.01.2023 |
02.01.2023 |
1 |
| 01.01.2023 |
|
2 |
| 03.01.2023 |
|
1 |
Mit der oben beschriebenen Formel wirst Du die durchschnittliche Bearbeitungszeit für den 01.01.2023 korrekt berechnen und sehen, dass die offenen Tickets eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von 1,5 Tagen haben.
Tipps für Profis
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Nutze die bedingte Formatierung, um offene Tickets visuell hervorzuheben. So behältst Du den Überblick über kritische Tickets in Deiner Auswertung.
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Integriere Pivot-Tabellen, um Deine Daten dynamisch zu analysieren. Dies kann die Effizienz Deiner Berichterstattung erheblich steigern.
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Speichere Deine Formeln in einer separaten Excel-Datei, um sie bei Bedarf schnell wiederverwenden zu können.
FAQ: Häufige Fragen
1. Wie kann ich die Formeln anpassen, wenn die Spalten anders angeordnet sind?
Du musst die Zellreferenzen in der Formel entsprechend ändern, um die richtigen Daten zu verknüpfen.
2. Funktioniert das auch in älteren Excel-Versionen?
Ja, die beschriebenen Formeln funktionieren in Excel 2010 und neueren Versionen. Bei älteren Versionen kann es jedoch Unterschiede in der Funktionalität geben. Achte darauf, die Funktionen entsprechend anzupassen.
3. Was tun, wenn ich keine Daten für einen bestimmten Tag habe?
Wenn Du keine Daten für einen bestimmten Tag hast, wird die Formel in der Regel ein leeres Ergebnis zurückgeben, was in Ordnung ist. Achte darauf, dass Du die Zellen mit der Formel nicht manuell bearbeitest.