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HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
Inhaltsverzeichnis

Formatierung beibehalten bei sverweis

Formatierung beibehalten bei sverweis
27.07.2020 07:36:12
Edgar
Liebe Alle,
ich kann über eine Buchhaltungssoftware alle Konten in´s excel auslagern. In einem separaten Tabellenblatt übernehme ich dann die relevanten Daten mittels sverweis. Das funktioniert soweit einwandfrei. In diesem Arbeitsblatt habe ich dann zusätzliche Spalten eingefügt bei der ich mir z.B. eine Abweichung des aktuellen Budgetjahres zum vorhergehenden Budgetjahr errechnen lasse.
Im weiteren Verlauf wurden auffällige Abweichungen (lässt sich nicht mit einer Formel hinterlegen da sehr individuell) mit einer Farbe händisch hinterlegt.
Wenn sich die aus der Buchhaltung ausgelagerte excel Datei auf Grund hinzukommender Datensätze ändert, ändert sich in der Folge auch das entsprechende Auswertungsblatt und es besteht die Möglichkeit, dass zusätzliche Zeilen dazukommen. Die Markierung wird jedoch nicht auf den nun neuen Zellenplatz der Auffälligkeit mitgenommen. Gibt es hier eine Möglichkeit diese Markierung „mitzunehmen“ ohne dass ich in der „Basisauswertung aus dem Rechnungswesen“ eingreifen muss?
Danke vorab für eure Unterstützung.
Gruß Edgar

11
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: ist standardmäßig nicht möglich owT
27.07.2020 08:23:42
neopa
Gruß Werner
.. , - ...
AW: Formatierung beibehalten bei sverweis
27.07.2020 08:48:34
fcs
Hallo Edgar,
die Konservierung der hänsch nachgetragenen Formatierungen lässt sich nur aufwendig wieder Herstellen.
Dazu muss vor dem aktualiseren der Exceldatei aus der Buchhaltung das komplette Blatt mit Berechnungen und manuellen Formatierungen kopiert werden und in der Kopie die Formeln durch Werte ersetzt werden.
Nach dem Aktualisieren der Exceldatei aus der Buchaltung müssen dann die Farbmarkierungen im Blatt mit den Formeln gelöscht werden und dann in der Kopie gesucht und dem richtigen datensatzt wieder zugeordnet werden.
Diesen Ablauf kann man per Makro automatisieren, wenn alle Zeilen irgendwie eindeutig identifiziert werden können.
Das ganze liesse sich etwas einfacher umsetzen, wenn in einer weiteren Spalte die auffälligen Buchungen mit Kennbuchstaben gekennzeichnet würden und für die Farbe mit dedingten Formatierungen gearbeitet würde. Zellwerte lassen sich einfacher/schneller verarbeiten als Zellformatierungen. In diesem Fall könnte man die Information evtl. per Formel z.B: INDEX + VERGLEICH) aus der Kopie wieder herstellen und dann die Formel( durch Werte ersetzen)
Wenn der Aufwand nicht zu groß ist, dann würde ich an deiner Stelle versuchen die auffälligen Datensätze von der Buchhaltungssoftware vor beim Export zu markieren.
LG
Franz
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AW: Formatierung beibehalten bei sverweis
27.07.2020 09:28:19
Edgar
Hallo Franz,
danke für die info. Das mit dem der Markierung in der Buchhaltungssoftware wäre ein erheblicher Aufwand, der sich nicht dafür steht. Eventuell könnte die Abweichung in einer extra Spalte beschrieben werden und dann die Summe auf Grund dieser Anmerkung in der Auswertungsspalte bedingt formatiert werden. Dazu müsste die Beschreibung jedoch auch an einem eindeutigen Wert (z.B. Konto)hängen, dann würde auch eine Zeilenänderung nichts ausmachen, da für die Anmerkung immer ein Bezug zu einem bestimmten Wert vorhanden wäre. Da dieser Wert (Konto) jedoch auch über sverweis aus der Basistabelle importiert wird weiss ich nicht wie das ausschauen könnte.
SG
Edgar
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AW: Formatierung beibehalten bei sverweis
27.07.2020 23:29:26
fcs
Hallo Edgar,
ich versuche mal etwas zu basteln unter Verwendung von 2 Makros.
Makro 1 sichert das Tabellen mit den Berechnungen als Kopie und ersetzt sämtliche Formeln durch ihre Ergebnisse.
Dann musst du den Export aus der Buchhaltung aktualisieren
Danach stehen ja die neuen Daten in der Berechnung mit den gf. falschen Farbmakierungen.
Jetzt wird das 2. Makro gestartet.
Dieses Makro fürht folgende Aktionen aus:
1. Im Blatt mit den Berechnungen werden alle Farbmarkierungen wieder gelöscht bzw. auf eine Standardfarbe gesetzt.
2. Inder Sicherungskopie werden Zeilenweise die Zellen geproft, ob eine Farbmarkierung vorhanden ist.
Wenn ja, dann wird
2a. die Farbe gespeichert
2b. die Werte aus den Spalten, die den Datensatz eindeutig kennzeichnen (ist hoffentlich nur 1 Spalte, dürfen aber auch mehrere sein). gespeicrt
2c. In der aktualisierten Berechnung wird die Zeile mit der Kennzeichnung gesucht
2d. Wenn gefunden, dann die Farbe der entsprechenden Zelle wieder zugewiesen.
Dieser Vorgang wird dann für alle Zeilen wiederholt.
Wichtig ist also:
1. Die weiss wann die Buchführung deine Excel-Datei aktualisiert, sodass du vorher dein Blatt sichern kannst.
2. Es muss jede Datenzeile irgendwie eindeutig gekennzeichet sein.
Ideal wäre wenn du mir in einer ZIP-Datei einen kleinen Auszug der Datei mit den Daten von der Buchhatlung (sensitive Daten anonymisiert, Zahlen ggf. mit Hausnummer-Werten) und die entsprechende Berechnungsdatei mit ein paar typischen Farbmarkierung hier hochladen könntest. Das erleichtert die Makroerstellung.
LG
Franz
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AW: Formatierung beibehalten bei sverweis
28.07.2020 11:20:24
Edgar
Hallo Franz,
danke für deine Bemühungen. Ich habe eine ZIP Datei erstellt aus der ersichtlich sein sollte wo das Problem liegt. In der Spalte AK im Tabellenblatt Auswertung wird händisch ein Kommentar erfasst welcher aber nicht mit dem entsprechende Konto verknüpft ist, wodurch bei einem Neuimport der Daten die Anmerkung auf einen anderen Tabellenplatz zu einem anderen Konto verschoben werden kann.
Danke für deine Unterstützung
SG
Edgar
https://www.herber.de/bbs/user/139363.zip
AW: Formatierung beibehalten bei sverweis
28.07.2020 15:14:23
fcs
Hallo Edgar,
ich habe eine Frage.
Warum verwendest du im Blatt "Auswertung 2021" in Spalte A im Zellbereich A2:A8 Formeln?
Wenn du hier ohne Formeln arbeitest und nur die Werte stehen hast, dann löst sich dein Problem in Luft auf.
Gruß
Franz
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AW: Formatierung beibehalten bei sverweis
29.07.2020 08:11:11
Edgar
Hallo Franz,
danke für den Hinweis, in Spalte A stehen Formeln, damit sichergestellt ist, dass alle Konten aus der Erfassungstabelle mit übernommen werden. Ich habe auch schon versucht da nur den Wert zu übernehmen.
Das löst aber leider mein Problem nicht, da bei einer Neuanlage von Konten im Rechnungswesen diese nicht als Zeile am Tabellenende eingefügt wird sondern dort wo es thematisch (Kontonummer) dazugehört.
Wenn ich dann nur die Werte übernehme, habe ich das gleiche Problem, dass zwar alle Werte aus der Ersterfassung richtig übernommen werden, die händisch hinzugefügten Anmerkungen jedoch keinen Bezug zu diesen Werten haben und somit nicht mitverschoben werden.
SG
Edgar
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AW: Formatierung beibehalten bei sverweis
29.07.2020 15:59:10
fcs
Hallo Edgar,
ich hab dir in der Datei 2 Makros eingebaut.
https://www.herber.de/bbs/user/139379.zip
prcDatensichern
Dies Makro erstellt eine Kopie des Blatts "Auswertung 2021" und benennt sie um in "SK_Auswertung " gefolgt vom Datum (JJJJ-MM-TT). Dann werden in der oberen Tabelle alle Formeln durch ihre Werte ersetzt.
prcAnmerkungen_wieder_herstellen
Nach dem Aktualisieren der Daten aus der Buchhaltung startest du dieses Makro.
Dieses Makro löscht als erstes die Inhalte und setzt die Zellfüllfarbe auf keine.
Dann werden die Einträge in Spalte AK der Sicherungskopie geprüft. Hat eine Zelle Text oder eine Füllfarbe (nicht aus bedingter Formatierung!), dann wird die Zeile mit der zugehörigen HHStelle in der "Auswertung 2021" in Spalte A gesucht und Inhalt/Farbe werden in die Spalte AK übertragen.
Du hast jetzt die Wahl, das Modul mit den beiden Makros in deiner Auswerte-Datei anzulegen oder du speicherst es in deiner persönlichen Makroarbeitsmappe.
Sollen mehrere Kollegen mit der Datei arbeiten, dann am besten die Makros in der Datei speichern.
3. Möglichkeit wäre das ganze als AddInn aufzubauen. Da müsste ich aber noch schauen, was dafür ggf. noch erforderlich ist.
Teste erst einmal, ob das Makro deine Wünsche erfüllt.
LG
Franz
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AW: Formatierung beibehalten bei sverweis
30.07.2020 13:48:34
Edgar
Hallo Franz,
ich habe die Makros getestet, das funzt für die Anmerkung in Spalte AK perfekt. Wenn es nicht zuviel Umstände macht kannst du mir das Makro noch erweitern, dass nicht nur die Anmerkung in Spalte AK sondern auch noch zusätzlich die Anmerkungen in Spalte AL aus der Kopie mit übernommen werden.
Vielen Dank und schöne Grüße
Edgar
AW: Formatierung beibehalten bei sverweis
30.07.2020 18:31:08
fcs
Hallo Edgar,
ich hab das Makro zum wieder herstellen der Informationen angepasst, so dass jetzt 2 Spalten abgeglichen werden.
Hier die Textdatei mit dem angepassten Makro:
https://www.herber.de/bbs/user/139398.txt
LG
Franz
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AW: Formatierung beibehalten bei sverweis
31.07.2020 09:05:16
Edgar
Hallo Franz,
herzlichen Dank, du hast mir sehr geholfen.
Alles Liebe und schönes Wochenende
Edgar

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