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HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
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2 identische Tabellen als Pivot auswerte

Forumthread: 2 identische Tabellen als Pivot auswerte

2 identische Tabellen als Pivot auswerte
04.10.2021 18:24:15
KU
Moin,
ich bin mit meinem Excel am Ende. Folgendes Problemchen:
Ich habe zwei identisch aufgebaute, als Tabellen formatierte, Listen, die permanent fortgeschrieben werden.
Tabelle 1: führt Ausgaben von Person 1
Tabelle 2: führt Ausgaben von Person 2
Aufbau: Datum | Betrag | Klassifikator der Ausgabe | erläuternder Text
Ziel: Durch eine Pivot-Tabelle möchte ich die folgende Übersicht generieren:
Klassifikator
.Datum
..erläuternder Text
Und in einer eigenen Spalte die einzelnen Beträge, mit Summen nach Klassifikator, innerhalb der Klassifikatoren nach Datum und gesamt.
Folgende Lösungsansätze habe ich probiert und nicht das gewünschte Ziel erreicht:
1. Tabellen mit PowerQuery zusammenführen und dann in einer Pivot-Tabelle auswerten
Problem: Übersicht wie gewünscht darstellbar, allerdings eine Momentaufnahme, ich konnte die Tabellen 1 und 2 fortschreiben, die neuen Daten wurden aber bei „Aktualisieren“ der Pivot-Tabelle nicht gezogen.
2. Tabellen über PivotTable-Assistenten konsolidiert
Probleme: Excel wirft mir Zeile, Spalte, Werte und Seite1 aus. Unter jeder der wählbaren Möglichkeiten verstecken sich verschiedene Werte meiner Tabellen. Z.B.
Zeile enthält alle Datumsangaben aus Tabelle 1, aber nicht aus Tabelle 2
Spalte enthält Betrag, Klassifikator und Text…
Die von mir gewünschte Darstellung der Werte kriege ich nicht hin.
3. Pivot-Tabelle mittels „Dem Datenmodell diese Daten hinzufügen“
= Ich sehe beide Tabellen, wenn ich meine Kategorien nun an die gewünschte Stelle in die Pivot-Felder ziehe, werden die nicht zusammen dargestellt, sondern die eine dem anderen untergeordnet, ein großes Durcheinander.
= Eine „Beziehung erstellen“ kann ich nicht, Excel sagt mir „Beide ausgewählten Spalten enthalten doppelte Werte.“, was in der Natur meiner Listen liegt.
Wo habe ich einen Denk- oder Umsetzungsfehler?
Freue mich auf Tipps und Hinweise.
Grüße
Karo
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15
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: 2 identische Tabellen als Pivot auswerte
04.10.2021 18:27:55
Rudi
Hallo,
wozu für jede Person eine eigene Tabelle?
Füge eine Spalte 'Person' hinzu und schreibe alle Daten in eine Liste.
Gruß
Rudi
AW: 2 identische Tabellen als Pivot auswerte
04.10.2021 18:34:45
KU
Historisch gewachsen ist dies leider firmenintern keine Option (jede Person trägt ihre Daten selber ein und es sind in real mehr als 2).
AW: 2 identische Tabellen als Pivot auswerte
04.10.2021 18:39:16
Yal
Hallo KU,
dein Verfahren über PQ ist mMn der richtige Weg. Du solltest aber nicht das Ergebnis der Abfrage zuerst laden und daraus eine PT (Pivottabelle) bauen, sondern ins Datenmodell laden und eine PT darauf basierend bauen.
Wichtig dabei ist, dass deine Daten in Blatt "Tabelle1" und "Tabelle2" als Tabelle (auch "intelligente Tabelle" benannt) deklariert sind. Nur so bekommt PQ die neuen Datensätze am Ende gut mit.
VG
Yal
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AW: 2 identische Tabellen als Pivot auswerte
04.10.2021 19:42:46
KU
Danke für den Hinweis, meines Verständnisses nach habe ich die beiden einzelnen Tabellen jedoch als "intelligente Tabellen" formatiert. Bitte korrigiere mich: https://www.herber.de/bbs/user/148429.xlsx
Mein Ansatz 3 war der von dir vorgeschlagene? Ich habe beide Tabellen ins Datenmodell geladen und versucht, daraus eine Pivot-Tabelle zu generieren. Dabei kann ich alle Daten aus Tabelle 1 auswählen und zuordnen und die aus Tabelle 2, dabei werden sie jedoch nicht gleichwertig sortiert sondern in der Hierarchie, wie ich sie nur zuordnen kann (bitte entschuldige den nicht-fachmännischen Ausdruck):
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AW: 2 identische Tabellen als Pivot auswerte
05.10.2021 10:06:07
Yal
Hallo KU,
jein: nicht direkt die Tabellen ins Datenmodell reinbringen, sondern über PQ deise zuerst zusammenfassen und dann das Ergebnis ins Datennodell überführen.
Am Ende solltest Du im Leiste "Pivottabelle-Felder" nicht zwei Blöcke Person1 und Person2 sondern nur ein "Ergebnis" (je nach dem wie diese PQ-Abfrage heisst).
VG
Yal
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AW: so nicht nachvollziehbar ...
04.10.2021 18:57:03
neopa
Hallo Karo,
... kannst Du mal eine Datei mit anonymisierten Daten hier hochladen, dann ist möglicherweise eher nachvollziehbar wo es "klemmt".
Gruß Werner
.. , - ...
AW: so nicht nachvollziehbar ...
04.10.2021 19:33:16
KU
Ich habe die blanke Datei mit den zwei Tabellen hochgeladen: https://www.herber.de/bbs/user/148429.xlsx
und hier die Screenshots vom Ergebnis meiner Versuche 2 und 3:
Userbild
Userbild
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AW: seh ich mir morgen an owT
04.10.2021 20:17:28
neopa
Gruß Werner
.. , - ...
AW: so nicht nachvollziehbar ...
05.10.2021 01:11:41
Günther
Na ja,
Person1 ist ja mit 1048560 Zeilen in der Abfrage sehr gut bedacht worden. Person2 kann ich nicht beurteilen, die Datenquelle stimmt nicht bzw. ist mir nicht zugänglich ☹
 
Gruß
Günther  |  mein Excel-Blog
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AW: nachgefragt ...
05.10.2021 10:10:51
neopa
Hallo KU,
... soll Dein angestrebtes Ergebnis für Deine eingestellte Datei (wo allerdings Deinerseits etwas unglückliche Datenzuordnung getroffen wurden, weil an keinem Tag beide Personen tätig waren) z.B. wie folgt aussehen? Oder? So wie dargestellt wäre mit PQ mit wenigen Klicks möglich.
Arbeitsblatt mit dem Namen 'Pivot'
 ABC
1Person/enAll 
2   
3#DatumBetragssumme
41003.10.20213
5 05.10.20215
6 07.10.20217
7 08.10.20218
8 11.10.202111
9 12.10.202112
10 13.10.202113
11 15.10.202115
121101.10.20211
13 02.10.20212
14 04.10.20214
15 06.10.20216
16 09.10.20219
17 10.10.202110
18 14.10.202114
19Gesamtergebnis 120
Verwendete Systemkomponenten: [Windows (32-bit) NT 6.02] MS Excel 2010
Diese Tabelle wurde mit Tab2Html (v2.6.0) erstellt. ©Gerd alias Bamberg

Gruß Werner
.. , - ...
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AW: so nicht nachvollziehbar ...
05.10.2021 10:41:21
Yal
Hallo KU,
alles Schritt für Schritt (für Dich vieles "weiß ich schon", aber vielleicht schauen anderen auf diese Thread, die nicht alles wissen ;-)
_ benenne deine "intelligente Tabellen" um: Person1 und Person2 (nur übersichtshalber)
_ ergänzt deine beide Tabelle mit einer Spalte "Personal" und füge jeweils "Person1" und "Person2"
_ positioniert dein Cursor irgendwo auf eine Zelle der Tabelle "Person1"
_ gehe auf Menüreiter "Daten" und klicke "Aus Tabelle" (im Bereich "Abrufen und transformieren")
_ dann bist Du im Power Query Editor
_ im Spaltenüberschrift von "Datum" Rechtsklick, dann "Transformieren" dann "Nur Datum"
_ gehe auf "Schliessen & laden" und wählen "Schliessen und laden in ..."
_ wähle "Nur Verbindung herstellen" und schliesse mit "Laden"
_ positioniert auf eine Zelle von "Person2"
_ wieder "Aus Tabelle"
_ wieder PQ-Editor
_ wieder "Nur Datum"
_ wieder "Schliessen und laden in ...", wieder "Nur Verbindung"
_ öffne den linken Bereich "Abfragen", da siehst Du deine 2 Tabellen bzw. die Abfragen darauf (nur zur Info)
_ gehe auf "Start", "Abfragen anfügen", "Abfragen als neue anfügen"
_ die neue Abfrage in "Ergbenis" umbenennen (rechts in "Abfrageeinstellungen"
_ dann "Schliessen & laden in …" und "Datenmodell diese Daten hinzufügen"
_ neue Pivottabelle herstellen, als Quelle "Das Datenmodell dieser Arbeitsmappe verwenden"
_ nur Felder der Abfrage "Ergebnis" verwenden
_ fertig
VG
Yal
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AW: aber "Dein" ;-) Betreff ist unpassend ...
05.10.2021 11:15:17
neopa
Hallo Yal,
... Dein sehr ausführliches Listing der notwendigen Schritte dagegen sollte KU und evtl. Mit-/Nachlesern auf jeden Fall helfen.
Im Prinzip hatte ich meine vorgestellte Pivot-Ergebnisliste so erstellt. Nur hatte ich darauf verzichtet die "intelligente Tabellen" noch umzubenennen und den Personennamen hatte ich nicht in den Quelldatenlisten sondern in PQ mittels "Benutzerdefinierter Spalte hinzufügen" vorgenommen. Auch habe ich die Zusammenführung der Daten gleich in der 2. Abfrage vorgenommen.
Und zur Pivotauswertung wäre noch anzuführen, dass ich dort als Berichtslayout das Tabellenformat definiert habe, was einige Nutzer nicht kennen.
Gruß Werner
.. , - ...
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Ja, ich muss mich dran gewönnen...
05.10.2021 12:09:24
Yal
... den Betreff immer passend zu pflegen.
Hallo Werner,
ja, prinzipiel keine Unterschied: irgendwo muss man den Personenname reinbringen. Diese in den PQ reinzubringen führt zu spezifischen Einzelabfragen. Da diese eher "versteckt" sind, lieber auf die sichtbare Ebene. Es fehlt die passende Formel, um der Blattname automatisch abzuholen.
Ob intelligente Tabelle (IT) oder nicht: es hat sich bei mir so eingeburgert. Die automatische Erweiterung der IT finde ich beruhigend.
VG
Yal
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AW: so nicht nachvollziehbar ...
05.10.2021 17:49:09
KU
Ganz großartig!
Ich weiß sogar, wo ich falsch abgebogen bin bei meinem Versuch des Zusammenführens über PQ: Ich habe nicht "nur Verbindung" gewählt.
Läuft perfekt, vielen Dank, euch allen!
;
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Infobox / Tutorial

2 identische Tabellen als Pivot auswerten


Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Vorbereitung der Daten: Stelle sicher, dass beide Tabellen als "intelligente Tabellen" formatiert sind. Benenne sie nach den Personen (z.B. "Person1" und "Person2").

  2. Power Query verwenden:

    • Wähle eine Zelle in der Tabelle "Person1" aus.
    • Gehe zum Menü "Daten" und klicke auf "Aus Tabelle".
    • Im Power Query Editor: Rechtsklick auf die Spalte "Datum", wähle "Transformieren" und dann "Nur Datum".
    • Klicke auf "Schließen & Laden" und wähle "Nur Verbindung herstellen".
  3. Wiederhole den Vorgang für "Person2": Wähle eine Zelle in der Tabelle "Person2" aus und gehe wieder über "Daten" -> "Aus Tabelle".

  4. Abfragen anfügen:

    • Gehe zum Bereich "Abfragen" und wähle "Start" -> "Abfragen anfügen" -> "Abfragen als neue anfügen".
    • Benenne die neue Abfrage in "Ergebnis" um.
  5. Datenmodell erstellen:

    • Klicke auf "Schließen & Laden in..." und wähle "Datenmodell diese Daten hinzufügen".
    • Erstelle eine neue Pivot-Tabelle und verwende das Datenmodell als Quelle.
  6. Pivot-Tabelle gestalten: Ziehe die gewünschten Felder in die Pivot-Tabelle, um die Daten nach Klassifikator und Datum zu gruppieren.


Häufige Fehler und Lösungen

  • Beziehung kann nicht erstellt werden: Wenn du die Fehlermeldung erhältst, dass "beide ausgewählte Spalten enthalten doppelte Werte", liegt es daran, dass die Daten in beiden Tabellen nicht eindeutig sind. Füge eine Spalte für "Person" hinzu, um die Identität der Datensätze klarzustellen.

  • Daten werden nicht aktualisiert: Stelle sicher, dass du die Abfragen in Power Query korrekt zusammenführst und ins Datenmodell lädst. Wenn du "Nur Verbindung" gewählt hast, sollte dies kein Problem mehr darstellen.


Alternative Methoden

  • Manuelle Konsolidierung: Du kannst die Daten aus beiden Tabellen manuell in eine gemeinsame Tabelle kopieren und dann eine Pivot-Tabelle auf dieser neuen Tabelle erstellen. Dies ist jedoch weniger dynamisch als die Nutzung von Power Query.

  • Excel-Funktionen: Alternativ kannst du auch Excel-Funktionen wie SUMMEWENN oder SUMMEWENNS verwenden, um die Beträge basierend auf bestimmten Kriterien zu summieren, wenn du keine Pivot-Tabelle nutzen möchtest.


Praktische Beispiele

Angenommen, du hast folgende Daten in "Tabelle1" und "Tabelle2":

Datum Betrag Klassifikator erläuternder Text
01.10.2021 100 Essen Mittagessen
02.10.2021 50 Transport Busfahrt

Nach der oben beschriebenen Methode erhältst du in der Pivot-Tabelle eine Übersicht, die die Summen der Beträge nach Klassifikator und Datum darstellt.


Tipps für Profis

  • Verwendung von Slicern: Nutze Slicer in deiner Pivot-Tabelle, um die Daten interaktiv zu filtern. Dies ermöglicht eine bessere Übersichtlichkeit.

  • Datenmodell optimal nutzen: Wenn du mehrere Tabellen hast, die miteinander in Beziehung stehen, nutze das Datenmodell von Excel, um komplexere Analysen durchzuführen.

  • Eindeutige Identifikatoren: Achte darauf, dass alle Datensätze eindeutige Identifikatoren haben, besonders wenn du mehrere Quellen konsolidierst. Dies hilft, Verwirrung in Pivot-Tabellen zu vermeiden.


FAQ: Häufige Fragen

1. Warum kann ich keine Beziehung zwischen den Tabellen erstellen?
Die Beziehung kann nicht erstellt werden, weil jede Spalte doppelte Werte enthält. Füge eine Spalte mit eindeutigen Identifikatoren hinzu.

2. Wie stelle ich sicher, dass meine Pivot-Tabelle aktuell bleibt?
Stelle sicher, dass du die Abfragen in Power Query so konfigurierst, dass sie ins Datenmodell geladen werden. Aktualisiere die Pivot-Tabelle regelmäßig, um neue Daten zu berücksichtigen.

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