EXCEL - PDF mit Outlook senden
Inhaltsverzeichnis
Die Fragestellung
Du möchtest aus Excel heraus ein PDF-Dokument erstellen und dieses dann automatisch als E-Mail-Anhang über Outlook versenden.
Erläuterung des Problems {#erläuterung-des-problems}
Um ein PDF aus Excel zu erstellen und per E-Mail zu versenden, müssen mehrere Schritte durchgeführt werden: Zuerst muss das Excel-Dokument (oder ein Teil davon) als PDF gespeichert werden, und dann muss eine E-Mail über Outlook erstellt und versendet werden, wobei das PDF als Anhang hinzugefügt wird.
Lösung des Problems {#lösung-des-problems}
Das folgende VBA-Makro speichert das aktive Excel-Arbeitsblatt als PDF und sendet es dann als Anhang mit Outlook:
Sub SendPDFWithOutlook()
Dim OutlookApp As Object
Dim OutlookMail As Object
Dim PDFPath As String
Dim SheetToPDF As Worksheet
' Das Arbeitsblatt, das als PDF gespeichert werden soll
Set SheetToPDF = ActiveSheet
' Speicherort und Name des PDFs
PDFPath = Environ("USERPROFILE") & "\Desktop\" & SheetToPDF.Name & ".pdf"
' Speichere das aktuelle Arbeitsblatt als PDF
SheetToPDF.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=PDFPath, Quality:=xlQualityStandard
' Erstelle ein Outlook-Objekt
Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set OutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0)
' Erstelle die E-Mail
With OutlookMail
.To = "empfaenger@example.com" ' Setze den Empfänger
.CC = "" ' Setze CC falls notwendig
.BCC = "" ' Setze BCC falls notwendig
.Subject = "Betreff der E-Mail" ' Setze den Betreff
.Body = "Hier steht der Nachrichtentext." ' Setze den Nachrichtentext
.Attachments.Add PDFPath ' Füge das PDF als Anhang hinzu
.Display ' Zeige die E-Mail an oder verwende .Send, um sie direkt zu senden
End With
' Aufräumen
Set OutlookMail = Nothing
Set OutlookApp = Nothing
End Sub
Um dieses Makro zu verwenden:
- Drücke
ALT + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
- Wähle
Einfügen > Modul, um ein neues Modul zu erstellen.
- Kopiere den oben stehenden Code in das Modul.
- Passe die E-Mail-Details im Code an (Empfänger, Betreff, Nachrichtentext).
- Schließe den VBA-Editor und gehe zurück zu Excel.
- Führe das Makro
SendPDFWithOutlook aus, indem du ALT + F8 drückst, das Makro auswählst und auf Ausführen klickst.
Anwendungsbeispiele aus der Praxis
- Berichtsversand: Automatisches Senden von wöchentlichen Berichten an ein Team oder einen Kunden.
- Rechnungsstellung: Versenden von Rechnungen direkt nach ihrer Erstellung.
Tipps
- Stelle sicher, dass Outlook auf deinem Computer installiert und korrekt konfiguriert ist.
- Teste das Makro zunächst mit deiner eigenen E-Mail-Adresse, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.
Verwandte Themenbereiche
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- Dokumentenmanagement und -verteilung
Zusammenfassung
Mit VBA kannst du den Prozess des PDF-Versands über Outlook automatisieren, indem du ein Makro verwendest, das dein Excel-Arbeitsblatt als PDF speichert und es dann als Anhang in einer Outlook-E-Mail einfügt. Dieses Makro kann Zeit sparen und die Effizienz bei regelmäßigen Aufgaben wie dem Versenden von Berichten oder Rechnungen erhöhen.