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Sverweis von Excel auf Accesstabelle

Forumthread: Sverweis von Excel auf Accesstabelle

Sverweis von Excel auf Accesstabelle
31.07.2007 18:39:00
Excel
Hallo Excelfreunde
Ich habe folgendes Anliegen:
Ich exportiere Kundendaten aus SAP. Die Daten sollen in einem Excelsheet für einen Sverweis zur Verfügung stehen. Es sind insgesamt ca. 70'000 Datensätze. Da ich im Geschäft mit Excel 2000 arbeite stehen mir aber lediglich 65'536 Zeilen zur Verfügung. Eine Dateisplittung ist nur sehr schwer möglich und ich bekomme auch keine höhere Excelversion. Diese zwei Möglichkeiten fallen also weg. Ich kann das Ganze auch nicht über Access abwickeln, da die Leute, für welche ich diese Daten aufbereiten muss, nur Excel installiert haben.
Folgende Lösung wäre aber für mich ideal:
Ich würde gerne die Quelldatei mit den ca. 70'000 Datensätzen aus SAP in eine Accessdatenbank importieren (das kann ich noch mit Access machen). Das ist auch kein Problem. Nun möchte ich aber von Excel aus via Sverweis auf die Daten in der Accessdatenbank zugreifen.
Wenn jemand im Feld xy im Excel eine Kundennummer eingibt, dann sollte Excel auf die Accesstabelle zugreifen und mir die restlichen Angaben zu der Kundennummer liefern.
Ich hab schon mal gehört, dass man das ev. über ODBC lösen kann. Da kenn ich mich aber überhaupt nicht aus.
Kann mir jemand einen Tipp für diese Probleme geben?
Vielen Dank für Eure geschätzte Hilfe!
Liebe Grüsse
Peter

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Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Sverweis von Excel auf Accesstabelle
31.07.2007 18:59:04
Excel
Hi,
es geht im Grunde leicht über Query.
Du verknüpfst die Tabelle/Abfrage mittels "Daten" - "Externe Daten" - "Neue Abfrage" -"Microsoft Access-Datenbank" - Gibst die Datenbank an, wählst die Tabelle und bevor du fertigstellst, kannst du noch im Query die Abfrage bearbeiten.
Wähle im Query "Ansicht" - "Kriterien" und schreibe im Feld KundenNr als Kriterium "[EingabeKundenNr]"
Damit hast du eine Parameter für die Abfrage geschaffen.
Wenn du die Daten nun zurück an Excel schickst, gibt es eine Schaltfläche "Parameter" wo du eine Zelle angeben kannst, woher die KUndennummer kommt. Auch automatisches Aktualisieren bei Änderung der Zelle ist möglich.
Wenn der Benutzer nun die Zelle ändert, aktualisiert sich die Abfrage. Fertig.
lg,
Sam

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AW: Sverweis von Excel auf Accesstabelle
31.07.2007 22:20:00
Excel
Hallo Sam
Vielen Dank für den wertvollen Tipp. Das ist genau was ich gesucht habe. Ich hab's schon ausprobiert es funktioniert bestens.
Ich wünsche Dir einen schönen Abend!
LG
Peter
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Infobox / Tutorial

Sverweis von Excel auf Accesstabelle


Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um von Excel auf eine Access-Datenbank zuzugreifen und die Funktion SVERWEIS zu nutzen, folge diesen Schritten:

  1. Datenbank vorbereiten: Stelle sicher, dass die Daten in der Access-Datenbank korrekt importiert sind.
  2. Excel öffnen: Starte Excel und öffne ein neues oder bereits bestehendes Arbeitsblatt.
  3. Datenabruf einrichten:
    • Gehe zu Daten > Externe Daten > Neue Abfrage > Microsoft Access-Datenbank.
    • Wähle die Access-Datenbank aus, die du verwenden möchtest.
  4. Tabelle auswählen: Wähle die Tabelle aus, die die benötigten Kundendaten enthält.
  5. Abfrage bearbeiten:
    • Klicke auf Ansicht > Kriterien und gebe im Feld KundenNr das Kriterium "[EingabeKundenNr]" ein. Damit schaffst du eine Parameterabfrage.
  6. Daten zurück nach Excel schicken: Klicke auf die Schaltfläche, um die Abfrage zu beenden und die Daten zurück nach Excel zu senden.
  7. Zelle für Parameter angeben: Du kannst eine Zelle angeben, in der die Kundennummer eingegeben wird. Aktiviere das automatische Aktualisieren bei Änderung der Zelle.
  8. SVERWEIS verwenden: In der Excel-Tabelle kannst du jetzt die SVERWEIS-Funktion nutzen, um die restlichen Informationen zu der Kundennummer abzurufen.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: Abfrage funktioniert nicht: Überprüfe, ob die Datenbank richtig verbunden ist und ob die eingegebene Kundennummer in der Access-Datenbank vorhanden ist.
  • Fehler: Zu viele Daten: Wenn du in Excel 2000 arbeitest, achte darauf, dass die maximale Zeilenanzahl nicht überschritten wird (65.536 Zeilen). In diesem Fall solltest du sicherstellen, dass du nur die erforderlichen Datensätze abrufst.
  • Fehler: Parameter wird nicht erkannt: Stelle sicher, dass du das Kriterium genau wie beschrieben eingibst. Die Schreibweise und die Verwendung der eckigen Klammern sind wichtig.

Alternative Methoden

Falls die oben beschriebene Methode nicht funktioniert, gibt es weitere Möglichkeiten:

  • ODBC-Verbindung: Du kannst eine ODBC-Verbindung einrichten, um direkt auf die Access-Datenbank zuzugreifen. Dies erfordert jedoch zusätzliche Konfiguration.
  • Daten in Excel importieren: Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Daten aus Access direkt in Excel zu importieren und dann mit SVERWEIS zu arbeiten. Dies kann jedoch die Aktualität der Daten beeinträchtigen.

Praktische Beispiele

  1. Beispiel für SVERWEIS: Angenommen, du möchtest die Adresse eines Kunden abrufen. Dein SVERWEIS könnte folgendermaßen aussehen:

    =SVERWEIS(A1;[DeineAccessTabelle];2;FALSCH)

    Hierbei ist A1 die Zelle, in der du die Kundennummer eingibst, und 2 steht für die Spalte in der Access-Tabelle, die die Adresse enthält.

  2. Beispiel für die Abfrage: In deinem Abfrage-Setup könntest du auch mehrere Kriterien angeben, um die Suche zu verfeinern.


Tipps für Profis

  • Daten regelmäßig aktualisieren: Stelle sicher, dass die Abfrage in Excel automatisch aktualisiert wird, um immer die neuesten Daten anzuzeigen.
  • Verwendung von Named Ranges: Nutze benannte Bereiche für die Zellen, die du häufig referenzierst. Das macht deine Formeln übersichtlicher.
  • SVERWEIS in Access: Wenn du mit SVERWEIS in Access arbeitest, kannst du auch die SQL-Syntax verwenden, um komplexere Abfragen zu erstellen.

FAQ: Häufige Fragen

1. Kann ich SVERWEIS auch in Access verwenden? Ja, du kannst in Access ähnliche Funktionen verwenden, allerdings nennt sich die Funktion dort DLookUp.

2. Geht das auch in Excel 365? Ja, die beschriebene Methode funktioniert auch in neueren Excel-Versionen, und du hast zusätzlich die Möglichkeit, die neuen Funktionen wie XLOOKUP zu nutzen.

3. Was ist ODBC? ODBC (Open Database Connectivity) ist ein Standardprotokoll, das es ermöglicht, auf Datenbanken zuzugreifen und sie zu verwalten.

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