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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
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Dateiverwaltung

Dateiverwaltung
02.10.2008 14:41:00
Jan
Hallo Zusammen,
wir haben bei der Arbeit dass Problem, dass jeder irgendwo seine Dateien ablegt. Keiner findet irgendetwas wieder.
Kennt einer von Euch eine Web-Seite, auf der z.B. Ideen gezeigt werden, wie man geschickt Ordner, Verzeichnisse... anlegt, damit man die auch wiederfindet und das Wichtigste, es alle gleich machen.
Ich suche quasi eine Vorlage zur Ablage von Dateien. Z.B. Jede Datei sollte mit dem Datum beginnen oder so ähnlich.
Kann mir jemand helfen? Gibt es eine DIN-Norm an der man sich halten könnte?
Vielen Dank für die "nicht"-Excel frage.
Jan

3
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Dateiverwaltung
02.10.2008 14:56:00
hary
Hallo Jan
Du kannst zb.: Excel einen Standardarbeitsordner zuweisen.
Ansonsten kaempft man umsonst gegen Unordnung.
"Ein Genie ist, wer sich im Chaos auskennt"
Gruss Hary
AW: Dateiverwaltung
02.10.2008 21:46:19
Jochen
Hallo Jan,
auch wenn es keine Excel-Frage ist, so möchte ich Dir doch antworten, denn das Problem ist mir sehr wohl bekannt. Vorab: Ich komme aus demtechnischen Beriech, im kaufmännischen mag wieder was anderes gelten ....
Bevor ihr anfangt was zu machen, solltet ihr Euch überlegen was iht genau haben wollt: Ein paar Stichworte: Gelenkte/nicht gelenkte Dokument, Dokumentenstati (ist das der Plural von Status?), also "Entwurf" (draft), "?" (reviewed), freigegeben (released) und evtl noch was wie "veraltet". Vorgabe- / Nachweisdoku, V-Model, ....
Bei großen Firmen ist es zumindest für gelenkte Dokus üblich z.B. SAP zu nutzen. Was ansonsten Sinn macht ist eine grobe Struktur: z.B. nach Projekten, Abteilungen, ....
Innerhalb dieser ersten Stufe kann man dann z.B. sortieren nach Vorgaben, und Nachweise oder auch nach Organisatorisches (Besprechungen, Protokolle ...), Fachliches, Sonstiges, ....
Für die ersten ebenen sollte die Struktur immer identisch sein, damit man intuitiv das richtige findet. Bei der Benennung der Dateien habe ich z.B. gute Erfahrung folgender Methode gemacht:
JJMMTT_Kürzel_Dateiname.Endung (Kürzel = Namenskürzel des Mitarbeiters)
So sind die Dateien automatisch chronologisch geordnet und man sieht sofort von wem denn welche Datei kommt.
Um den Bezug zu Excel herzustellen: Hier im Forum hab ich vor einiger Zeit mal was gesehen, da0 man man den kompletten Dateibaum eines Verzeichnisses in Excel einlesen kann. Das hilft evtl beim wiederfinden. Ansonten kenne ich dei Wariante, daß man sich eine Excel-Liste anleg, in der man häufig genutzte Dateien/Ordner verlinkt und so per klick darauf zugreifen kann.
Und zum Schluß: einfach mal googeln nach "Dokumentenmanagement", "Dateiverwaltung" ...
Hoffe, daß ich Dir helfen konnte.
Gruß
Joche
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