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HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
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Unterstützung fürs Ehrenamt ;-)

Unterstützung fürs Ehrenamt ;-)
26.01.2015 23:53:07
marie
Hallo und guten Abend zusammen!
Kurz das Problem geschildert: Es handelt sich um die "Verwaltung" von AG-Anmeldungen in einer Grundschule, diese werden eben ehrenamtlich organisiert.
Wir haben diverse AG-Angebote, die sich teilweise terminlich überschneiden, somit sich 'eigentich' bei der Anmeldung gegenseitig ausschließen würden. Häufig werden eben doch beide AGs angemeldet, die wir bei der Zuteilung der Zusagen gerne ausfiltern würden.
Unsere Tabelle ist derzeit so aufgebaut, dass wir in den ersten 7 Spalten Daten der Kinder haben (Vorname, Name, Klasse, Telefon, e-mail,Foto ok, OGS) in den dann folgendnen Spalten folgen im Kopf jeweils die Infos zu den einzelnen AGs und dann je Kind die Info, ob es zu dieser AG angemeldet wurde (=1) oder nicht (=leer).
Toll wäre schon ein Ergebnis, bei dem wir die "1" von der Anmeldung vielleicht farbig hinterlegt haben, wenn es bei angemeldeten AGs Überschneidungen zu anderen angemeldeten AGs (=1 in anderer AG-Spalte) gibt.
Könnte man eine solche Datenselektion schon in unserem Tabellenaufbau hinbekommen, oder müssten wir z.B. auch die einzelnen Datümer der Kurstage aufgelistet haben (bisher ist die Angabe nur in Form von Bsp. Mo 20.04. - 11.05.15 zur Verfügung.
Hoffe, das Problem hinreichend beschrieben zu haben und freue mich auf Hilfestellungen auf 'Basisniveau' ;-) DANKE SCHÖN!!!

12
Beiträge zum Forumthread
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Betreff
Datum
Anwender
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Das Entscheidende für diese Aufgabe kann ...
27.01.2015 02:47:19
Luc:-?
…sein, wie eine Überschneidung definiert wird, Marie;
je nachdem wie das geschieht/geschehen soll, kann die Lösung (mit BedingtFormatierung!) sehr einfach oder auch recht komplex sein. Wenn man das AG-Termin-Bsp so interpretiert, dass diese AG im genannten Zeitraum stets nur an einem Montag stattfindet, und man außerdem voraussetzt, dass der TageszeitRahmen bei allen AGs annähernd gleich ist, weil er vom täglichen Stundenplan abhängt, kann man davon ausgehen, dass alle AGs, die in ähnlichem Zeitraum ebenfalls an einem Montag stattfinden, zeitlich inkompatibel zu dieser AG sind. Dann müssten nur alle Anmeldungen zu AGs, die untereinander inkompatibel (könnte sich auf den Wochentag oder den GesamtZeitraum beziehen) sind addiert wdn. Ist diese Summe (als Regel der BedingtFormatierung notiert) bei einem Schüler >1, kann darauf die BedingtFormatierung mit RotFärbung der in die Summe eingegangenen Zellen (und evtl auch noch des SchülerNamens oder gar der ganzen Zeile) reagieren.
Da wir das aber definitiv nicht wirklich wissen können, wird sich dabei niemand hier festlegen wollen, solange du keine realistische BspDatei zV stellst (File-Upload ist hier möglich → s.Button im FormularKopf!).
Eine ZR-Angabe lt deinem Bsp, Mo 20.04. - 11.05.15, ist ausreichend, wenn definitiv klar ist, wie sie zu interpretieren ist → als täglich oder nur montags im Gesamt-ZR. Hier würde ich von Letzterem ausgehen, weil sowohl Anfangs- als auch EndTag Montage sind. Wenn eine weitere AG ebenfalls montags, aber bspw von Mo 23.03. - 8.06.15 stattfindet, muss die AnmeldungsSumme dieser beiden AGs gebildet wdn, um eine Anmeldung zu beiden rot zu kennzeichnen. Überschneiden sich nur die WoTage, aber nicht die Zeiträume, muss das nicht erfolgen. Das kann dann aber in der Planung vorab festgelegt wdn, so dass die Regel für die RotFärbung einfach gehalten und gleich mit festgelegt wdn kann.
Übrigens setze ich hierbei voraus, dass die Anmeldung pro Schüler und pro AG notiert wird, also auch pro AG eine Spalte dafür zV steht. Soll nur eine SignierSpalte verwendet wdn, kann in dieser auch eine Folge von 1 und 0 notiert wdn, was aber noch notations­fehler­anfälliger wäre als Einzel­Spalten und außerdem die Formatierungs­Regel-Formel verkomplizieren würde.
Morrn, Luc :-?

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AW: Das Entscheidende für diese Aufgabe kann ...
27.01.2015 08:22:35
marie
Hallo nochmal!
Stimmt wohl, am konkreten Beispiel erklärt es sich ´wohl leichter: hier der Upload:
https://www.herber.de/bbs/user/95300.xlsx
Im oberen Teil hatte ich mal zum Ausprobieren die Einzeldaten herausgeschrieben und ausprobiert ... noch nicht sehr erfolgreich :-(
DANKE schon mal vorab für die freudliche Hilfe!!
marie

AW: Das Entscheidende für diese Aufgabe kann ...
27.01.2015 08:46:53
marie
insgesamt war ich wohl zu ungenau und versuche daher noch etwas zu erklären:
grundsätzlich finden die einzelnen AGs am gleichen Wochentag, wobei der TageszeitRahmen der einzelnen Ags bspw. am Montag unterschiedlich sein kann, so dass es im Einzelfall zeitlich passen kann, zwei AGs an einem Nachmittag zu machen. (Wie sinnvoll so was ist ... sei mal dahingestellt, wird aber durchaus gemacht) ... die Uhrzeitfrage hatte ich in meinen Überlegungen aber bisher außen vor gelassen, um es nicht zu komplizeirt werden zu lassen.
Mein (laienhafter!) Gedanke war der:
ich schaue, in welcher Spalte ein Kind eine Anmeldung (=1)hat, gehe dann in den Bereich der Einzeldaten und prüfe, ob die Einzeldaten in den Nachbarspalten der Montage nochmal vorkommen und gehe falls ja wieder 'runter in die Datenzeile des Kindes und prüfe, ob das Kind auch in dieser Spalte eine Anmeldung (=1) stehen hat. Falls Ja, färbe ich in den beiden Zellen den Hintergrund orange und weiß dann bei der Kurszusage: Achtung ich darf nur einen der beiden zusagen!
Auf Basis dieser großen Tabelle filtern wir uns dann die Anmeldungen pro Kurs raus und hätten dann durch die Färbung den Hinweis, dass das Kind in dem Kurs eine Überschneidung hat ... dann würde evtl. ein anderes Kind eher die Zusage erhalten.
.... ich hoffe, das ist noch etwas deutlicher geworden was wir wollen bzw. brauchen
VG, marie

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AW: Das Entscheidende für diese Aufgabe kann ...
27.01.2015 13:59:33
ede
Hallo Marie,
per Formel habe ich leider keinen Ansatz gefunden. Wenn Dir mit vba geholfen wäre, dann teste mal die Beispieldatei. Im Tabellenbaltt "Original" sind Deine Daten, im Tabellenblatt "TESTDATEN" ist der Inhalt der Tabelle etwas geändert worden und der vba-Code hinzugefügt.
ich lass die Frage mal auf offen, evt hat jemand eine Lösung ohne vba.
Gruss
Ede
https://www.herber.de/bbs/user/95316.xlsm

Ja, das kann man so machen, wobei ich hier ...
27.01.2015 22:03:52
Luc:-?
…eine BedingtFormatierung vorziehen würde, Marie,
denn die macht das automatisch, wenn sie eine entsprd, als Fml angegebene Regel hat. Falls nur die Wochentage überprüft wdn sollen, ist das auch recht einfach mit einer SummenFml über den dem jeweiligen WochenTag in Zeile 1 entsprd Zeilen-/SpaltenBereich des Schülers zu bewerkstelligen. Dabei wird dann nicht mal VBA benötigt.
Sollen allerdings auch noch die Zeiten überprüft wdn, wird's komplizierter und ich würde im Interesse einer möglichst einfachen FmlGestaltung auf VBA-gestützte UDFs (benutzerdefinierte Fktt) zurückgreifen. Man kann das dann auch so lösen, dass in einer zusätzlichen Zeile eine lfdNr nebst der lfdNrn aller AGs, die sich zeitlich mit dieser überschneiden, angegeben wird. Das kann per Fml oder manuell gemacht wdn.
Ansonsten setze ich voraus, dass dieser Plan halbjährlich aufgestellt wird und deshalb ein DatumsAbgleich nicht erforderlich ist. Außerdem setze ich voraus, dass AGs mit 2 Zeiträumen an einem Tag wie zB Feuerwache einander nur wiederholen und somit die zeitlich mögliche Teilnahme zu beiden Zeiträumen nicht sinnvoll ist. Ggf sind das auch AusweichZeiten, um eine gewisse TeilnahmeFlexibilität zu erreichen und beide AGs sind eigentlich nur eine, die so eine größere TeilnehmerZahl vertragen kann. Hier wäre also eine ZeitraumUnterscheidung nicht erforderlich.
Außerdem gehe ich davon aus, dass eine AG-Teilnahme an nur einem Tag nicht sinnvoll ist, so dass auch der EinzelDatumsVgl irrelevant wäre. Hätte aber jeder dieser Tage das gleiche Pgm, könnte die Teilnahme an nur einem Tag durchaus sinnvoll sein. Aber idR geht es bei AGn ja um kontinuierliche Mitarbeit an allen bzw möglichst vielen der VeranstaltungsTage.
Falls du die Regel nicht hinbekommst, fertige ich dir mal 1-2 Bspp an bzw teile dir diese dann mit.
Gruß, Luc :-?
Besser informiert mit …

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AW: Ja, das kann man so machen, wobei ich hier ...
28.01.2015 07:28:30
ede
Hallo Luc,
dann stelle doch bitte deine "1-2 Bspp" hier fürs Forum ab, andere habe bestimmt auch Interesse daran, Danke!
Gruss
ede

Auf Grund meiner Annahmen und deines ...
28.01.2015 12:00:59
Luc:-?
…MindestBedarfs, Marie,
nenne ich dir hier mal nur eine fktionierende RegelFml für die BedingtFormatierung, die du unter dem letzten MenüPkt anlegen musst:
=UND(H$1="Montag";H23=1;SUMMEWENN($H$1:$AY$1;H$1;$H23:$AY23)>1)
Das =-Zeichen muss miteingetragen wdn, sonst macht Xl daraus einen Text wie bei deinem untauglichen Versuch (außerdem hattest du wohl die Logik-Fktt falsch eingesetzt).
Du musst dann noch 4 weitere Bedingungen mit gleicher RegelFml eintragen, die sich nur in der Angabe des Wochentags unterscheiden. Das setzt natürlich voraus, dass H1:AY1 vollständig ausgefüllt ist!
Bei Bedarf kann ich auch noch eine UDF-haltige Fml für die generelle Ermittlung der AG-Inkompatibilität angeben, die in dieser einfachen Variante aber nicht wirklich benötigt wird, denn sie führt, nur pro AG zusammengefasst, zu quasi gleichen Ergebnissen, solange hier nicht auch noch ein ZeitVgl eingeführt wird, den ich aber nicht für unbedingt erforderlich halte.
Gruß, Luc :-?
PS@Ede: Reicht dir das?

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AW: Auf Grund meiner Annahmen und deines ...
28.01.2015 12:34:30
ede
funktioniert leider nicht Deine Formel, für mich "reicht es"

In der BspDatei fktt sie, ...
28.01.2015 12:52:39
Luc:-?
…Ede,
was meinst du wohl wie ich die ermittelt habe?! :-[
Natürlich muss bei Eintrag in die 1.Zelle des relevanten Bereichs zuvor der GesamtBereich ausgewählt wdn, damit der GeltungsBereich richtig angegeben wird. Wenn du das nicht hinkriegst, hast du halt zuwenig Ahnung von der BedingtFormatierung!
Mahlzeit!

Arbeit umsonst? Nicht mehr benötigt? :-( owT
29.01.2015 14:29:16
Luc:-?
:-?

AW: Arbeit umsonst? Nicht mehr benötigt? :-( owT
30.01.2015 05:59:01
marie
Umsonst - auf keinen Fall! Bin die letzten Tage nicht wirklich dazu gekommen ..... tüftle aber noch!
Auf alle Fälle schon mal herzlichen Dank für die Hilfestellungen!

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Deine MindestAnforderung ist erfüllt, ...
30.01.2015 11:08:35
Luc:-?
…Marie,
was musst du da noch tüfteln?
Gruß, Luc :-?

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