Aktenzeichen richtig sortieren in Excel
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um die Aktenzeichen in der Form 34/03, 65/99 usw. zu sortieren, kannst Du eine Hilfsspalte nutzen. Hier ist eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung:
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Hilfsspalte einfügen: Füge zwei neue Spalten rechts von der Spalte mit den Aktenzeichen ein (z.B. Spalte B und C).
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Formel in der Hilfsspalte: Verwende die folgende Formel in Zelle B1 (oder der ersten Zelle der Hilfsspalte):
=WENN(UND(RECHTS(A1;2)*1>=0;RECHTS(A1;2)*1<100);1900+RECHTS(A1;2);2000+RECHTS(A1;2))
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Erste Hilfsspalte befüllen: Ziehe die Formel nach unten, um alle Aktenzeichen zu erfassen.
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Sortierung: Wähle alle Daten aus, inklusive der Hilfsspalten. Gehe zu Daten > Sortieren, wähle zuerst die Hilfsspalte (Jahr) absteigend und dann die zweite Hilfsspalte (laufende Nummer) aufsteigend.
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Hilfsspalten löschen: Lösche die Hilfsspalten nach der Sortierung, um die Übersichtlichkeit zu wahren.
Häufige Fehler und Lösungen
Alternative Methoden
Falls Du eine VBA-Lösung bevorzugst, kannst Du den folgenden Code verwenden. Dieser sortiert die Aktenzeichen automatisch:
Public Sub Aktenzeichen_sortieren()
Dim lLetzte As Long
Dim lZeile As Long
Dim vTemp As Variant
Application.ScreenUpdating = False
With ThisWorkbook.Worksheets("Tabelle1")
lLetzte = .Cells(.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
.Columns("A:A").Insert Shift:=xlToRight
.Columns("A:A").Insert Shift:=xlToRight
For lZeile = 1 To lLetzte
vTemp = Split(.Range("C" & lZeile).Value, "/")
.Range("A" & lZeile).Value = IIf(Val(vTemp(1)) > 50, 1900 + Val(vTemp(1)), 2000 + Val(vTemp(1)))
.Range("B" & lZeile).Value = vTemp(0)
Next lZeile
.Range("A1:B" & lLetzte).Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending, Key2:=Range("B1"), Order2:=xlAscending, Header:=xlNo
.Columns("A:B").Delete Shift:=xlToLeft
End With
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
Füge diesen Code in ein allgemeines Modul ein und führe ihn über Alt + F8 aus.
Praktische Beispiele
Stell Dir vor, Du hast folgende Aktenzeichen in Spalte A:
34/03
65/99
25/02
Nach Anwendung der obigen Anweisungen solltest Du die Aktenzeichen in folgender Reihenfolge erhalten:
65/99
25/02
34/03
Die Sortierung zeigt, dass die jüngsten Aktenzeichen jetzt am Ende der Liste stehen.
Tipps für Profis
- Nutze die Filterfunktion in Excel, um nur bestimmte Jahrgänge anzuzeigen.
- Wenn Du regelmäßig mit Aktenzeichen arbeitest, speichere die Hilfsspalte als Vorlage für zukünftige Projekte.
- VBA kann auch automatisch bei der Eingabe der Aktenzeichen Trigger auslösen, die die Sortierung sofort durchführen.
FAQ: Häufige Fragen
1. Frage
Kann ich die Sortierung auch ohne Hilfsspalten durchführen?
Antwort: Nein, ohne Hilfsspalten wird die Sortierung der Aktenzeichen nicht korrekt funktionieren, da Excel die Werte als Text interpretiert.
2. Frage
Funktioniert diese Anleitung in jeder Excel-Version?
Antwort: Ja, die beschriebenen Methoden sollten in den meisten modernen Excel-Versionen funktionieren, solange Du mindestens Excel 2007 verwendest.