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Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren

Forumthread: Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren

Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren
30.12.2015 13:42:00
Marcus

Hallo Forum,
ich möchte (naja, eher "ich muss") die Ausgabe von Schlüsseln in Excel dokumentieren. Da es für die Kollegen so einfach wie möglich sein soll, dachte ich an mehrere Formulare mit entsprechenden Feldern.
Also hab ich ein Formular "Ausgabe" und ein Formular "Rüchnahme" erstellt, die Daten werden in einem Tabellenblatt gespeichert:
AusgabeDatum - AusgabeZeit - Name - Abteilung - SchlüsselNr - RücknahmeDatum - RücknahmeZeit
Nun möchte ich bei der Ausgabe prüfen, ob der Schlüssel bereits ausgegeben ist (ein Schlüssel kann ja nur dann ausgegeben werden, wenn er auch da ist.
Die Schlüsselbezeichnung kann der Mitarbeiter aus einem Kombinationsfeld auswählen.
Also müsste beim Ereignis "cmbSchlüsselNr_Change()" geprüft werden ob der gewählte Wert aus dem Kombinationsfeld bereits vorhanden ist UND ein Rückgabe-Datum eingetragen ist.
Wie kann ich das mit VBA sinnvoll lösen? Hat jemand eine Idee?
Mit besten Grüßen
Marcus

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11
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren
30.12.2015 16:00:37
Hajo_Zi
Hallo Marcus,
schreibe nur die Schlüssel in die Combobox die vorhanden sind.

AW: Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren
30.12.2015 16:28:15
Marcus
Hallo HaJo,
es sind alle vorhanden Schlüssel in der Combo aufgelistet. Aber die Liste dient als Nachweis wer wann welchen Schlüssel hatte. Also kann auch ein Schlüssel ausgewählt werden welcher bereits ausgegeben ist...
Gruß Marcus

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AW: Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren
30.12.2015 16:30:45
Hajo_Zi
Hallo Marcus,
wenn ein Schlüssel ausgegeben ist, kann er nicht vorhanden sein. Das sehe ich aber bestimmt falsch und bin darum raus.
Gruß Hajo

AW: Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren
30.12.2015 16:55:01
olga
Hallo Marcus,
da hat Hajo recht, wenn der Schlüssel ausgegeben ist, dann soll er nicht in der ComboBox vorhanden sein.
Die Combobox muß mit einer Abfrage eingelsen werden = AusgabeDatum <> "" dann ComboBox füllen.
Gruß
Olga

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AW: Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren
30.12.2015 17:09:13
Marcus
Jetzt habe ich es verstanden...
Wie kann ich aber die Abfrage gestalten?
Grundsätzlich habe ich ja "Schlüssel 1", "Schlüssel 2", usw. Die Auswahl Box muss ja in dem Falle, dass alle Schlüssel da sind und nicht ausgegeben sind auch alle Schlüssel enthalten...
Sorry, ich sehe gerade den Wald vor lauter Bäumen nicht :-(

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AW: Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren
30.12.2015 17:02:02
Marcus
Hallo HaJo,
jetzt verstehe ich was du meinst:
Ich hole mir die Schlüssel aus einer Übersicht und packe sie in die Combo. Du meinst die Schlüssel aus der Liste holen welche ausgegeben sind. Gute Idee!
Wie könnte so etwas aussehen?

AW: Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren
30.12.2015 17:02:30
Marcus
Hallo HaJo,
jetzt verstehe ich was du meinst:
Ich hole mir die Schlüssel aus einer Übersicht und packe sie in die Combo. Du meinst die Schlüssel aus der Liste holen welche ausgegeben sind. Gute Idee!
Wie könnte so etwas aussehen?

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AW: Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren
30.12.2015 18:17:57
olga
Hallo Marcus,
bin zwar auch kein Excel Profi aber ich würde es so machen.
Leider kenne ich Deine Datei nicht.
Gruß
Olga
https://www.herber.de/bbs/user/102495.xlsm

AW: Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren
30.12.2015 19:45:47
Marcus
Hallo Olga,
das wäre schon so wie ich es mir vorstellen würde. Leider sieht meine Datei etwas anders aus:
https://www.herber.de/bbs/user/102502.xlsm
Da ich eine generelle Auswahlliste benötige (also welche Schlüssel zu Beginn des Tages hängen im Schrank) fülle ich die Combo beim Aufrufen des Formulars...
Gruß Marcus

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AW: Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren
30.12.2015 22:55:58
olga
Hallo Marcus,
habe Deine Datei etwas umgebaut.
Du hattest keine Tabelle für die Rückgabe.
Du kannst ja etwas ausprobieren.
z.B Kann mann sich die Zeitauswahl sparen indem man
.Cells(ii, 2) = Format(Me.cboDatAus, "dd.mm.yyyy") & " | " & Format(Time, "hh:mm:ss")
eingibt.
Viel Spaß noch!
Gruß
Olga
https://www.herber.de/bbs/user/102504.xlsm

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AW: Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren
31.12.2015 12:44:09
Marcus
Hallo Olga,
"etwas umgebaut" ist leicht untertrieben ;-)
Vielen Dank für Deine Mühe!
Ich versuche das mal alles nachzuvollziehen und probiere damit ein wenig rum!
VG Marcus

;
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Infobox / Tutorial

Schlüsselausgabe in Excel dokumentieren

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Erstelle die Schlüsselliste: Beginne mit der Erstellung einer Schlüsselliste in Excel. Diese Liste sollte alle verfügbaren Schlüssel enthalten. Du kannst eine Schlüsselliste Vorlage Excel nutzen, um den Prozess zu vereinfachen.

  2. Formular für die Schlüsselausgabe: Erstelle ein Schlüsselausgabe Formular Excel, das die notwendigen Felder enthält:

    • AusgabeDatum
    • AusgabeZeit
    • Name des Mitarbeiters
    • Abteilung
    • SchlüsselNr
    • RücknahmeDatum
    • RücknahmeZeit

  3. Kombinationsfeld einfügen: Füge ein Kombinationsfeld für die Schlüsselbezeichnung ein. Hier sollte die Auswahl nur die Schlüssel zeigen, die verfügbar sind.

  4. VBA-Code für die Prüfung: Nutze VBA, um beim Ereignis cmbSchlüsselNr_Change() zu überprüfen, ob der gewählte Schlüssel bereits ausgegeben wurde. Hier ein einfaches Beispiel:

    Private Sub cmbSchlüsselNr_Change()
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("DeineTabelle") ' Passe den Tabellennamen an

    Dim keyFound As Boolean
    keyFound = False

    ' Suche nach dem Schlüssel in der Liste
    For Each cell In ws.Range("A2:A100") ' Passe den Bereich an
        If cell.Value = cmbSchlüsselNr.Value And cell.Offset(0, 5).Value = "" Then ' Spalte für RücknahmeDatum
            keyFound = True
            Exit For
        End If
    Next cell

    If keyFound Then
        MsgBox "Dieser Schlüssel ist bereits ausgegeben."
    End If
End Sub

  5. Daten speichern: Stelle sicher, dass die Daten aus dem Formular in einem Tabellenblatt gespeichert werden, um eine Schlüsselausgabeliste Excel zu führen.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: Schlüssel nicht gefunden
    Lösung: Überprüfe den Bereich, in dem nach dem Schlüssel gesucht wird. Achte darauf, dass die Spalte für die Schlüsselnummer korrekt angegeben ist.

  • Fehler: Rücknahmedatum wird nicht erkannt
    Lösung: Stelle sicher, dass das Rücknahmedatum korrekt in der richtigen Spalte eingetragen wird. Prüfe auch die Formatierung der Zelle.

Alternative Methoden

Falls du kein VBA verwenden möchtest, kannst du auch die Datenüberprüfung in Excel nutzen. Setze eine Datenüberprüfung für das Kombinationsfeld, die nur die verfügbaren Schlüssel anzeigt. Du kannst dabei eine schlüsselliste vorlage verwenden, um die Eingabewerte zu definieren.

Praktische Beispiele

  1. Schlüsselausgabe für Mitarbeiter: Du kannst eine Schlüsselliste Mitarbeiter Vorlage erstellen, in der jeder Mitarbeiter seine ausgegebenen Schlüssel dokumentiert.

  2. Verwendung von Dropdown-Listen: Statt ein Kombinationsfeld zu verwenden, kannst du auch Dropdown-Listen in Excel nutzen, um die Auswahl der Schlüssel zu erleichtern.

Tipps für Profis

  • Automatisierung: Du kannst Makros verwenden, um den Prozess der Schlüsselausgabe noch weiter zu automatisieren.
  • Vorlage für Schlüsselausgabe: Erstelle eine schlüsselausgabeblatt Excel, das du für zukünftige Ausgaben als Vorlage verwenden kannst.
  • Regelmäßige Backups: Vergiss nicht, regelmäßig Sicherungskopien deiner Schlüsselverwaltung Excel zu erstellen, um Datenverluste zu vermeiden.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich sicherstellen, dass ein Schlüssel nur einmal ausgegeben wird?
Du kannst VBA verwenden, um beim Auswählen eines Schlüssels im Kombinationsfeld zu überprüfen, ob das Rücknahmedatum leer ist.

2. Gibt es eine kostenlose Vorlage für die Schlüsselliste?
Ja, viele Websites bieten kostenlose schlüsselverwaltung excel vorlagen an. Suche nach „schlüsselverwaltung excel schlüsselliste vorlage excel kostenlos“, um eine passende Vorlage zu finden.

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