Speichern unter als PDF mit Zähler gleichen Namen
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um ein Excel-Dokument als PDF zu speichern und sicherzustellen, dass der Dateiname mit einem Zähler versehen wird, folge diesen Schritten:
- Öffne dein Excel-Dokument und drücke
ALT + F11
, um den VBA-Editor zu öffnen.
- Füge das folgende VBA-Skript in ein neues Modul ein:
Sub Speichern_unter_als_PDF()
Dim varFilename As Variant
Dim Dateiname As String
Dim Zähler As Long
Do
Zähler = Zähler + 1
Dateiname = Range("E24").Value & Format(Date, "_ddmmyyyy_") & Range("I55").Value & Zähler & ".pdf"
Loop Until Dir(Dateiname, vbNormal) = ""
varFilename = Application.GetSaveAsFilename(InitialFileName:=Dateiname, FileFilter:="PDF(*.pdf),*.pdf", Title:="als PDF speichern")
If varFilename <> False Then
ActiveWorkbook.Worksheets("Erfassung").ExportAsFixedFormat xlTypePDF, Filename:=varFilename, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=True
End If
End Sub
- Passe die Zellreferenzen (
E24
und I55
) nach Bedarf an.
- Schließe den VBA-Editor und führe das Makro aus.
Jetzt wird beim Speichern als PDF jeder neue Dateiname inkrementell angepasst.
Häufige Fehler und Lösungen
Alternative Methoden
Wenn du eine einfachere Methode bevorzugst, um eine Excel-Datei als PDF zu speichern, kannst du auch die integrierte "Speichern unter" Funktion nutzen:
- Gehe zu
Datei
> Speichern unter
.
- Wähle den Dateityp
PDF
aus.
- Vergib einen Namen und klicke auf
Speichern
.
Diese Methode hat jedoch den Nachteil, dass sie keinen Zähler automatisch hinzufügt.
Praktische Beispiele
Angenommen, du hast ein Excel-Dokument, das eine Liste von Verkäufen enthält. Du möchtest jeden Monat ein PDF erstellen, das den Verkaufsbericht enthält und sicherstellen, dass die PDFs korrekt benannt und nummeriert sind. Mit dem oben genannten VBA-Skript kannst du dies automatisieren, sodass die Dateinamen stets eindeutig sind, z.B.: Verkaufsbericht_01012023_1.pdf
, Verkaufsbericht_01012023_2.pdf
, usw.
Tipps für Profis
- Variablen anpassen: Füge zusätzliche Variablen für die Benutzeranpassung hinzu, um das Skript flexibler zu gestalten.
- Fehlerbehandlung einfügen: Implementiere Fehlerbehandlungsroutinen im VBA-Code, um unerwartete Fehler während des Speicherns abzufangen.
- Automatisierung: Du kannst das Skript so anpassen, dass es automatisch beim Schließen der Datei oder beim Klicken auf einen Button ausgeführt wird.
FAQ: Häufige Fragen
1. Warum funktioniert mein Makro nicht?
Prüfe, ob das Makro korrekt in ein Modul eingefügt wurde und ob die Zellreferenzen richtig sind.
2. Kann ich das PDF direkt in einen bestimmten Ordner speichern?
Ja, du kannst den Pfad in der GetSaveAsFilename
-Methode angeben, um das PDF an einem bestimmten Ort zu speichern.
3. Wie kann ich PDFs zusammenführen?
Dafür benötigst du zusätzliche Software oder VBA, um mehrere PDFs zusammenzuführen, da Excel diese Funktion nicht standardmäßig bietet.
Mit diesen Anleitungen und Tipps solltest du in der Lage sein, dein Excel-Dokument erfolgreich als PDF zu speichern und dabei einen Zähler für den Dateinamen zu verwenden.