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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
Inhaltsverzeichnis

gruppierter Serienbrief

gruppierter Serienbrief
14.03.2018 20:08:34
Mariann
Hallo,
ich muss einen Serienbrief schrieben, in dem den Eltern pro Kind mitgeteilt wird an welchen Ständen sie welche Schichten bei einer Veranstaltung übernehmen möchten.
Mein Fixpunkt ist der Name des Kindes. Nun habe ich viele Stunden experimentiert und recherchiert und bekomme es nicht zum Laufen. Ich glaube, dass es unter Umständen ein Problem ist, weil ich viele Informationen pro Dienst mitzuteilen habe.
Hier habe ich ein verfremdetes Beispiel der Datenquelle hochgeladen:
https://www.herber.de/bbs/user/120424.xlsx
Der Serienbrief soll dann wie folgt aufgebaut sein:
Name des Kindes
Name Art der Tätigkeit: Fr Sa 1 Sa 2 Sa 3 So 1 So 2 So 3 von - bis Stunden Handzeichen
Name Art der Tätigkeit: Fr Sa 1 Sa 2 Sa 3 So 1 So 2 So 3 von - bis Stunden Handzeichen
Name Art der Tätigkeit: Fr Sa 1 Sa 2 Sa 3 So 1 So 2 So 3 von - bis Stunden Handzeichen
Über Lösungstipps würde ich mich sehr freuen.
VG Mariann

12
Beiträge zum Forumthread
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Datum
Anwender
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AW: gruppierter Serienbrief
15.03.2018 06:09:16
Bernd
Moin,
warum erstellst Du Dir nicht eine Word Vorlage und holst die Daten mittels Serienbrief aus
Deiner Exceldatei?
MfG Bernd
AW: gruppierter Serienbrief
15.03.2018 12:43:21
Niclaus
Hallo Mariann
Jedes Kind soll ein Word-Doc erhalten: Habe ich Dich richtig verstanden? Das sollte dann gemäss Deiner Excel-Beispielstabelle 4 Briefe ergeben.
Für 4 Briefe brauchst Du in Excel 4 Datensätze, Du hast aber 17 Datensätze. Du musst für jedes Kind alle nötigen Daten in einer einzigen Zeile aufführen. Du musst also Deine Tabelle ganz anders aufbauen.
Was ich nicht verstehe, ist die Spalte A. Sind das die Eltern? Hat "Depp, doof" drei Eltern? Depp, Danny / Depp, Dirk / Blümmel, Edith?
Und was bedeutet das Handzeichen in "von - bis Stunden Handzeichen"
Mach doch mal von Hand zwei, drei Word-Docs, damit man sieht, wie denn der Serienbrief ausschauen sollte. Dann kann man Dir vielleicht besser helfen.
Grüsse Niclaus
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AW: gruppierter Serienbrief
15.03.2018 15:48:54
Mariann
Hallo Niclaus,
in word gibt es auch die Möglichkeit mehrere Zeilen auf einer Seite auszuweisen. Ich glaube das heißt "Verzeichnis". Ich kapiere nur nicht, wie ich es hinbekommen soll. Habe zum Beispiel damit experimentiert:
https://www.herber.de/bbs/user/120445.doc
aber es funktioniert einfach nicht.
Ich kann nicht manuell pro Kind eine Zeile aufbauen, weil die Originaldatei 500 Zeilen aufweist. Wobei sich manche für einen und manche für sieben Dienste eingetragen haben. Dabei ist es egal ob Vater, Mutter, Tante, Onkel, Opa oder Oma. Die geleisteten Stunden werden pro Kind addiert. Das "Handzeichen" ist letztendlich nur eine Überschrift, wo an der jeweiligen Tätigkeit abgezeichnet wird, das derjenige seinen Dienst erledigt hat.
VG Mariann
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AW: gruppierter Serienbrief
15.03.2018 16:55:47
Niclaus
Hallo Mariann
Du hast recht: Ich ziehe alles zurück und behaupte das Gegenteil! Aber ich muss mich zuerst einmal in dieses Thema vertiefen.
Grüsse Niclaus
AW: gruppierter Serienbrief
15.03.2018 18:07:11
Robert
Hallo Mariann,
ich habe mal einen entsprechenden Serienbrief erstellt. Den musst Du nur noch mit Deiner Excel-Datei (Tabelle1) verbinden. Schau ihn Dir mal an.
https://www.herber.de/bbs/user/120448.doc
In folgendem YouTube-Video ist das ganze auch anschaulich erklärt:
https://www.youtube.com/watch?v=w5owTBobPQM
Gruß
Robert
AW: gruppierter Serienbrief
16.03.2018 14:57:21
Niclaus
Super! Vielen Dank für den Link!
Niclaus
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AW: gruppierter Serienbrief
16.03.2018 15:05:45
Mariann
Hallo Robert,
das passt perfekt. Vielen Dank! Ich habe die restlichen Informationen ergänzt und kann nun gut damit arbeiten.
Hast Du evtl. noch eine Idee, wie ich die leeren Zeilen in der Tabelle unterdrücken kann?
VG Mariann
AW: gruppierter Serienbrief
16.03.2018 18:36:31
Robert
Hallo Mariann,
da muss man etwas tricksen und ein paar Erklärungen vorausschicken. Wenn man statt Serienbrief beim Klick auf "Seriendruck starten" Verzeichnis auswählt, erhält man ein Serienbriefdokument, in dem Word alle Datensätze nacheinander einfügt. Wenn ich darin also eine Tabellenzeile mit den Serienbrieffeldern einfüge, erstellt Word ein Dokument mit einer Tabelle und allen Datensätzen.
Alle Angaben in der Vorlage werden allerdings wiederholt. D. h. sollte die Tabelle eine Überschriftenzeile haben, würde auch diese wiederholt. Deshalb wandert in der von mir erstellten Datei die Überschriftenzeile in den Kopfzeile des Dokumentes. Damit die Spaltenbreiten passen, müssen die in der Überschriftenzeile sowie in der Tabellenzeile im Hauptdokument fix eingestellt sein. Alle Angaben, die für jedes Kind einmal, aber nicht für jeden Arbeitseinsatz einzeln, in dem Dokument erscheinen sollen, müssen in der Kopf- oder Fußzeile des Dokumentes untergebracht werden.
Damit aber für jedes Kind eine Seite erstellt wird, füge ich eine Wenn-Abfrage ein (siehe auf Seite 2 der angehängten Datei), die das Datenbankfeld Check prüft und bei einer 1 (letzter Eintrag für das Kind) ein Absatzzeichen einfügt. Dieses Absatzzeichen ist über "Absatz" - "Zeilen- und Seitenumbruch" mit einem "Seitenumbruch oberhalb" formatiert. Du kannst diesen ganzen Ansatz auch mit der Schriftgröße 1 Punkt formatieren, dann fällt er kaum auf.
https://www.herber.de/bbs/user/120473.doc
Gruß
Robert
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AW: gruppierter Serienbrief
17.03.2018 11:36:15
Niclaus
Grüezi Robert
Ich habe Dein 120473.doc heruntergeladen. Ich habe zwei Sachen dazu:
a) Ich sehe in dem erwähnten doc keine Seite 2.
b) Du hast den Namen des Kindes in die Kopfzeile eingefügt. Bei mir ist es nun so: Wenn ich den Seriendruck starte, erscheint zwar für jedes Kind eine "Verzeichnis"-Seite. Aber in der Kopfzeile erscheint auf allen Seiten unter "Name des Kindes" immer der Name des ersten Kindes der Excel-Tabelle: "Adam, Alex". Word 2013.
Grüsse Niclaus
AW: gruppierter Serienbrief
17.03.2018 14:44:17
Robert
Hallo Niclaus,
stimmt leider! Da habe ich etwas voreilig gedacht, ich hätte die Lösung, ohne genau hin zu sehen. Der Fehler liegt daran, dass man nicht einen Seitenwechsel einfügen muss sondern ein Abschnittswechsel. Bei einem Seitenwechsel bleibt die Kopfzeile ja gleich, erst bei einem Abschnittswechsel wird eine neue Kopfzeile erstellt (wenn es nicht anders formatiert ist). In anhängender Datei habe ich das korrigiert.
Die Seite 2 siehst Du erst, wenn Du Dir mit der Tastenkombination ALT+F9 die Felder statt die Feldergebnisse anzeigen lässt.
https://www.herber.de/bbs/user/120487.doc
Gruß
Robert
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AW: gruppierter Serienbrief
17.03.2018 17:26:21
Niclaus
Grüezi Robert
Ich habe in Deinen drei Beiträgen zum Thema Serienbrief mehr gelernt als je zuvor! Zum Beispiel, dass man in eine Wenn/Dann-Regel einfach so einen Abschnittswechsel einfügen kann! Vielen Dank.
Eine allerletzte pingelige Frage noch: Bei Deiner Version 120487.doc gibt es am Schluss der Auswertung eine leere Seite - die muss es ja geben wegen MERGEFIELD Check = 1. Kann man diese leere Seite unterbinden?
Ich habe es versucht und habe in der xls-Tabelle in der Spalte "Check" den letzten Eintrag auf "0" gesetzt. Das Ergebnis ist aber noch schlimmer: Es gibt dann zwar keine leere Seite mehr. Die letzte Seite des Seriendruckes zeigt dann zwar die Daten von D. Depp an. ABER: Der Name des Kindes in der Kopfzeile ist dann Alex Adam.
Hast Du eine Erklärung dafür, wie es dazu kommen kann?
Noch einmal vielen Dank und viele Grüsse Niclaus
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AW: gruppierter Serienbrief
18.03.2018 16:05:22
Robert
Hallo Niclaus,
freut mich, wenn ich Dir schon mal bisher etwas helfen konnte.
Als Erklärung für den von Dir geschilderten Sachverhalt:
Die Informationen über Seitenformatierungen (Format, Ausrichtung, Ränder usw. auch Infos über die Kopf-/Kopfzeilen) speichert Word unsichtbar in dem letzten Absatzzeichen eines Dokumentes, deshalb kann man das auch nicht löschen (z. B. nach einer Tabelle am Ende des Dokumentes). Besteht ein Dokument aus mehreren Abschnitten, die ja alle verschieden formatiert sein können, werden die Infos in den jeweiligen Abschnittswechseln gespeichert. Außer beim letzten Abschnitt. Da folgt ja kein Abschnittswechsel mehr, also sind die Daten dann im letzten Absatzzeichen gespeichert.
Beim Erstellen des Serienbriefes erhält also das letzte Absatzzeichen direkt mit dem ersten Datensatz die Info mit den Formatierungen von "Alex Adam". Dann werden verschiedene Abschnittswechsel eingefügt, am Schluss aber keinen mehr. Deshalb nimmt Word die im letzten Absatzzeichen gespeicherten Infos von "Alex Adam" über die Kopfzeilen.
Beheben kann man dies wie folgt. Ich habe in der Excelliste bei dem letzten Datensatz eine 2 statt einer 1 in der Spalte Check eingegeben (kann ja auch per Formel gemacht werden). Dann prüfe ich in dem Serienbriefdokument zuerst, ob in dem Feld Check eine 1 steht und füge dann wie gehabt einen "Abschnittsumbruch Nächste Seite" ein. Dann prüfe ich, ob im Feld Check eine 2 steht. Ist dies der Fall, füge ich einen "Abschnittsumbruch Fortlaufend" ein. Damit wird ein Abschnittswechsel erzeugt, der die Infos über die Kopfzeile aufnehmen kann.
Durch den "Abschnittsumbruch Fortlaufend" wird keine neue, leere, Seite erstellt und die letzte Seite erhält die richtigen Infos über die Seitenformatierung (Kopf-/Fußzeile).
https://www.herber.de/bbs/user/120505.doc
Gruß
Robert
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