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Auswertung Anwesenheitsliste

Forumthread: Auswertung Anwesenheitsliste

Auswertung Anwesenheitsliste
26.01.2020 07:09:10
Dominik
Hallo zusammen :)
Ich habe eine Frage zur Auswertung von Excel-Daten.
Komme da leider nicht weiter...
Hintergrund ist, dass ich für unsere Feuerwehr eine Auswertung machen möchte, welcher der Kameraden in den letzten 18 Monaten an wieviel % der Ausbildungen teilgenommen hat.
Dazu wollte ich die Tabellenüberschriften (Datum) auswerten im Verhältnis zu dem Datum vor 18 Monaten, und wenn das Datum größer ist, dann zählen...
Das geht nur irgendwie nicht. Hat da jemand eine schlaue Idee?
Eine Beispieldatei findet ihr hier:
https://www.herber.de/bbs/user/134706.xlsx
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5
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: die akt. Liste ermöglicht lediglich ...
26.01.2020 08:20:45
neopa
Hallo Dominik,
... eine prozentuale Auswertung der Anwesenheit seit September 2019 und die könnte z.B. akt.
so aussehen:
=WENN([@ausgetreten]="x";"";ZÄHLENWENN(Tabelle3[@[11.09.2019]:[26.02.2020]];"x")/ANZAHL2($H$3:R$3))
mit Zellformat: 0%
Ein Bezug auf ein ein Datum von vor 18 Monaten macht frühestens in einem reichlichen Jahr Sinn.
Was also meinst Du genau?
Gruß Werner
.. , - ...
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AW: Auswertung Anwesenheitsliste
26.01.2020 08:37:41
Hajo_Zi

Tabelle1
 R
50
61
70
81
95
100
116
120
130
140
154
164
174
180
191
202
212
223

verwendete Formeln
Zelle Formel Bereich N/A
R5:R22=SUMMENPRODUKT((Tabelle3[[#Kopfzeilen];[11.09.2019]:[26.02.2020]]*1<=HEUTE())*(Tabelle3[[#Kopfzeilen];[11.09.2019]:[26.02.2020]]*1>=EDATUM(HEUTE();-18))*(Tabelle3[@[11.09.2019]:[26.02.2020]]="X"))  

Formatierte Tabellen (Tabelle1) 
 Bereich  Name  Vorlage  Vorlage orig. 
$D$4:$R$23Tabelle3Tabellenformat - Mittel 9TableStyleMedium9



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AW: Auswertung Anwesenheitsliste
26.01.2020 18:14:23
Dominik
Super, vielen Dank!
Das hat mein Problem mit einer kleinen Ergänzung (zählen der gesamtzellen in der Reihe für den prozentualen Anteil) echt super gelöst!
:)
AW: Auswertung Anwesenheitsliste
26.01.2020 18:52:02
Daniel
Hi
deine Idee ist schon richtig und würde auch funktionieren, wenn da nicht folgendes Problem wäre:
die Überschrift einer formatierten Tabelle wie du sie verwendest, ist immer ein Text.
damit funktioniert dann der Größer/Kleiner-Vergleich mit den Grenz-Datumswerten nicht mehr, weil das ja Zahlen sind und für das ZählenWenn sind Texte immer größer als jede Zahl
die Umwandlung von Text in Zahl kann innerhalb des ZählenWenns nicht durchgeführt werden, dass kann dann nur die von Hajo gezeigte Auswertemethode mit SummenProdukt.
Prinzipiell könnte man auch mit Texten arbeiten, aber dann müsste man die Datumsdarstellung Jahr-Monat-Tag wählen, damit die Größer/Kleinervergleiche richtig funktionieren.
Gruß Daniel
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AW: Auswertung Anwesenheitsliste
27.01.2020 06:55:59
Dominik
Und da ist neben der Antwort/Lösung auch noch die nachvollziehbare Erklärung...
Vielen Dank!
;
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Infobox / Tutorial

Auswertung einer Anwesenheitsliste in Excel

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Vorbereitung der Anwesenheitsliste

    • Erstelle eine neue Excel-Tabelle für deine Anwesenheitsliste. Du kannst eine Vorlage für die Anwesenheitsliste in Excel verwenden oder selbst eine erstellen.
    • Füge die Spalten für die Namen der Teilnehmer und die Daten der Veranstaltungen hinzu.

  2. Formeln zur Auswertung

    • Um die Anwesenheit pro Teilnehmer auszuwerten, kannst du die folgende Formel verwenden, die die Anwesenheit seit einem bestimmten Datum zählt: 
      =WENN([@ausgetreten]="x";"";ZÄHLENWENN(Tabelle3[@[11.09.2019]:[26.02.2020]];"x")/ANZAHL2($H$3:R$3))
    • Diese Formel zählt die Anwesenheit von Zellen, die den Wert "x" enthalten, und teilt sie durch die Gesamtanzahl der Zellen.

  3. Prozentuale Darstellung

    • Formatieren die Zellen mit der Formel als Prozentsatz, um eine klare Auswertung der Anwesenheitsdaten zu erhalten.

  4. Daten filtern

    • Verwende die Filterfunktion in Excel, um bestimmte Zeiträume oder Teilnehmer auszuwählen und die Daten entsprechend anzuzeigen.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Problem: Datumsüberschriften sind als Text formatiert.

    • Lösung: Stelle sicher, dass die Datumsangaben in der Anwesenheitsliste als Datum formatiert sind. Dies ist wichtig für den Vergleich mit Datumswerten.

  • Problem: Formel funktioniert nicht mit Textwerten.

    • Lösung: Verwende die SUMMENPRODUKT-Funktion, um die Daten korrekt auszuwerten, wie in diesem Beispiel: 
      =SUMMENPRODUKT((Tabelle3[[#Kopfzeilen];[11.09.2019]:[26.02.2020]]*1<=HEUTE())*(Tabelle3[[#Kopfzeilen];[11.09.2019]:[26.02.2020]]*1>=EDATUM(HEUTE();-18))*(Tabelle3[@[11.09.2019]:[26.02.2020]]="X"))

Alternative Methoden

  • Pivot-Tabellen: Eine Pivot-Tabelle kann hilfreich sein, um die Anwesenheitsdaten zu aggregieren und zu analysieren. So erhältst du eine übersichtliche Darstellung der Anwesenheit pro Teilnehmer.

  • Makros: Wenn du regelmäßig Anwesenheitslisten auswerten musst, erwäge die Verwendung von Makros, um den Prozess zu automatisieren.

  • Vorlagen nutzen: Du kannst auch vorgefertigte Anwesenheitslisten-Vorlagen für Excel herunterladen, die bereits Formeln und Formatierungen enthalten.

Praktische Beispiele

  • Beispiel 1: Auswertung der Anwesenheit von Feuerwehrkameraden.

    • Erstelle eine Tabelle mit den Namen der Kameraden und den entsprechenden Daten. Verwende die oben genannten Formeln zur Berechnung der Anwesenheit.

  • Beispiel 2: Monatliche Anwesenheitsstatistik.

    • Erstelle eine monatliche Anwesenheitsliste und verwende die ZÄHLENWENN-Funktion, um die Anzahl der Anwesenheiten pro Monat zu zählen und in Prozent darzustellen.

Tipps für Profis

  • Datenvalidierung: Verwende die Datenvalidierung, um sicherzustellen, dass nur gültige Daten in die Anwesenheitsliste eingegeben werden.

  • Bedingte Formatierung: Setze bedingte Formatierungen ein, um Anwesenheiten visuell hervorzuheben, z.B. durch farbige Hintergründe für anwesende oder abwesende Teilnehmer.

  • Regelmäßige Backups: Speichere deine Excel-Datei regelmäßig, um Datenverluste zu vermeiden, insbesondere wenn du an einer umfangreichen Anwesenheitsliste arbeitest.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie erstelle ich eine Anwesenheitsliste in Excel? Du kannst eine Anwesenheitsliste in Excel erstellen, indem du eine Tabelle mit den Namen der Teilnehmer und den Daten der Veranstaltungen anlegst. Verwende Formeln zur Berechnung der Anwesenheit.

2. Welche Formeln sind nützlich für die Auswertung von Anwesenheitsdaten? Nützliche Formeln sind ZÄHLENWENN, ANZAHL2 und SUMMENPRODUKT. Diese helfen dir, die Anwesenheit zu zählen und prozentuale Auswertungen vorzunehmen.

3. Wo finde ich Vorlagen für Anwesenheitslisten? Du kannst im Internet nach "Anwesenheitsliste Excel Vorlage" suchen oder eine vorhandene Vorlage aus dem Excel-Forum verwenden.

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