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HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
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Übersicht spezieller Funktionen

Übersicht spezieller Funktionen
11.04.2022 08:09:09
Marco
Hallo,
Wir haben im Geschäft eine Übersicht des Personals. Pro KW ein Blatt. Alle Blätter der KW sind gleich aufgebaut.
Es müssen pro Tag bestimmte Personen mit bestimmten Fähigkeiten da sein. Eine Person hat aber nicht nur eine Fähigkeit, sondern kann auch zb 15 Fähigkeiten haben.
Die Vorraussetzungen und die Fähigkeiten sind in einen speziellen Blatt aufgelistet. Dieses könnte auch umgestaltet werden. Änderungen an den KW Blättern, bzw der Anordnung und des Designs können nicht vorgenommen werden. Es könnten lediglich Zellen zusätzlich beschrieben werden.
Wenn jemand frei wollte, mussten wir bislang immer mit der Fähigkeitenliste vergleichen, ob dann die Voraussetzungen noch erfüllt waren, wenn ich dem jetzt frei gebe.
Wir wollten das Ganze jetzt Wenn möglich automatisiert per VBA oder Excel realisieren. Am Liebsten wäre mir, dass es mir irgendwie anzeigt, wie viele Personen der jeweiligen Fähigkeiten anwesend sind. Mir wäre egal ob in einer Userform oder in einem Kommentar oder in einer Tabelle ....
Hat da jemand eine Idee?
Hier die Datei:
https://www.herber.de/bbs/user/152399.xlsx
Danke vorab!!
LG Marco

8
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: so nicht eindeutig ...
11.04.2022 09:39:33
neopa
Hallo Marco,
... was Deine textlichen Angaben und farbigen Kennzeichnungen im Blatt "1" bedeuten (mal abgesehen davon dass "Url" sicherlich "Urlaub" bedeutet).
Auf jeden Fall erscheint mir Deine Funktion-Listung im Blatt "Funktionen" suboptimal für jegliche Auswertung.
Sicherlich wesentlich besser geeignet wäre eine Tabelle, in der alle zur Verfügung stehenden Mitarbeiter nur in einer Spalte untereinander gelistet werden und dahinter zugeordnet deren Fähigkeiten (Funktonen).
Gruß Werner
.. , - ...
AW: so nicht eindeutig ...
11.04.2022 12:11:22
Marco
Hallo Werner,
die Farben haben alle Termine oder Arbeitsbereiche als Bedeutung. Normalerweise ist den Farben auch noch ein Wort hinterlegt. Lediglich weiß und ohne Text wäre verfügbar. Das sollte auch bei der Funktion berücksichtigt werden. Diese Funktionen der Mitarbeiter und diese selbst wären ja dann tatsächlich auch verfügbar.
Ich konnte die Bezeichnung der Farben nicht stehen lassen....zu sensible Daten...
Als Beispiel: Gelb wäre Außentermin, als Text würde noch der Ort des Außentermins stehen. Lila wäre eine Interne Fortbildung. Als Text dann welche Fortbildung.
Die Funktionsübersichtsliste könnte ich gerne noch anpassen und ändern....
Die Datei sähe dann so aus:
https://www.herber.de/bbs/user/152407.xlsx
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AW: thread wieder offen gestellt owT
11.04.2022 12:43:41
neopa
Gruß Werner
.. , - ...
nicht viel besser
11.04.2022 12:57:54
Rudi
du solltest dich mal schlau machen, wie man eine Datenbank aufbaut.
Gruß
Rudi
Wenn ich mal nach BITBW googele und mir dann die Datei anschaue, kann ich nur sagen: "Armes Deutschland"
AW: nicht viel besser
11.04.2022 13:26:13
Marco
Armes Deutschland trifft es genau....
Deswegen versuchen wir uns alles irgendwie anzueignen und probieren rum. Geld kosten darf es ja nichts...
Ich versuche mich mal an einer Datenbank schlau zu machen... vielleicht schaff ich es heute noch eine entsprechende Datei hochzuladen....
AW: nicht viel besser
11.04.2022 13:58:09
Yal
Hallo Marco,
ich mache dir eine ähnliche Antwort, wie mein Steuerberater mir immer gibt: "Sie vertehen nicht? Es ist doch alles sehr einfach." und dann kommen die Fachbegriffe...
Was Du brauchst ist ein Entpivotieren der Mitarbeiter/Tag-Tabelle, ein Join auf die Funktionen (diese müssen natürlich tabellarisch vorliegen) und ein Group by Tag und Funktion mit Count. Letzteres kann in Excel ganz leicht mit einem Pivot gemachte werden. Das Entpivotieren und den Join würde man am besten mit Power Query machen, was wiederum leicht in einer Pivot landet.
Es ist nur doof, dass Farben keine greifbare Daten sind. Würde mindestens die Termine mit "Ter " anfangen und danach den Ort und Schulung mit "Sch " plus Schulungsname, könnte man immer die 3 erste Buchstaben isolieren. Spricht: bestimmte Kurzel bedeuten "vor Ort", alle andere nicht.
Tabellarisch ist, wie bereit erklärt: Spalte 1 der Mitarbeiter, Spalte 2 eine Funktion. Alternativ: wie in deine letzte Datei aber mit einer Kreuz oder ein 1 da, wo der Mitarbeiter und die Funktion aufeinander treffen. Dann kann man entpivotieren, spricht aus einer Zeile mit 10 Spalten 10 Zeilen machen. Dabei wird der Zeilenüberschrift 10 mal wiederholt (Spalte 1), daneben jede einzelne Spaltenüberschrift (Spalte 2). Als dritte Spalte kommt der Inhalt der Zelle für die jewilige Kombination Zeile/Spalte. Überlicherweise wird dabei optimiert: die Zelle ohne Inhalt werden übersprungen.
Ein join ist... na ja, da gibt es genug Seiten im Inet dafür.
VG
Yal
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AW: nicht viel besser
11.04.2022 14:15:28
Marco
Hallo Yal,
Mit dieser Anwort kann ich jetzt tatsächlich am meisten anfangen. Vielen herzlichen Dank, jetzt weiß ich wenigstens mal grob wo ich anfangen kann und muss. Dort lese ich mich mal ein und versuche durch probieren.
Vielen Dank!!
LG Marco
vielleicht sogar mit einem Entwurf
11.04.2022 15:42:26
Yal
Hallo Marco,
anbei ein Beispiel, was machbar ist.
Ich habe die Tabelle Funktionen leicht geändert: eine Spalte Abteilung, eine Spalte Mitarbeiter. Die Mitarbeiter/Funktion habe ich mit Zufallsgenerator bestückt, in einer aktiven Tabelle umgewandelt ("Einfügen", "Tabelle") und als Query einbezogen.
Ich habe die Schlüsselwort extrahiert und (willkürlich) ein Merker für "vor Ort" eingetragen. Wie gesagt, da müsste man ein 3-stelligen Wortanfang verwenden. Auch Tabelle, auch Query.
Planung auch als Tabelle. Es führt dazu, dass ein Überschrift "Spalte 1" auftaucht. Spalten von Tabellen müssen einen Überschrift haben. Unterdrücken mit Schtriftfarbe wie Hintergrund.
Das Gesamt wie gesagt in Power Query gejoint, gefiltert und ins Datenmodell abgegeben. Daraus eine Pivottabelle "Auswertung" gemacht. Änderst Du einen Eintrag in "1" (Planung), kannst Du in Auswertung rechtsklicken "aktualisieren" und schon ist es drin.
https://www.herber.de/bbs/user/152413.xlsx
Es fehlt noch die Prüfung der Erfüllung der Vorgaben. Da kannst Du dich auftoben.
Power Query Einstieg: https://excelhero.de/power-query/power-query-ganz-einfach-erklaert/
VG
Yal
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