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20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender

Forumthread: Zahlreiche Excel Makros sammeln und organisieren

Zahlreiche Excel Makros sammeln und organisieren
04.08.2023 17:34:11
Ben
Hallo Zusammen,
ich wünsche mir etwas Inspiration zur Organisation von Makros, die man immer wieder mal verwendet. Meine bisherigen Ansätze:

1. Ein Projekt heraus suchen, bei dem das Makro oder ein ähnliches verwendet wurde, öffnen, Makro kopieren und in neue Datei einfügen. Ist mit Sucharbeit verbunden und Copy-Paste ist nicht ganz so ideal, da man im VBA Editor zwischen 2 Projekten hin- und herspringen muss.
2. Alle häufig verwendeten Makros in einer Word Datei speichern. Das nutze ich z.Z. hauptsächlich. So langsam wird es jedoch unübersichtlich. Die Datei hat 126 DINA4 Seiten und viele Überschriften (3 Level). Eine Versionierung ist auch nicht so leicht (Versionshistorie über Word).. Dafür ist das kopieren der Makros sehr einfach, Word parallel öffnen und Makros in Excel Datei einfach einfügen.
3. Ich spiele mit dem Gedanken, eine Makro Sammlung in einer Excel Datei zu machen, in einer tabellarischen Form. Man hätte also in einer Spalte das Makro, in anderen Spalten Möglichkeiten zur Kategorisierung, wie z.B. nach Einsatzort (Dateien, Formeln, Textbearbeitung), nach Reifestatus (ausgereift, in Bearbeitung...), nach letzter Änderung (Datum) usw.. Hier kann man nun leicht sortieren und filtern, nach Keywörtern suchen etc. Man könnte die Makros per Knopfdruck in eine ExcelDatei automatisch kopieren lassen. Weiterhin ließen sich dort auch Buttons erstellen und mit Makros verknüpfen und dann ebenfalls direkt in eine andere Excel-Datei kopieren. Dieser Weg schient mir bisher am elegantesten, ist jedoch noch sehr aufwändig in der Umsetzung.

Wie organisiert ihr euch hierbei?

Hintergrund
Im Laufe der letzten 15 Jahre habe ich immer wieder mal Makros erstellt, beruflich hauptsächlich für Vertrieb, Projektmanagement und allgemeine Organisation in kleinen Unternehmen. Da meine Kunden und Arbeitgeber recht ähnlich sind, benutze ich einige Makros immer wieder mal. Ich bin kein Vollzeit Programmierer, eher ambitionierter Hobby Programmierer, um mir die Arbeit leichter zu machen.

Bin mir sicher, die Profis hier haben ein paar Ideen oder Feedback für mich. Was haltet ihr von meinem dritten Vorschlag? Gibt es andere Ansätze/Software oder Tools oder sonst was, womit sich Makros besser organisieren lassen?
Danke vorab schon mal! :-)
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7
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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Zahlreiche Excel Makros sammeln und organisieren
04.08.2023 18:46:42
Klexy
Ich habe einen Ordner mit Musterdateien, die aussagekräftige Namen haben.
Außerdem hab ich eine Datei, die Parallel zur PERSONAL.XLSB immer im Hintergrund aufgeht, in der ich mein "Handwerkszeug" gesammelt habe. Viele allgemeingültige Bausteine, jeweils gut kommentiert. Die Makros die ich täglich brauche, sind per Schaltfläche in der Schnellzugriffsleiste abrufbar, z.B. "Filtern entspricht markierter Zelle", "Filtern enthält markierte Zelle", "Filtern enthält alles außer markierter Zelle", "Vernünftige Zellformatvorlagen erstellen" usw.
Der Vorteil dieser Datei ist, dass sie auf dem Firmenlaufwerk platziert werden kann, wo auch andere darauf zugreifen können. So hat man einen zentralen Ort, die Makros für alle gleichzeitig upzudaten.
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Zahlreiche Excel Makros sammeln und organisieren
05.08.2023 08:45:01
Ben
Das ist mit Sicherheit sinnvoll, wenn ein Makro in verschiedenen Anwendungen zum Einsatz kommen soll.

Mein Hintergrund ist, dass ich verschiedene Arten von Arbeitsmappen für unterschiedliche Kunden erstelle und dort die Makros immer wieder mal verwendet werden. Die teilen sich natürlich keine gemeinsame Dateien.
Trotzdem finde ich deinen Ansatz interessant und die Filter Makros klingen auch interessant.
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AW: Zahlreiche Excel Makros sammeln und organisieren
04.08.2023 17:55:32
onur
Hatte ich mir auch mal überlegt, bin aber dann zum Schluß gekommen, dass es Quatsch ist, weil Makros, die aus dem "Schoß ihrer Datei" entrissen wurden, nicht sehr aussagekräftig sind und sie nicht einfach 1 zu 1 kopiert/übernommen werden können. Deswegen habe ich lieber eine Sammlung mit Musterdateien.
Bei einer UdF-Sammlung würde es jedoch auf jeden Fall Sinn machen.
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Zahlreiche Excel Makros sammeln und organisieren
04.08.2023 18:23:20
Beverly
Hi Ben,

ich denke, jeder hat dafür sein eigenes System. Ich speichere Code z.B. immer in der Arbeitsmappe, in der ich ihn getestet habe, sodass ich auch immer wieder nachvollziehen kann, was der betreffende Code macht. Außerdem mache ich mir in der Arbeitsmappe entsprechende Notizen zu dazu.
Was ich persönlich ebenfalls für sehr wichtig halte ist, der jeweiligen Arbeitsmappe einen "sprechenden" Namen zu geben, sodass ich bereits aus diesem Namen in etwa ablesen kann, was Sinn und Zweck des enthaltenen Codes ist - das macht das Suchen und Wiederfinden eines bestimmten Codes auf jeden Fall wesentlich einfacher.

Bis später
Karin

https://excel-inn.de/
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Zahlreiche Excel Makros sammeln und organisieren
05.08.2023 08:40:57
Ben
Hi Karin,

Ein paar solcher Beispieldateien habe ich auch, es sind allerdings recht wenig, der meiste Code ist anders organisiert...
Ich kann mir vorstellen, dass du dann sehr viele Dateien hast. Wie viele in etwa? Geht das in den 3- oder gar 4-stelligen Bereich?
Reicht dir da der Name der Datei alleine zum Wiederfinden?

Onur hat auch schon geschrieben, dass er mit Musterdateien arbeitet. Scheint wohl häufiger so zu sein.
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Zahlreiche Excel Makros sammeln und organisieren
05.08.2023 10:19:50
Beverly
Hi Ben,

es sind bei mir insgesamt ca. 1800 Mappen (davon ca. 1400 mit Code), die in die 4 Haupordner Diagramme, Diagramme_VBA, Formeln, VBA aufgeteilt sind. Und Ja, anhand des Dateinamen finde ich relativ einfach die gesuchte Mappe - die "sprechenden" Namen sind so aufgebaut, dass an der 1. Position das Hauptthema der enthaltenen Lösung steht sowie zusätzlich eine kurze Erklärung wie z.B.:

array_dictionary_object_ohne_duplikate.xlsm
array_elementposition_ermitteln_ohne_schleife.xlsm
listobject_erweitern.xlsm
namen_definierte_auflisten.xlsm

Dadurch kann ich sie im Explorer alphabetisch geordnet anzeigen lassen, was die Suche natürlich wesentlich vereinfacht.

Bis später
Karin

https://excel-inn.de/
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Zahlreiche Excel Makros sammeln und organisieren
05.08.2023 09:22:12
Klexy
3-stellig
Der Name reicht, denn ich weiß ja, was in welchem Projekt angefallen ist.
Bei Herber-Dateien erstelle ich einen sprechenden Namen und üblicherweise ein eigenes Tabellenblatt mit der ursprünglichen Anfrage.
Außerdem führe ich eine Art Inhaltsverzeichnis, um die Suche zu erleichtern.
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Infobox / Tutorial

Excel Makros effizient sammeln und organisieren


Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Makros identifizieren: Überlege dir, welche Excel Makros du am häufigsten verwendest und notiere diese.
  2. Sammlungsdatei erstellen: Erstelle eine neue Excel-Datei, die als zentrale Excel Makro Sammlung dienen soll.
  3. Tabellarische Übersicht: Erstelle eine Tabelle mit den Spalten für das Makro, dessen Beschreibung, Kategorie (z.B. Einsatzort) und letzte Änderung.
  4. Makros importieren: Benutze die VBA-Umgebung (ALT + F11), um die Makros aus anderen Arbeitsmappen zu kopieren und in deine Sammlung einzufügen.
  5. Schaltflächen erstellen: Füge Schaltflächen hinzu, um die Makros schnell auszuführen oder zu exportieren. Dies kann durch Makros für Excel erstellen geschehen.
  6. Speichern: Speichere die Datei regelmäßig unter einem klaren Namen, z.B. Makros_Sammlung.xlsm.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler beim Kopieren: Manchmal funktioniert das Kopieren von Makros nicht wie gewünscht. Stelle sicher, dass du im richtigen VBA-Modul arbeitest.
  • Makros werden nicht ausgeführt: Überprüfe, ob die Datei, aus der du das Makro kopieren möchtest, die Makros in diesem Dokument vom Unternehmensadministrator aktiviert hat.
  • Unübersichtliche Sammlung: Wenn die Excel-Datei zu unübersichtlich wird, stelle sicher, dass du die Tabelle regelmäßig pflegst und veraltete Makros entfernst.

Alternative Methoden

  • Word-Dokumente: Einige Benutzer speichern ihre Makros in einer Word-Datei. Dies kann jedoch unübersichtlich werden, vor allem bei einer großen Anzahl von Makros. Eine Excel-Datei ist oft praktischer.
  • Zentrale Ordnerstruktur: Lege einen zentralen Ordner auf dem Firmenlaufwerk an, wo alle Mitarbeiter auf die VBA Codes Sammlung zugreifen können.
  • Musterdateien: Nutze Musterdateien mit gut kommentierten Makros, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Praktische Beispiele

  1. Musterdatei für Verkaufsberichte: Erstelle eine Excel-Datei, die spezifische Makros für die Analyse von Verkaufsdaten enthält. Organisiere die Makros nach Funktionalität (z.B. Diagramme, Pivot-Tabellen).
  2. Filter-Makros: Entwickle Makros, die häufige Filteroperationen automatisieren, zum Beispiel „Filtern entspricht markierter Zelle“.
  3. Zentralisierte Makro-Bibliothek: Baue eine umfassende Bibliothek mit Makros, die für verschiedene Projekte verwendet werden können. Dies kann durch die Verwendung von Excel VBA speichern unter Pfad und Dateiname geschehen.

Tipps für Profis

  • Versionskontrolle: Halte eine Versionshistorie deiner Makros in der Excel-Datei, um Änderungen nachverfolgen zu können.
  • Sprechende Dateinamen: Verwende klare und beschreibende Dateinamen, um die Suche nach bestimmten Makros zu erleichtern.
  • Personal.xlsb: Nutze die Personal.xlsb-Datei, um Makros zu speichern, die du in allen Excel-Dateien verwenden möchtest. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff.

FAQ: Häufige Fragen

1. Was sind Excel Makros?
Excel Makros sind kleine Programme, die in Visual Basic for Applications (VBA) geschrieben sind und Aufgaben in Excel automatisieren.

2. Wie kann ich Makros für alle Excel-Dateien speichern?
Du kannst Makros in der Personal.xlsb-Datei speichern, die beim Start von Excel automatisch geöffnet wird und in jeder Arbeitsmappe verfügbar ist.

3. Was tun, wenn Makros nicht funktionieren?
Überprüfe die Sicherheitseinstellungen in Excel und stelle sicher, dass Makros aktiviert sind. Wenn sie aus einer anderen Datei kopiert wurden, könnte es an fehlenden Referenzen liegen.

4. Wie kann ich meine Excel Makros besser organisieren?
Erstelle eine Tabelle in einer Excel-Datei, um deine Makros nach Kategorien, Einsatzort und Reifestatus zu organisieren. So behältst du den Überblick.

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