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Nur Datensatz mit dem aktuellstem Datum anzeigen

Forumthread: Nur Datensatz mit dem aktuellstem Datum anzeigen

Nur Datensatz mit dem aktuellstem Datum anzeigen
06.02.2006 16:00:34
Hakan
Hallo,
ich habe folgendes Problem: Für die Personal-Leitung meiner Firma soll ich eine SQL-Abfrage erstellen, aus welcher die Vergütungsgruppe der Mitarbeiter hervorgeht. Da die Vergütungsgruppe vieler Mitarbeiter sich jedoch öfters schon geändert hat, sind im Ergebnis (CSV-Datei) der SQL-Abfrage zu jedem Mitarbeiter mehrere Datensätze bzw. Zeilen vorhanden, und nicht nur der eine Datensatz mit der aktuellen Vergütungsgruppe. Ich hab also z. B. beim Mitarbeiter Mustermann zwei unterschiedliche Datensätze. Die Personal-Nr. 1000 steht in Spalte A, die Vergütungsgruppe, z. B. 5c, in Spalte F und das Gültigkeitsdatum 01.01.2005, in Spalte E. Der zweite Datensatz ist wie folgt aufgebaut: In Spalte A steht wiederum die Personal-Nr. 1000 (Mitarbeiter Mustermann), die Vergütungsgruppe 9a, und das Gültigkeitsdatum der 01.10.2005. Da dieser Datensatz das aktuellere Gültigkeitsdatum hat, soll nur dieser angezeigt bzw. herausgefiltert werden. Es gibt auch Mitarbeiter, bei welchem die Verggrp. öfters als zweimal gewechselt hat. Bei diesen Mitarbeitern existieren also mehr als zwei untersch. Datensätze. Wie kann dies gelöst werden? Da ich solche Dinge in Zukunft öfters machen muss, wär ich Euch für eine umsetzbare Lösung dankbar. Grüsse - Hakan
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Betreff
Datum
Anwender
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AW: Nur Datensatz mit dem aktuellstem Datum anzeig
07.02.2006 11:35:53
Cardexperte
Hallo Hakan,
ich versuch mal das ohne VBA zu machen, geh folgendermaßen vor:
1. mach eine neue Spalte auf, um erstmal festzustellen, wer oftmals in die Tabelle eingetragen ist, schreib dort rein die Funktion : =zählenwenn($a$1:a1;a1) und zieh das nach unten, das $ -zeichen ist zwingend notwendig beim Bereichanfang, dann bekommst du bei einmaligem auftreten des Kriteriums in Zelle a1 eine 1, bei mehrmaligem eine 2 usw. angezeigt.
2. dann nimmst du Autofilter, benutzerdef. und lässt dir alle ausgeben, wo dieses Kriterium größer1 ist, nun hast du erstmal alle die mehrmals auftreten, wenn du dann noch sortierst nach dem Namen, und als 2. nach dem Datum stehen alle geordent da mit eine 2,3 4 usw. beim obigen Krit. und auch geordnet nach dem Datum, das sollte eigentlich für deine Belange genügen, oder?
Falls nicht (z.B. du willst wirklich nur die Daten der letzten, dann müsste man mal den Solver sich anschauen, oder ich weis dass dann über VBA eine Lösung möglich ist!
Gruss WS
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Infobox / Tutorial

Nur den Datensatz mit dem aktuellstem Datum anzeigen


Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um in Excel nur den Datensatz mit dem aktuellstem Datum anzuzeigen, kannst Du folgende Schritte befolgen:

  1. Neue Spalte erstellen: Füge eine neue Spalte hinzu, um die Häufigkeit der Personalnummern zu zählen. Verwende die Formel:

    =ZÄHLENWENN($A$1:A1;A1)

    Ziehe die Formel nach unten, damit sie für alle Zeilen gilt.

  2. Autofilter anwenden: Verwende den Autofilter, um die Ergebnisse zu filtern. Wähle "Benutzerdefiniert" und filtere nach der neuen Spalte, sodass nur Werte größer als 1 angezeigt werden.

  3. Sortieren: Sortiere die Daten zuerst nach Personalnummer und dann nach dem Gültigkeitsdatum. So erhältst Du eine übersichtliche Liste, in der die neuesten Datensätze oben stehen.

  4. Letzten Datensatz extrahieren: Möchtest Du nur den letzten Datensatz einer Gruppe (z. B. der Mitarbeiter), kannst Du mit dem Solver oder VBA arbeiten, um die spezifischen Anforderungen zu erfüllen.


Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: Die Zählfunktion zeigt für alle Personalnummern die gleiche Zahl an.

    • Lösung: Überprüfe, ob das $-Zeichen korrekt gesetzt ist, um den Bereich beim Ziehen der Formel fixiert zu halten.
  • Fehler: Der Autofilter zeigt keine korrekten Ergebnisse an.

    • Lösung: Stelle sicher, dass Du die Sortierung zuerst korrekt durchgeführt hast, bevor Du den Filter anwendest.

Alternative Methoden

Falls Du eine alternative Methode zur Filterung der Datensätze benötigst, kannst Du auch die folgenden Optionen in Betracht ziehen:

  • PivotTable: Erstelle eine PivotTable, um die Daten zu analysieren und nur den letzten Datensatz pro Mitarbeiter anzuzeigen. Dies ermöglicht eine dynamische Analyse und ist besonders nützlich bei großen Datenmengen.

  • Power Query: Nutze Power Query, um die Daten weiter zu transformieren und nur den aktuellsten Datensatz anzuzeigen. Power Query bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, um komplexe Datenanalysen durchzuführen.


Praktische Beispiele

Angenommen, Du hast folgende Datensätze in Excel:

Personal-Nr. Vergütungsgruppe Gültigkeitsdatum
1000 5c 01.01.2005
1000 9a 01.10.2005
1001 6b 01.02.2006
1001 6c 01.05.2007

Nach Anwendung der oben beschriebenen Methode solltest Du die Zeile mit der Personalnummer 1000 und der Vergütungsgruppe 9a (Gültigkeitsdatum 01.10.2005) als aktuellsten Datensatz erhalten.


Tipps für Profis

  • Formeloptimierung: Du kannst die Zählschritte automatisieren, indem Du die Formel zur Datumsprüfung direkt in eine bedingte Formatierung einbaust. So hebt Excel automatisch die aktuellsten Datensätze hervor.

  • VBA-Integration: Wenn Du häufig mit großen Datensätzen arbeitest, könnte es sich lohnen, eine VBA-Makro zu erstellen, das diesen Prozess automatisiert. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.


FAQ: Häufige Fragen

1. Frage
Wie kann ich den aktuellsten Datensatz für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig anzeigen?
Antwort: Verwende die oben genannten Filter- und Sortiermethoden, um die Ergebnisse für alle Mitarbeiter zu konsolidieren.

2. Frage
Benötige ich spezielle Excel-Versionen für diese Methoden?
Antwort: Die beschriebenen Methoden funktionieren in den meisten aktuellen Excel-Versionen, einschließlich Excel 2016 und neuer. Einige Funktionen wie Power Query sind in Excel 2016 und späteren Versionen standardmäßig verfügbar.

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