Druckbereich in Excel speichern und im Word-Format nutzen
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um den Druckbereich einer Excel-Tabelle zu speichern und später auszudrucken, kannst Du ein VBA-Makro verwenden. Folge diesen Schritten:
- Öffne Excel und drücke
ALT + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
- Füge ein neues Modul hinzu: Klicke mit der rechten Maustaste auf "VBAProject (DeineDatei)" > Einfügen > Modul.
- Kopiere und füge den folgenden Code in das Modul ein:
Sub speichern4()
Application.DisplayAlerts = False
ActiveSheet.Copy
Application.DisplayAlerts = True
With ActiveWorkbook
With ActiveSheet
.Range(.Columns(9), .Columns(Columns.Count)).Delete
.Range(.Rows(51), .Rows(Rows.Count)).Delete
.PageSetup.FitToPagesWide = 1 ' nur wegen der Kontonummern nötig
End With
.SaveAs Filename:="C:\Mandantenbriefe\" & Range("A26") & Range("A13") & ".xls"
.Close
End With
End Sub
- Schließe den VBA-Editor und kehre zu Excel zurück.
- Führe das Makro aus, um den Druckbereich zu speichern.
Wenn Du den Druckbereich im Word-Format speichern möchtest, ändere die Zeile .SaveAs Filename:="C:\Mandantenbriefe\" & Range("A26") & Range("A13") & ".xls" in .SaveAs Filename:="C:\Mandantenbriefe\" & Range("A26") & Range("A13") & ".doc".
Häufige Fehler und Lösungen
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Leere Zellen und Bezug: Wenn Du nach dem Speichern einige Zellen als leer oder mit einem Bezug siehst, könnte dies daran liegen, dass die Ursprungsbezüge verschoben wurden. Stelle sicher, dass Du die Zellen in der Ursprungsdatei mit fixen Bezügen (z.B. Tabelle!$A$1) bearbeitest, um diesen Fehler zu vermeiden.
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Word-Darstellung: Wenn Du versuchst, den Druckbereich im Word-Format zu speichern und nur Hieroglyphen siehst, liegt das möglicherweise daran, dass Excel nicht alle Formate korrekt in Word konvertieren kann. Überprüfe die Formatierungen in Excel und teste die Speicherung erneut.
Alternative Methoden
Wenn das VBA-Makro nicht Deinen Anforderungen entspricht, kannst Du auch den Druckbereich manuell festlegen:
- Markiere den gewünschten Bereich in Deiner Excel-Tabelle.
- Gehe zu
Seitenlayout > Druckbereich > Druckbereich festlegen.
- Speichere die Datei und drucke sie direkt über Excel aus.
Praktische Beispiele
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Beispiel 1: Angenommen, Du hast einen Bericht, den Du regelmäßig drucken musst. Verwende das oben genannte Makro, um den Bereich "A1:E20" zu speichern, und ändere den Dateinamen dynamisch basierend auf Zellen in Deinem Arbeitsblatt.
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Beispiel 2: Um den Druckbereich im Word-Format zu speichern, teste das Makro und öffne die .doc-Datei. Achte darauf, dass die Formatierungen in Excel korrekt sind, um eine fehlerfreie Darstellung zu gewährleisten.
Tipps für Profis
- Überlege, die Arbeitsmappe zu schützen, bevor Du das Makro ausführst, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.
- Nutze
Debug.Print in Deinem VBA-Code, um den Fortschritt zu überwachen und Fehler zu identifizieren.
- Experimentiere mit den Druckeinstellungen in Excel, um das Layout zu optimieren, bevor Du den Druckbereich speicherst.
FAQ: Häufige Fragen
1. Kann ich den Druckbereich in Excel 2016 speichern?
Ja, das oben beschriebene Verfahren funktioniert auch in Excel 2016. Stelle sicher, dass Du das Makro korrekt einfügst.
2. Warum kann ich den Druckbereich nicht im Word-Format speichern?
Das Speichern im Word-Format kann problematisch sein, da nicht alle Excel-Formatierungen in Word übernommen werden. Überprüfe die Daten und teste verschiedene Formate.
3. Was kann ich tun, wenn das Makro nicht funktioniert?
Überprüfe Deine Excel-Einstellungen und stelle sicher, dass Makros aktiviert sind. Achte auch auf mögliche Fehler im VBA-Code.