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Serienbrief mit gruppierten Daten (II)

Forumthread: Serienbrief mit gruppierten Daten (II)

Serienbrief mit gruppierten Daten (II)
20.11.2008 15:23:06
Elisa
Guten Tag miteinander
Gestern dachte ich eine Lösung auf mein Problem gefunden zu haben, aber es funktioniert nicht. Ausserdem habe ich festgestellt, dass mein Problem Word ist und nicht Excel. Da ich aber nicht wusse wo ich meine Frage posten soll, ersuche ich hier um gnadenvolle Hilfe.
Ausgangslage:
Ich habe eine Excel-Kundenliste mit Adressen und verschiedene Artikel pro Kunde
Kunde A, Adresse A, Ort A, Artikel xy
Kunde A, Adresse A,Ort A, Artikel op
Kunde A, Adresse A,Ort A, Artikel ab
Kunde B, Adresse B, Ort B, Artikel op
Kunde B, Adresse B,Ort B, Artikel ab
Ich möchte:
einen Serienbrief erstellen, pro Kunde eine Seite mit allen Artikeln zum Kunden.
Bsp.
* Kunde A
- Artikel xy
- Artikel op
- Artikel ab
* Kunde B
- Artikel op
- Artikel ab
Weg bisher:
Ich bin dieses Anleitung gefolgt http://support.microsoft.com/kb/212375/en-us
doch leider, macht er nicht ganz was ich möchte. Er gibt mir die Daten jeweils wie folgt aus:
* Kunde A
- Artikel xy
- Artikel op
- Artikel ab
und jetzt wiederholt er wieder den Gleichen Kunden jeweils mit einem Artikel weniger
* Kunde A
- Artikel op
- Artikel ab
* Kunde A
- Artikel ab
* Kunde B
- Artikel op
- Artikel ab
* Kunde B
- Artikel ab
Vielen vielen Dank für die wertvolle Hilfe!
Grüsse
Elisa
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1
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Betreff
Datum
Anwender
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Serienbrief - SKIPIF - NEXT
20.11.2008 17:58:39
Beate
Hallo Elsa,
Du musst in deine Exceltabelle eine Zusatzspalte (Artikelzahl) einfügen, die wird von Word benötigt, um zu testen, ob der Datensatz gedruckt werden soll. Die Spalte enthält eine Formel und zählt, der wievielte Artikel eines Kunden es ist. Der Datensatz wird nicht gedruckt, wenn dort 1 steht:
 ABCDE
1KundeAdresseOrtArtikelArtikelzahl
2Kunde AAdresseAOrtAArtikelA11
3Kunde AAdresseAOrtAArtikelA22
4Kunde AAdresseAOrtAArtikelA33
5Kunde BAdresseBOrtBArtikelB11
6Kunde BAdresseBOrtBArtikelB22
7Kunde CAdresseCOrtCArtikelC11

Formeln der Tabelle
ZelleFormel
E2=ZÄHLENWENN(A$2:A2;A2)
E3=ZÄHLENWENN(A$2:A3;A3)
E4=ZÄHLENWENN(A$2:A4;A4)
E5=ZÄHLENWENN(A$2:A5;A5)
E6=ZÄHLENWENN(A$2:A6;A6)
E7=ZÄHLENWENN(A$2:A7;A7)

Auch bei den Artikeln musst du neben dem NEXT Bedingungen einbauen, sonst würden ja immer soviele angezeigt, wie von dir eingebaut, also u.U. Artikel des nächsten Kunden.
Bezogen auf meine obige Tabelle sieht das Word-Hauptdokument so aus:
{ SKIPIF { MERGEFIELD "Artikelzahl" } 1}


Kunde:
{ MERGEFIELD "Kunde" }, { MERGEFIELD "Adresse" }, { MERGEFIELD "Ort" }


Artikelauflistung:
{ If { MERGEFIELD "Artikelzahl" } = 1 { MERGEFIELD "Artikel" } "" }
{ Next }{ If { MERGEFIELD "Artikelzahl" } = 2 { MERGEFIELD "Artikel" } "" }
{ Next }{ If { MERGEFIELD "Artikelzahl" } = 3 { MERGEFIELD "Artikel" } "" }
{ Next }{ If { MERGEFIELD "Artikelzahl" } = 4 { MERGEFIELD "Artikel" } "" }
Blättern kannst du durch jede Seite, aber bei Druckauftrag "Alle" werden nur die Datensätze 1, 4 und 6 gedruckt.
Guckst Du: Seriendruck in Word mit Daten aus Excel - meine obige Lösung ist eine Kombination einiger dort genannter Möglichkeiten.
Gruß,
Beate
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Infobox / Tutorial

Serienbrief mit gruppierten Daten in Excel und Word

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um einen gruppierten Serienbrief zu erstellen, der mehrere Datensätze pro Seite anzeigt, kannst du folgende Schritte befolgen:

  1. Vorbereitung der Excel-Daten:

    • Erstelle eine Excel-Tabelle, die alle erforderlichen Informationen enthält. Füge eine zusätzliche Spalte Artikelzahl hinzu, die die Anzahl der Artikel pro Kunde zählt. Verwende die Formel: 
      =ZÄHLENWENN(A$2:A2;A2)

    • Deine Tabelle könnte so aussehen:

      Kunde Adresse Ort Artikel Artikelzahl
      Kunde A Adresse A Ort A Artikel A1 1
      Kunde A Adresse A Ort A Artikel A2 2
      Kunde B Adresse B Ort B Artikel B1 1

  2. Erstellen des Word-Dokuments:

    • Öffne ein neues Word-Dokument und gehe zu Sendungen > Seriendruck starten > Briefe.

  3. Datenquelle auswählen:

    • Wähle Empfänger auswählen > Vorhandene Liste und lade deine Excel-Datei.

  4. Felder einfügen:

    • Füge die entsprechenden MergeFields für Kunde, Adresse, Ort und Artikel in dein Dokument ein. Achte darauf, die Bedingungen für die Artikelauflistung mit { SKIPIF } und { NEXT } korrekt zu setzen.

  5. Seriendruck testen:

    • Klicke auf Vorschau der Ergebnisse, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt angezeigt werden.

  6. Seriendruck durchführen:

    • Wenn alles korrekt aussieht, klicke auf Fertig stellen und zusammenführen und wähle Dokumente drucken.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: Wiederholung von Datensätzen
    Wenn du die gleichen Kunden mit weniger Artikeln siehst, überprüfe die Artikelzahl-Spalte. Stelle sicher, dass die Formel korrekt angewendet wurde.

  • Fehler: Falsche Ausgabe im Serienbrief
    Achte darauf, dass du die Bedingungen { IF } und { NEXT } richtig gesetzt hast. Überprüfe die Syntax und stelle sicher, dass du keine Leerzeichen oder Tippfehler hast.

Alternative Methoden

  • Seriendruck in Excel: Du kannst auch einen Serienbrief in Excel erstellen, indem du die Daten in Excel formatierst und dann mit Hilfe von Makros die Daten in das gewünschte Format bringst. Diese Methode erfordert jedoch mehr technische Kenntnisse.

  • Verwendung von Add-Ins: Es gibt verschiedene Add-Ins für Word, die den Seriendruck effizienter gestalten können. Einige bieten spezielle Funktionen, um mehrere Datensätze pro Seite anzuzeigen.

Praktische Beispiele

  • Beispiel für die Datenanordnung: Wenn du Kunde A mit mehreren Artikeln in deinem Serienbrief darstellen möchtest, sollte der Abschnitt in Word wie folgt aussehen: 
    Kunde: { MERGEFIELD "Kunde" }
Adresse: { MERGEFIELD "Adresse" }, Ort: { MERGEFIELD "Ort" }
Artikel:
{ IF { MERGEFIELD "Artikelzahl" } = 1 { MERGEFIELD "Artikel" } "" }
{ NEXT }

Tipps für Profis

  • Formatierung anpassen: Achte darauf, dass du die Formatierung in Word anpasst, um die Lesbarkeit deines Serienbriefes zu verbessern. Nutze Aufzählungen für die Artikel, um eine klare Struktur zu schaffen.

  • Datenprüfung: Überprüfe deine Excel-Daten vor dem Seriendruck gründlich, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind und keine Duplikate vorhanden sind.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich sicherstellen, dass nur die benötigten Daten gedruckt werden?
Stelle Bedingungen in deinem Word-Dokument ein, indem du SKIPIF und NEXT verwendest. Diese helfen dabei, die Daten zu filtern und nur relevante Informationen anzuzeigen.

2. Funktioniert dieser Prozess in allen Excel-Versionen?
Ja, die Schritte sind in den meisten modernen Excel- und Word-Versionen ähnlich. Stelle sicher, dass du die neuesten Updates hast, um alle Funktionen nutzen zu können.

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