Auslastung Mitarbeiter

Forumthread: Auslastung Mitarbeiter

lukas

Hallo Leute!
Ich habe ein etwas umfangreicheres Problem zu lösen, deshalb werde ich das ganze mal übers Wochenende hier reinstellen
Funktionieren soll es wie folgt:
Im Sheet Übersicht werden vom Chef die Autos eingetragen. Er gibt die V-Nummer des Wagens ein, stellt den Staus auf offen, wählt eine Kategorie und einen Mitarbeiter aus
Jede Zeile steht also für ein Auto...
Jeder Werkstattmitarbeiter hat einen PC und sieht ebenfalls in der Übersicht - für welches Auto er als nächstes eingetragen ist. Wenn er dann damit anfängt, stellt er den Status auf in Bearbeitung.
Hier kommt jetzt der Knackpunkt:
Im Sheet Auslastung soll nun der Balken des Mitarbeiters für die jeweilige Zeit (wird von Kategorie vorgegeben) gefärbt werden.
Wie soll ich das am Besten lösen?!
Ich habe mal eine Beispieldatei gemacht, damit man sichs besser vorstellen kann!
Fahrzeugstatus, Mitarbeiter & Kategorie kann mittels DropDown ausgewählt werden, Fzg-Eingang, begonnen & fertiggestellt werden automatisch eingetragen, sobald man den Status ändert!
Wäre Klasse wenn mir jemand helfen könnte!
Hier die Datei:
https://www.herber.de/bbs/user/72371.xlsm

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Betreff

Benutzer

AW: Auslastung Mitarbeiter

fcs

AW: Auslastung Mitarbeiter

22.11.2010 08:40:36

fcs

Hallo Lukas,
ich hab mal eine weitgehend formelbasierte Lösung eingebaut.
Dazu hab ich im Blatt Daten ein paar weitere Basisdaten eingefügt.
Zusätzlich hab ich die das Makto zum Eintragen des Status erweitert, so dass Sicherheitsabfragen folgen wenn nicht der logisch folgende Status gewählt wird.
https://www.herber.de/bbs/user/72421.xlsm
Gruß
Franz

Infobox / Tutorial

Auslastung von Mitarbeitern in Excel optimieren

Schritt-für-Schritt-Anleitung
Häufige Fehler und Lösungen
Alternative Methoden
Praktische Beispiele
Tipps für Profis
FAQ: Häufige Fragen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Datenblatt erstellen: Erstelle ein neues Excel-Dokument und füge ein Blatt namens "Daten" hinzu. Hier werden die Basisdaten für die Auslastung der Mitarbeiter gespeichert.
Mitarbeiterliste anlegen: Erstelle eine Liste aller Mitarbeiter in einem separaten Blatt namens "Mitarbeiterliste". Diese Liste sollte Namen, ID-Nummern und eventuell Kategorien enthalten.
Übersichtstabelle einrichten: Füge ein Blatt namens "Übersicht" hinzu. Hier wird der Status der Fahrzeuge und die Zuweisung zu den Mitarbeitern erfasst. Die Spalten sollten Folgendes enthalten:
- V-Nummer
- Status (offen, in Bearbeitung, fertiggestellt)
- Kategorie
- Mitarbeiter
Dropdown-Listen erstellen: Verwende die Datenüberprüfung, um Dropdown-Listen für die Status- und Mitarbeiterspalten zu erstellen. Dies erleichtert die Auswahl und minimiert Eingabefehler.
Statusänderung automatisieren: Implementiere eine Formel, die automatisch die Zeitstempel für "Fzg-Eingang", "begonnen" und "fertiggestellt" einträgt, wenn sich der Status ändert.
Auslastung darstellen: Füge ein weiteres Blatt "Auslastung" hinzu. Hier kannst Du die Auslastung der Mitarbeiter visualisieren. Verwende bedingte Formatierungen, um die Auslastung farblich darzustellen. Du kannst beispielsweise die Balkenfarbe je nach Status ändern.
Formeln für die Auslastung: Berechne die Auslastung der Mitarbeiter mit formelbasierter Logik. Nutze die Funktionen WENN, SUMMEWENN oder ZÄHLENWENN, um die Auslastung zu berechnen.

Häufige Fehler und Lösungen

Fehler bei der Dropdown-Auswahl: Wenn die Dropdown-Listen nicht funktionieren, überprüfe die Datenüberprüfungseinstellungen und stelle sicher, dass die Listen korrekt referenziert werden.
Falsche Statuszuweisungen: Achte darauf, dass die Formeln zur Statusänderung korrekt implementiert sind. Ein häufiger Fehler ist, dass die Formeln nicht auf die richtigen Zellen verweisen.
Farben der Balken werden nicht angezeigt: Überprüfe die Bedingungen der bedingten Formatierung, um sicherzustellen, dass sie korrekt eingestellt sind.

Alternative Methoden

Pivot-Tabellen: Du kannst Pivot-Tabellen verwenden, um die Auslastung der Mitarbeiter dynamisch zu analysieren. Dies ermöglicht eine flexiblere Auswertungsmöglichkeit.
Diagramme zur Visualisierung: Anstelle von Balken kannst Du auch verschiedene Diagrammtypen verwenden, um die Auslastung darzustellen, wie z.B. Kreisdiagramme oder Säulendiagramme.

Praktische Beispiele

Beispiel für eine Auslastungsberechnung: Angenommen, ein Mitarbeiter hat in der Woche 10 Stunden für Fahrzeugreparaturen eingeplant. Du kannst die Auslastung wie folgt berechnen:
```
=SUMMEWENN(Auslastung!B:B; "Mitarbeitername"; Auslastung!C:C) / (10 * Anzahl der Wochen)
```
Visualisierung der Kapazitätsauslastung: Nutze die bedingte Formatierung, um die Auslastung visuell darzustellen. Zum Beispiel:
```
=WENN(A2>8; "Rot"; WENN(A2>5; "Gelb"; "Grün"))
```

Tipps für Profis

Makros zur Automatisierung: Erstelle Makros, um häufige Aufgaben zu automatisieren, wie das Aktualisieren von Status oder das Erstellen von Berichten.
Datenanalyse mit Power Query: Nutze Power Query, um Daten aus verschiedenen Quellen zu importieren und zu analysieren. Dies kann die Effizienz bei der Auslastungsplanung erhöhen.
Regelmäßige Mitarbeiterbewertung: Verwende Excel zur Mitarbeiterbewertung, um die Leistung und Auslastung langfristig zu verfolgen.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich die Auslastung in Excel berechnen?
Verwende die Funktionen SUMMEWENN oder ZÄHLENWENN, um die Arbeitsstunden und die Anzahl der Aufgaben pro Mitarbeiter zu erfassen und die Auslastung zu berechnen.

2. Kann ich die Auslastung grafisch darstellen?
Ja, Du kannst verschiedene Diagrammtypen verwenden, um die Auslastung visuell darzustellen, oder die bedingte Formatierung nutzen, um Balken in Tabellen farblich zu kennzeichnen.

3. Wie kann ich sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die gleiche Auslastung haben?
Nutze die Auslastungsplanung in Excel, um die Aufgaben fair zu verteilen und die Kapazitätsauslastung zu überwachen.

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