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Excel Datei Revisonssicher machen

Forumthread: Excel Datei Revisonssicher machen

Excel Datei Revisonssicher machen
04.06.2015 13:08:17
Sabrina
Hallo an alle.
Ich habe ein Problem.
Mit folgendem Makro schreibt Excel Rechnungs-Daten in eine zentrale Datei.
Es gibt die Datei 2015.xls und für Steuerfreie Rechnungen die Datei EU2015.xls
Das funktioniert wunderbar. Die Rechnungsnummern sind auch wie vom Finanzamt gefordert immer fortlaufend.
Nur leider sagt mein Steuerberater dass dies nicht Revisonssicher ist.
Hat jemand eine Idee, einen Ansatz, wie man dies Realisieren kann?
Gruß Sabbel
https://www.herber.de/bbs/user/98028.xls
Sub Datev()
Dim Jahr As Long, Monat As Long
Dim Datei As String ' xls zu öffnende xls-Datei
Dim n As Date
ust_id = Range("ust_id")
n = Range("spe11").Value
Jahr = Year(n)
Monat = Month(n)
RechnungsNr = Range("RechnungsNr")
spe2 = Range("spe2") 'Nachname
spe11 = Range("spe11") 'Rechnungsdatum
RechnungsNr = Range("RechnungsNr")
spe73 = Range("spe73") 'Buchungskonto
spe99 = Range("spe99") 'Vorname
brutto = Range("brutto")
netto = Range("netto")
If ust_id = 0 Then
Datei = Jahr & ".xls"
Workbooks(Datei).Activate
Sheets(nulldazu(Monat)).Activate
With Sheets(nulldazu(Monat)).Range("C1:C" & Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row)
Set c = .Find(RechnungsNr, LookIn:=xlValues)
If Not c Is Nothing Then
c.Select
GoTo weiter
End If
Cells(Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1, 3).Select 'letzte leere zelle
GoTo weiter
End With
End If
If ust_id > 0 Then
Datei = "EU" & Jahr & ".xls"
Workbooks(Datei).Activate
Sheets(nulldazu(Monat)).Activate
With Sheets(nulldazu(Monat)).Range("C1:C" & Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row)
Set c = .Find(RechnungsNr, LookIn:=xlValues)
If Not c Is Nothing Then
c.Select
GoTo weiter
End If
Cells(Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1, 3).Select 'letzte leere zelle
GoTo weiter
End With
End If
weiter:
ActiveCell.Select
ActiveCell = RechnungsNr
If ust_id = 0 Then
Selection.Offset(0, -2) = brutto
Else
Selection.Offset(0, -2) = netto
End If
Selection.Offset(0, -1) = spe73
Selection.Offset(0, 1) = spe11
Selection.Offset(0, 2) = "10000"
Selection.Offset(0, 3) = Trim(spe99 & " " & spe2)
ActiveWorkbook.Save
Windows("Erfassung.xls").Activate
Sheets("Eingabe Endkunde").Select
Windows("EU2015.xls").Visible = False
Windows("2015.xls").Visible = False
Exit Sub
End Sub

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4
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Excel Datei Revisonssicher machen
04.06.2015 14:58:46
Michael
Hallo Nepumuk!
GDPdU ist durch die Betriebsprüfer anerkannt.
VG
Michael H

na, wer weiß
04.06.2015 17:53:15
Michael
Hi zusammen,
wenn ich GDP-Dings recherchiere, finde ich im WIKI-Artikel den Satz: Die GDPdU wurden durch die GoBD zum 1. Januar 2015 abgelöst.
Ins Blaue hinein: ich vermute, es geht grundsätzlich darum, daß selbst erstellte Excel-Buchhaltungen durch jeden Anwender im Nachhinein geändert werden können. Wenn ich dem Prüfer versichere, daß ich das File mit Passwort versehen und den Zettel weggeworfen habe, wird er es mir nicht glauben.
Jede "professionelle" Buchhaltung (im Sinne einer gekauften Software) erlaubt ja Eingaben bzw. Änderungen bis zum Zeitpunkt des "Abschlusses", und dann werden die Daten "änderungssicher" gespeichert. Ich denke, für einen Programmierer gibt es kein "änderungssicher", aber das ist eine Sache; die andere ist, daß man *auch* Excel-Datein "sichern" kann, indem man den Stand bei erfolgtem "Abschluß" turnusmäßig auf eine oder mehrere CDs sichert und diese in den Tresor legt.
Damit sollte eines der hauptsächlichen Kriterien erschlagen sein - was meint der StB?
Schöne Grüße,
Michael

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AW: Excel Datei Revisonssicher machen
04.06.2015 13:41:58
Michael
Hallo Sabbel!
Das geht in diesem Fall nur, wenn man die GOB beachtet. Diese schreiben vor, die Daten im Format GDPdU zu sichern (mal googlen). Erst dieses Format ist dann als Revisionssicher anerkannt.
VG
Michael H
;
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Infobox / Tutorial

Excel Datei revisionssicher machen


Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um Deine Excel-Datei revisionssicher zu machen, folge diesen Schritten:

  1. Daten im GDPdU-Format speichern:

    • Achte darauf, dass alle Buchhaltungsdaten im GDPdU-Format gespeichert werden. Dies stellt sicher, dass die Datei von Prüfern anerkannt wird.
    • Du kannst dies erreichen, indem Du die Daten regelmäßig exportierst und in einem gesicherten Format ablegst.
  2. Passwortschutz einrichten:

    • Gehe zu Datei > Informationen > Arbeitsmappe schützen > Mit Passwort verschlüsseln.
    • Wähle ein sicheres Passwort und notiere es an einem sicheren Ort.
  3. Regelmäßige Sicherungen:

    • Sichere Deine Daten regelmäßig auf externen Speichermedien oder in der Cloud, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen.
  4. Datenintegrität überprüfen:

    • Nutze die Funktion =WENN() in Excel, um die Datenintegrität zu überprüfen und sicherzustellen, dass Änderungen nachvollziehbar sind.
  5. Zugriffsrechte verwalten:

    • Wenn Du SharePoint verwendest, stelle sicher, dass die Zugriffsrechte korrekt konfiguriert sind, um unbefugte Änderungen zu verhindern.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: Die Datei wird nicht im GDPdU-Format gespeichert.

    • Lösung: Überprüfe die Export-Einstellungen und stelle sicher, dass das richtige Format gewählt wurde.
  • Fehler: Passwortschutz funktioniert nicht.

    • Lösung: Stelle sicher, dass Du das Passwort korrekt eingegeben hast. Manchmal hilft es, die Datei zu schließen und erneut zu öffnen.

Alternative Methoden

  • Verwendung spezieller Software:

    • Es gibt Softwarelösungen, die speziell für die revisionssichere Archivierung von Excel-Daten entwickelt wurden. Diese können eine bessere Benutzererfahrung und zusätzliche Sicherheitsfunktionen bieten.
  • Cloud-Lösungen:

    • Nutze Cloud-Dienste mit integrierten Sicherheitsfunktionen, wie Microsoft SharePoint, um Daten revisionssicher zu speichern und zu verwalten.

Praktische Beispiele

  • Beispiel für eine einfache GDPdU-Exportfunktion:

    Sub ExportGDPdU()
      ' Beispiel-Code zum Exportieren von Daten im GDPdU-Format
      Dim ws As Worksheet
      Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Daten")
      ws.Copy
      ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="Daten_GDPdU.xlsx", FileFormat:=xlOpenXMLWorkbook
      ActiveWorkbook.Close
    End Sub
  • Datenintegritätsprüfung:

    =WENN(A1<>B1;"Daten nicht übereinstimmend";"Daten in Ordnung")

Tipps für Profis

  • Versionierung verwenden: Nutze die Versionierungsfunktionen von SharePoint, um ältere Dateiversionen zu speichern und bei Bedarf wiederherzustellen.

  • Regelmäßige Schulungen: Halte regelmäßige Schulungen zur Verwendung von Excel und den relevanten Sicherheitsmaßnahmen ab, um das Bewusstsein im Team zu stärken.


FAQ: Häufige Fragen

1. Was ist das GDPdU-Format und warum ist es wichtig? Das GDPdU-Format (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ist ein Standard, der sicherstellt, dass digitale Buchhaltungsdaten revisionssicher gespeichert werden. Es ist wichtig, um die Anforderungen von Betriebsprüfern zu erfüllen.

2. Wie kann ich meine Excel-Datei revisionssicher machen? Du kannst Deine Excel-Datei revisionssicher machen, indem Du sie im GDPdU-Format speicherst, sie mit einem Passwort schützt und regelmäßige Backups erstellst.

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