Hallo liebes Forum,
ich habe eine Frage zur Machbarkeit meines Vorhabens (und bin natürlich dankbar für jeden guten Tipp, wie man es auch besser machen könnte).
Ich möchte Routine-Aufgaben in Outlook und Excel gerne "automatisieren" und vereinfachen. Folgendes habe vor:
Ablauf
Kunden senden mir eine Email mit einer konkreten Anfrage. Ich öffne Excel und kalkuliere ein Angebot, speichere dies dann als PDF.
Im Outlook "stemple" ich den Auftrag: Ich ändere den Betreff dieser Auftragsmail in "Kundenname - Auftragsname". Ich ergänze den E-Mail-Body um kundenspezifische Details, wie bspw. Besonderheiten Rechnungsstellung, typische Punkte beim Auftragsablauf, die ich beachten sollte, typische Fehlerquellen, die ich vermeiden sollte bei diesem Kunden, usw. Dazu öffne ich eine andere Excel-Datei und kopiere den darin enthaltenen Text für den Kunden dann in den EMail-Body. Die geänderte Eimal speichere ich dann.
Ich antworte dem Kunden auf seine Anfrage und hänge das zuvor generierte PDF an die Email an. Und verschiebe dann die Auftragsmail in den Odner "offene Aufträge".
Dieser Ablauf geht mir gehörig auf die Nerven und ich würde ihn gerne mehr automatisieren, schneller machen, standardisieren.
Was ich vorhabe:
Ich markiere in outlook meine Kundenanfrage und starte über einen Button ein Makro.
Es öffnet sich ein Fenster, ich wähle den Kunden aus, gebe den Auftragsnamen ein, kalkuliere das Angebot und klicke, wenn alles ausgefüllt ist, dann auf [Starten].
Der obige Ablauf wird dann vollautomatisch durchgeführt:
Das Angebots-PDF wird generiert und auf dem Server abgelegt.
Die markierte E-Mail wird im Betreff geändert.
Der "Stempel" in diese Email reinkopiert.
Eine Antwort-Email wird geöffnet und das Angebotspdf angehängt.
Die "Original"-Anfrage-Email wird in den Ordner "offene AUfträge" verschoben.
Fertig.
Meine Fragen an die Profis dazu:
Ist dieses Script grundsätzlich mit vertretbarem Aufwand möglich?
Ist es sinnvoller, dass Outlook ein Excel-Makro startet oder kann ich auch in Excel "arbeiten" und das VBA-Script erkennt, welches Element ich in Outlook markiert habe?
Dieses Script benötigen insgesamt dann zwei Personen, die das dann mehrmals am Tag im Einsatz haben: Gibt es dann Probleme, wenn das Script gleichzeitig läuft oder ist das Excel/Outlook egal, weil es eh auf dem jeweiligen Client läuft?
Die Basisdaten (Angebotspreise, Produkte oder auch die "Kundenstempel"-Daten) gelten ja für alle User, weshalb ich sie natürlich nur einmal in einer Cloud ablegen würde. Können darauf dann auch zwei User gleichzeitig drauf zugreifen?
Was wäre, wenn einer leist während der andere Client versucht zu schreiben?
Wie würdet ihr die Aufgabe grundsätzlich angehen und mit welchen Stolpersteinen muss ich rechnen?
Würde es eher Sinn machen, sowas programmieren zu lassen (ich kann VBA-Script nicht wirklich und copy+paste mir die Dinge meist zusammen, die ich dann auf mich anpasse; ich verstehe grundsätzlich den Code und wie ein System "denkt", aber mir fehlt die konkrete Syntax)?
Würde mich freuen, wenn ihr mir ein paar Tipps geben und meine Fragen beantworten könntet.
Patrick