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Power Query nur neue Daten an bestehenden anfügen

Forumthread: Power Query nur neue Daten an bestehenden anfügen

Power Query nur neue Daten an bestehenden anfügen
16.01.2024 11:57:48
Lipperlaender
Hallo,

in den letzten Wochen habe ich in Excel 2021 Prof eine Arbeitsplanung für Umfragen gebaut.

Der Ablauf der Daten läuft wie folgt.

externe Abfrage über andere Excel und Ausführung durch PQ
Die daraus resultierende intelligente Tabelle wurde durch Formeln ergänzt, weil bestimmte Konstellationen wie Anbieter, Ort und Datum als Ident für eine späteres Zählenwenn benötigt wird.
Aus dieser Tabelle wird über weitere internen Abfragen in PQ für jeden Arbeitstag eine neue Tabelle erzeugt, die ich um weitere Spalten in Excel erweitert habe.
In diesen Spalten werden nun die Tour und die Anzahl der angestrebten Umfragen händisch eingetragen.
Daraus werden dann mit Formeln automatisch die Arbeitsaufträge generiert. Was alles super easy läuft und wir im Team genau das haben, was wir haben wollten.

Soweit zur Ausgangslage.
Mein Problem ist nun, das die externen Daten, im laufe der Zeit ergänzt werden, und sobald ich eine Aktualisierung der Daten vornehme, überschreibt er die vorherigen Daten und meine händischen Ergänzungen sind nicht mehr zu dem Datensatz (Zeile) zugehörig, weil PQ ja alles neu einliest und neue Einträge dazwischen schiebt.

Wie bekomme ich es nun hin, damit PQ alle neuen Datensätze einfach unten anfügt und die bereits vorhandenen da lässt wo sie sind?
Ich würde ja letztlich erst nach der Aktualisierung der Abfrage neu sortieren.
Leider habe ich im Netz nix gefunden, oder ich habe an den falschen Stellen mit den falschen Fragen gesucht.

Vielen lieben Dank für Eure Unterstützung.

Lipperlaender
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6
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: so nicht nachvollziehbar, denn ...
16.01.2024 12:32:39
neopa C
Hallo Lipperlaender,

... wenn die externen Daten nur ergänzt werden, werden die bisherigen Daten normalerweise auch nicht beeinflußt. Wenn das bei euch aber der Fall ist, dann ist das Zusammenspiel eurer Abfragen, Formeln und händischen Datenergänzungen in eurer "Ausgangslage" nicht korrekt. Ohne genauere Kenntnis dessen, läßt sich das aber nicht konkreter bezeichnen.

Gruß Werner
.. , - ...
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AW: Power Query nur neue Daten an bestehenden anfügen
18.01.2024 06:29:47
Lipperlaender
Dankeschön,

ich glaube, das könnte genau das sein was ich gesucht habe.

Ich werde dies in den nächsten Tagen ausprobieren und hier Rückmeldung geben.

Gruß

Lipperlaender
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AW: so nicht nachvollziehbar, denn ...
16.01.2024 12:50:44
Lipperlaender
Hallo Werner,

vielen Dank für deine Antwort.

Die externen Daten enthalten Datum und Uhrzeiten.
Und es werden bei den Ergänzungen auch Teilweise neue Uhrzeiten innerhalb eines Datums nachgetragen.
Unsere Abfragen beruhen genau darauf. Datum und Uhrzeiten
Daher verschieben sich nun die vorhanden Daten entsprechend nach unten.

Daher mein Wunsch, neue Datensätze nur anfügen und nicht überschreiben.

Gruß

Lipperlaender
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AW: wie bereits geschrieben ...
16.01.2024 14:26:38
neopa C
Hallo Lipperlaender,

... ohne (D)eine Beispielarbeitsmappen (können Dummydaten enthalten, aber die Struktur und Deine entsprechend maßgeblichen Abfragen und Formeln müssen vorhanden sein und Deinem IST entsprechen). ist zumindest mir eine konkretere Aussage nicht möglich, als bisher getroffen. Ich kann aber schon jetzt nicht ausschließen, daß auch danach eine Lösung im Rahmen einer Forumshilfe nicht möglich sein könnte.

Gruß Werner
.. , - ...
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AW: wie bereits geschrieben ...
17.01.2024 06:25:43
Lipperlaender
Ich werde sehen, inwieweit ich die Datei Urmodellen kann, damit ich die hier zur Verfügung stelle.
Das wird ein bissel dauern.

Trotzdem Danke

Gruß

Lipperlaender
;
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Infobox / Tutorial

Power Query: Neue Daten an bestehende Tabelle anfügen


Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um mit Power Query in Excel 2021 neue Daten an eine bestehende Tabelle anzufügen, folge diesen Schritten:

  1. Datenquelle festlegen: Öffne Excel und gehe zu "Daten" > "Daten abrufen" > "Aus Datei" und wähle deine externe Excel-Datei aus.
  2. Power Query Editor öffnen: Nachdem die Daten geladen sind, öffnet sich der Power Query Editor.
  3. Daten transformieren: Hier kannst du die Daten wie gewünscht bearbeiten. Wenn du beispielsweise nur neue Einträge hinzufügen möchtest, achte darauf, dass die Datensätze eindeutig identifiziert werden können (z.B. durch Datum und Uhrzeit).
  4. Erstellen einer Abfrage: Klicke auf "Schließen & Laden", um die Daten in eine Tabelle in Excel zu laden.
  5. Aktualisierung der Daten: Um die neuen Datensätze zu laden, gehe erneut zu "Daten" > "Aktualisieren". Stelle sicher, dass die Option "Daten nur anfügen" aktiviert ist.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Datenüberschreibung bei Aktualisierung: Wenn Power Query beim Laden der neuen Daten die vorhandenen Einträge überschreibt, überprüfe, ob die Abfragen korrekt eingestellt sind. Stelle sicher, dass du die Abfrage so konfiguriert hast, dass nur neue Daten geladen werden.
  • Fehlende Identifikatoren: Wenn die neuen Einträge nicht eindeutig identifiziert werden (z.B. durch Datum und Uhrzeit), kann Power Query die Daten nicht korrekt anfügen. Stelle sicher, dass deine Datenstruktur eindeutige Identifikatoren enthält.

Alternative Methoden

Falls Power Query nicht die gewünschte Lösung bietet, kannst du folgende Methoden ausprobieren:

  • Pivot-Tabellen: Nutze Pivot-Tabellen, um neue Daten zusammenzufassen und anzuzeigen, ohne die vorhandenen Daten zu überschreiben.
  • Formeln: Verwende Excel-Formeln wie VERGLEICH oder SVERWEIS, um neue Daten zu integrieren, ohne die bestehenden Einträge zu verändern.

Praktische Beispiele

Hier ist ein einfaches Beispiel für eine Abfrage in Power Query, um neue Daten anzufügen:

let
    Quelle = Excel.Workbook(File.Contents("C:\Daten\Umfragen.xlsx"), null, true),
    Tabelle1 = Quelle{[Item="Tabelle1",Kind="Sheet"]}[Data],
    NeueDaten = Table.SelectRows(Tabelle1, each ([Datum] > DateTime.LocalNow()))
in
    NeueDaten

Dieses Beispiel zeigt, wie du neue Umfragedaten, die nach dem aktuellen Datum liegen, an die bestehende Tabelle anfügen kannst.


Tipps für Profis

  • Verwendung von Merge: Nutze die Funktion "Merge" in Power Query, um Daten aus mehreren Abfragen zusammenzuführen. So kannst du sicherstellen, dass nur neue Einträge geladen werden.
  • Automatisierung: Automatisiere den Prozess der Datenaktualisierung, indem du Makros erstellst, die die Abfragen regelmäßig aktualisieren.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich sicherstellen, dass keine Daten verloren gehen?
Stelle sicher, dass alle Abfragen so konfiguriert sind, dass sie nur neue Daten anfügen. Verwende eindeutige Identifikatoren.

2. Welche Excel-Version benötige ich für Power Query?
Power Query ist in Excel 2016 und neueren Versionen verfügbar. In Excel 2021 ist es vollständig integriert.

3. Wie kann ich die Daten manuell sortieren?
Nach dem Laden der neuen Daten kannst du die Tabelle in Excel manuell sortieren, indem du die Spaltenüberschrift klickst und die Sortieroptionen wählst.

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