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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
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Mehrere Arbeitsmappen von einer Mastervorlage aktualisieren

Mehrere Arbeitsmappen von einer Mastervorlage aktualisieren
20.02.2024 14:58:15
Okra
Hallo zusamemen!

Ich möchte eine große Anzahl von Dateien von einer zentralen Datei aus aktualisieren. Ich stelle mir das so vor: Es gibt eine Musterdatei, die nur Header enthält. Ich verknüpfe alle Arbeitsmappen mit dieser Musterdatei, so dass, wenn ich dort einen Header ändere oder seinen Platzt mit einem anderen tausche, die verknüpften Arbeitsmappen aktualisiert werden. Die Werte sollen ja mit der richtigen Überschrift übereinstimmen und wenn ich z.B eine neue Spalte zwischen zwei bestehenden in der Musterdatei einfüge, passen sich alle bestehende Formeln in den verknüpften Arbeitmappen an. Wichtig ist, dass die Formatierungen in den einzelnen Arbeitsmappen nach einer Aktualisierung durch die Musterdatei nicht verloren gehen. Wie wäre das möglich?

LG

3
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Betreff
Datum
Anwender
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AW: Mehrere Arbeitsmappen von einer Mastervorlage aktualisieren
20.02.2024 16:18:00
Yal
Hallo Okra,

genau diese Frage haben sich sehr wenige Leute vor Dir gestellt, ich schätze mal ein halbe Mrd in den letzten 60 Jahren. Dafür hat man Datenbanken und Druckformular erfunden. Die Daten liegen nicht verteilt in Dateien, sondern einmal zentral in der Datenbank. Bei Bedarf nach eine Druckversion wird der(die) passende(n) Datensatz(sätze) ausgefiltert und an dem Formular für einen Druck übergeben. So agiert die Seriendruck-Funktion in Word. Heutzutage wird nur noch als PDF ausgedruckt udn sofort per Mail verschickt.

Ändert sich die Vorlage für das Formular, kann man per Knopfdruck samtlichen PDF nach neuem Muster neu drucken (sinnlos).

Anders gesagt, auf Excel-Ebene gibt es keine -einfache- Lösung für dein Vorhaben. Der bessere Weg besteht daran, per Makro alle Daten aus deine unzähligen Dateien rauszulesen, um diese in einer zentralen DB abzulegen. Aber da wirst Du einwänden, dass die "Dateien" selbst nach zig verschiedenen Vorlagen erzeugt worden sind, und dementsprechend dieselbe Daten nie an dieselbe Stelle zu finden sind (merkst Du was?).

Wenn die Daten zentral vorliegen, ist es -relativ- einfach, eine oder mehrere Vorlage(n) zu verwenden, um eine Ausgabe-Dokument zu erzeugen.

VG
Yal
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AW: Mehrere Arbeitsmappen von einer Mastervorlage aktualisieren
20.02.2024 17:06:50
Okra
Hi Yal,

Erstmal danke für die Antwort. Ich habe den Kontext des Themas nicht ausreichend dargestellt. Die einzelnen Arbeitsmappen werden ständig mit neuen Informationen aktualisiert, die ich über Power Query in einer anderen Excel-Datei konsolidiere. Mehrere Personen arbeiten an den einzelnen Arbeitsmappen und haben natürlich keinen Zugriff auf die Informationen in den anderen Arbeitsmappen, was ja der Sinn der ganzen Übung ist. Das funktioniert gut, bietet aber nicht die Flexibilität, dynamische Änderungen an der Struktur vorzunehmen, falls dies zu irgendeinem Zeitpunkt erforderlich sein sollte. Wäre das in Excel möglich? Jeder Hinweis ist tief geschätzt.

VG
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AW: Mehrere Arbeitsmappen von einer Mastervorlage aktualisieren
20.02.2024 18:08:56
Yal
Hallo Okra,

ja, sehr wichtige Zusatzerklärung. Also verschiedene "Mitarbeiter" verarbeiten verschiedene Daten, die nur sie sehen dürfen. Diese Daten werden in einem zentralen Excel ("Datenbank") überführt. Das bedeutet, dass diese dezentrale Elemente sowohl eine Standardteil (das vorauf PQ zugreift) als auch eventuell eine nicht Standardteil.

Ich gehe davon aus, dass das Deployment (also die Verteilung der Änderung) nur auf das Standardteil wirken sollen. Aber dadrin stehen per Hand eingegeben Daten. Somit kann man nicht eine neue Vorlage zur Verfügung stellen, es sei denn eine Methodik für die Übernahme der Daten aus der Datei mit der alte Vorlage vorhanden ist. Hier könnte/müsste ein Makro zum Einsatz kommen. Da die Übertragung alt zu neu von jedem einzelnen Mitarbeiter durchgeführt werden müsste, ist es entweder betreuungintensiv oder es besteht das Risiko, dass es nicht von allen Anwender durchgeführt wird. Dann hat man eine Inkonzistanz bei den Vorlagenversion. Es müsste ein Mechanismus vorhanden sein, das überprüft, welche Dateien eine alte Vorlage und welche eine neue verwenden. Mit Power Query wahrscheinlich über die Namen der gelesenen Blätter, Tabellen oder Spaltenüberschrift.

Solche Problem sind üblich bei Verfahren, die zentrale/dezentale Datenhaltung kombinieren. Es gibt keine Lösung, ausser auf die Flexibilität von Excel zu verzichten.

VG
Yal
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