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Datenauswertung Arbeitszeiten aus Gesamttabelle?

Forumthread: Datenauswertung Arbeitszeiten aus Gesamttabelle?

Datenauswertung Arbeitszeiten aus Gesamttabelle?
21.07.2024 13:52:57
Juergen Bohl
Hallo zusammen,

ich quäl mich jeden Monat mit einer Gesamttabelle an Arbeitszeiten herum (wie heute am Sonntag), so dass ich jetzt mal die Frage in Expertenrunde stelle:
in Anlage ist so eine Tabelle in Gänze zu sehen. Sie besteht vornehmlich aus verschiedenen Mitarbeitern, welche aus der Vorerfassung kommen.

Um an finale Daten für die Lohnabteilung zu kommen, muss ich jetzt diverse Auswertungen pro Mitarbeiter fahren:
- Gesamtstundenanzahl mtl.
- GesamtTAGEanzahl "Urlaub, mtl".
- GesamtTAGEanzahl "krank, mtl."
- Anzahl TAGE mit ≥8h, mtl.

Die ersten Punkte sind über Filter schon zu lösen, aber halt umständlich. Der letzter Punkt ist dann nochmals besonders tricki, weil ja ein Tag in mehrere Stundenanteile aufgesplittet sein könnte. D.h. man müsste zuerst die Einzelstunden des Tages aufsummieren und dann den Vergleich anstellen ob ≥8h herauskommt.

Meine Vorstellung war nun eine Tabelle auf der Seite einzurichten, in der die MA und entsprechende Werte gleich auf einen Schlag ausgegeben werden....soweit meine naive Vorstellung :) Ist das über Formeln überhaupt möglich oder stecke ich da in VBA drinnen? ...dann wird's leider eng für mich.

Was meint Ihr dazu, wie man das lösen könnte?
Hier meine Mustertabelle:
https://www.herber.de/bbs/user/171145.xlsx

Danke&Gruss,
Juergen

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17
Beiträge zum Forumthread
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Betreff
Datum
Anwender
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AW: Datenauswertung Arbeitszeiten aus Gesamttabelle?
22.07.2024 09:27:44
Juergen Bohl
Hallo Uwe,

vielen Dank für deine schnelle Umsetzung!
Ja, das ist die Übersicht, welche mir hilft!

Frage dazu:
nachdem ich ja immer neue Tabellen mtl./Quartalsweise oder jährlich bekomme, würde ich die dann immer in das Sheet welche die deine Übersichtstabelle beinhaltet, reinkopieren. jetzt kann es aber vorkommen, dass u.U. auch ein Mitarbeiter, der das nicht kann, diese Übersicht erstellen muss.
Könnte man alle Dateien innerhalb eines Verzeichnisses sammeln und per Pulldown diese dann in die Auswertungs-Sheet laden?

Das wäre so meine Rangehensweise, aber wenn das zu schwierig wird, bin ich um die Lösung schonmal froh :)

Danke & Gruss,
Juergen

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AW: Datenauswertung Arbeitszeiten aus Gesamttabelle?
22.07.2024 10:00:27
Alwin Weisangler
Hallo Juergen,

wenn das Tabellenformat gleichbleibt und sich nur die Zeilenzahl ändert, ist das kein Problem. Das könnte ein Fall für eine RecordSet Abfrage/Übernahme sein.

Was noch unklar ist:
Sollen die einzufügenden Zeilen der ausgewählten Datei im Verzeichnis an bereits bestehende Zeilen unten angefügt werden, oder bestehende Datensätze entfernt und neue Datensätze ab Zeile 2 eingetragen werden.

Gruß Uwe

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AW: Datenauswertung Arbeitszeiten aus Gesamttabelle?
22.07.2024 10:40:50
Juergen Bohl
Hallo Uwe,

danke für die Antwort.


Es müssen nicht Daten angefügt werden. Jede Datei ist als "Einzelstück" zu behandeln.

Der Arbeitsflow sieht folgendermaßen aus:
Es wird aus einer SQL Datenbank der Zeitraum eingegrenzt (z.B. Juni '24) und diese dann als *.xlsx exportiert, wobei der Name dazu frei vergeben werden kann (z.B. 2024-06_Lohndaten.xlsx).
Es werden also nicht in die bereits bestehende Tabelle immer Zeilen "angefügt", sondern es sind einzelne Dateien (*.xlsx) die in einem Verzeichnis auflaufen.
Daher mein Gedanke, dass diese Dateien in einem Art Pulldown-Menü gewählt werden können, damit diese dann in diesem "Haupt-Sheet" welches die die kleine Tabelle (gelbe Überschriften) inne hat, entsprechend die Daten ausgibt.

Die Struktur der auflaufenden *.xlsx-Einzeldateien bleibt dabei immer dieselbe.
Also es ändert sich nicht die Spaltenanzahl oder Bezeichnung.

Danke & Gruß,
Juergen
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AW: Datenauswertung Arbeitszeiten aus Gesamttabelle?
22.07.2024 17:09:54
Alwin Weisangler
Hallo Juergen,

ich hab das ganze Mal zurecht gemacht.
Beim 1. Öffnen nach dem Download dieser Datei kommt nach Freigabe von VBA eine Fehlermeldung, da ich im RibbonBand eine Tab eingebaut habe.
Da schließt du die Datei einfach und öffnest Diese wieder.
Wenn du mit dem Mauszeiger auf eine der eingebauten Ribbon Elemente gehst und wartest zeigt sich die Erklärung was zu machen ist.
1. Es müssen in den Editboxen (Ribbon Textfelder) im 1. der Pfad und im 2. der Blattname eingetragen sein.
2. Aus der Liste der Combobox wählst du die Datei (.xlsx), welche die zu importierenden Daten enthält aus.
3. Button zum Importieren drücken.
Falls noch nachträglich in der Tabelle etwas geändert werden soll kannst du den Button zum Erneuten berechnen nutzen um die Ausgabe anzupassen.
Es wird auch die Teilsummenformel unter Spalte "i" falls du vergleichend filtern willst neu gesetzt.
https://www.herber.de/bbs/user/171173.xlsm

Etwas ist seltsam. Aus nicht ersichtlichen Gründen schmeißt es beim Schreiben via Resize des Arrays in die Tabelle an unsinnig anderer Stelle die Formeln raus.

Gruß Uwe
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AW: Datenauswertung Arbeitszeiten aus Gesamttabelle?
23.07.2024 14:39:00
Alwin Weisangler
Hallo Juergen,

Die Ursache für das Überschreiben der Formeln gefunden und beseitigt.
https://www.herber.de/bbs/user/171188.xlsm

Gruß Uwe
AW: Datenauswertung Arbeitszeiten aus Gesamttabelle?
25.07.2024 12:26:05
Juergen Bohl
Hallo Uwe,

vielen vielen Dank für die Hilfe und sorry für die verspätete Rückmeldung, ich kam erst heute wieder dazu.

Folgende Frage/Problem:
wenn ich die Datei laden möchte, bekomme ich einen Fehler:

Ich habe im Feld Datei "2024-05.xlsx" und im Feld Pfad "c:\tmp\Lohndaten\" eingetragen.
Beim anschließenden drücken des Button "Daten importieren" kommt die Fehlerbox:

Laufzeitfehler '9'
Index ausserhalb des gültigen Bereichs.

Sub DatenHolen()
Dim rs As ADODB.Recordset, arrRec(), arrTab(), i&, j&, lz&, pfad$
For i = 0 To UBound(arrList, 2)


Habe ich eine falsche Schreibweise gewählt?

Danke & Gruss,
Juergen
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AW: Datenauswertung Arbeitszeiten aus Gesamttabelle?
25.07.2024 13:23:54
Alwin Weisangler
Hallo Jürgen,

Eine Editbox in der der Dateinamen eingetragen wird gibt es nicht. Du musst aber den Namen des Tabellenblattes eintragen aus dem die Tabellenwerte geladen werden sollen.
Mauszeiger über die Editbox halten und kurz warten bis sich der Beschreibungskommentar im Umgang damit zeigt. Da steht es drin.
Die Datei, welche du hochgeladen hast enthält ein Tabellenblatt mit den Namen "Sheet". Wenn der Export vom Server diesen Blattnamen verwendet brauchst du da nichts anderes einzutragen.

Gruß Uwe
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AW: alternativ in Betracht käme auch ...
21.07.2024 20:17:46
neopa C
Hallo Juergen.

... mit Pivotauswertung (max 2 Pivottabellen sind ausreichend) ergänzt mit einer einfachen SUMMEWENNS()-Formel (zur Ermittlung der Tage mit Stunden >=8 Std.)

Sollte dies von Interesse sein, dann kann ich Dir dies natürlich morgen aufzeigen.

Oder als eine weitere Alternative insgesamt eine Auswertung basierend auf der Power Query Funktionalität von Excel.

Gruß Werner
.. , - ...
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Dann würde ich auf jeden...
22.07.2024 14:11:30
Case
Moin, :-)

... Fall Power Query in Betracht ziehen. Da du ja von einem SQL Server die Daten ziehst, bietet sich das geradezu an.

Kommt das in Frage und brauchst du ein Beispiel?

Servus
Case
AW: Dann würde ich auf jeden...
22.07.2024 15:50:19
Juergen Bohl
Hallo Case,

danke für den Einwurf.

Dass die Daten vom SQL ausgelesen werden, ist in eine Programmoberfläche integriert.
Also komme ich da nicht an eine Datenbank in dem Sinne ran, sondern es ist lediglich eine tabellarische Ansicht, die dann als xlsx Datei exportiert werden kann.

Ich glaube, da bleibt mir der Schnabel trocken....

Gruss, Juergen
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Das geht auch...
22.07.2024 16:19:38
Case
Moin, :-)

... mit Exceldateien. "Daten - Daten abrufen..." bietet eine breite Palette von Möglichkeiten - schau es dir mal an. Bei Bedarf, lässt sich das auch mit VBA mischen. Du musst nur grundsätzlich die Entscheidung treffen, welchen Weg du nehmen willst. Wenn Power Query - dann Beispiel gefällig?

Servus
Case
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AW: würde auch dann mit PQ zu realisieren sein ...
22.07.2024 16:32:21
neopa C
Hallo Jürgen,

... da Du wie Du schreibst immer eine neue Auswertungsdatei mit dem vorhandenen Programm erstellst, wäre Deine gewünschte dynamische PQ-Lösung schon mit etwas mehr Aufwand verbunden, als wenn immer eine Datei gleichen Namens (aber mit verschiedenen Daten) auszuwerten ist.

Ein verhältnismäßig einfache Lösung wäre, man nimmt immer eine Auswertung auf eine Datei gleichen Namen vor. Zuvor müßte man dann lediglich die auszuwertende Datei auf die Datei mit diesem Namen "händisch" kopieren. Dann könnte man sowohl eine PQ-Auswertung definieren oder etwas schneller/einfacher, die auch vorgeschlagene Pivotauswertung kombiniert mit einer Formel. Anstelle reiner tabellarischer Pivotauswertung hättest Du auch die Möglichkeit eine PivotChart vornehmen zu lassen.

Gruß Werner
.. , - ...
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Im Anhang sind...
23.07.2024 19:29:11
Case
Moin, :-)

... zwei Versionen - einmal ohne VBA und einmal mit VBA Unterstützung. Beides Power Query.
https://www.herber.de/bbs/user/171201.zip

Reine_Power_Query_Loesung.xlsx
In der Datei ist eine reine Power Query Lösung - basierend auf deinen Beispieldaten.

Power_Query_mit_VBA.xlsb
Habe hier 3 Zeilen entfernt, damit man sieht, dass die Sache funktioniert( 2x 800 interne Kosten und 1x 900 Andrea Baumgartner).
Es wird mit VBA unterstützt.
Beim öffnen der Datei erscheint ein Dateiauswahldialog.
Den kannst du auch Abbrechen, dann wird kein Update gefahren.
Die Daten "DataBodyRange" werden gelöscht.
Wähle die Datei "Export_aus_SQL.xlsx" aus.
Die Datei wird im Hintergrund geöffnet.
Daten werden rüberkopiert.
Datei geschlossen.
Dann ein Refresh der Query.
Fertig.


Export_aus_SQL.xlsx
Das ist die Exportdatei, welche du in der VBA Variante im Dateiauswahldialog nimmst.

Damit dir der Schnabel nicht trocken bleibt. :-)

Servus
Case
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AW: Im Anhang sind...
25.07.2024 12:42:38
Juergen Bohl
Servus Case,

ich fühl mich immer etwas schlecht, dass sich andere für mein Prob immer so reinhängen, und ich dagegen nix dergleichen zum Ausgleich bieten kann.
Ich kann nicht mal en "Cup of coffee" spendieren, um wenigstens irgendwie was zu honorieren. Das gleiche gilt natürlich an alle anderen Hilfeleistenden ebenso.
Somit bleibt mir nur mich herzlichst für die aufgewendete Zeit eines jeden einzelnen zu bedanken.

Userbild

Ich finde es natürlich toll, da ich ich jetzt sogar mehr als eine Lösung auf dem Tisch habe und in aller Ruhe den besten Workflow ausprobieren kann!
Also nochmals vielen lieben Dank für die erneute Unterstützung, habe ja schon des Öfteren hier "konsumiert".

Viele Grüße,
Juergen
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Also das bereitet...
25.07.2024 14:30:51
Case
Moin Juergen, :-)

... mir keine Mühe. Power Query ist - wenn man es mal verstanden hat und auch die M-Sprache (Syntax) versteht - recht einfach gestrickt. Das Meiste kann man sich "zusammen klicken". ;-)

Früher habe ich alles per VBA gelöst - ausser Kaffee kochen (würde aber auch gehen). :-)

Heute nutze ich für Daten auswerten/transformieren nur noch Power Query. VBA dient nur noch der Unterstützung (weil ich zu faul bin, auf "Aktualisieren" zu klicken).

Und du hast mir doch einen "Cup of coffee" spendiert. Ich trinke allerdings nur "schwarz wie die Nacht". :-)

Viel Erfolg.

Servus
Case
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AW: alternativ in Betracht käme auch ...
22.07.2024 09:31:27
Juergen Bohl
Hallo Werner,

vielen Dank für deine Antwort!

Puhhh....ich blicke als Grundrechenarten-Excelanwender diese Fachausdrücke leider nicht. Wenn du dir die Zeit nehmen willst, das umzusetzen bin ich natürlich um jeden Ansatz froh und bedanke mich schon im Voraus.

Meine Frage an Uwe kopiere ich hier auch gleich mal rein, die ich bei ihm ergänzend anführte, ob das möglich wäre:
nachdem ich ja immer neue Tabellen mtl./Quartalsweise oder jährlich bekomme, würde ich die dann immer in das Sheet welche die deine Übersichtstabelle beinhaltet, reinkopieren. jetzt kann es aber vorkommen, dass u.U. auch ein Mitarbeiter, der das nicht kann, diese Übersicht erstellen muss.
Könnte man alle Dateien innerhalb eines Verzeichnisses sammeln und per Pulldown diese dann in die Auswertungs-Sheet laden?

Danke & Gruss,
Juergen
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