Servus zusammen,

Eure Hilfe wird benötigt :)

Wir nutzen einen Verbund aus zwei Excel Dateien als kleine Datenbank über Sharepoint (also in Teams abgelegt) und öffnen diese immer über die Excel Desktop App.
Im folgenden werde ich den "Excel Verbund" zum besseren Verständnis "Datenbank" nennen.
Auf die Excel Dateien (also den Verbund) greifen mehr als eine Person gleichzeitig zu. (Paralleles Arbeiten ist ja über Teams/Sharepoint - auch mit der Desktop App - möglich). Die Datenbank besteht aus einer Excel-Liste in der die Daten gespeichert werden (Backend) und einer Excel mit Input Maske (also einer Form via VBA -> Frontend) um Einträge in der Excel Liste hinzuzufügen/anzupassen/anzuzeigen.
Warum ich die Excel in zwei Dateien aufgeteilt habe? Es gab zu viele Probleme mit Versionssynchronisierung wenn die Input Maske in der Excel Liste selbst lief.
Warum ich kein Access bzw. andere Datenbanksoftware dafür verwendet habe? Ist in unserem Umfeld nicht erwünscht. Daher blieb nur Excel (und an sich bin ich damit auch ganz glücklich).

Sprich, die meisten VBA Funktionen sind im Frontend gespeichert. Die Excel-Liste (Backend) selbst, in der die Datensätze gespeichert werden, enthält nur 1-2 kleine Makros welche z.b. zum Öffnen der Frontend Datei dienen.

Aber leider bleiben die Versionskonflikte in der Excel Liste (Backend) auch nicht ganz aus, wenn mehr als ein User gleichzeitig darauf zugreift.
Da kommt nämlich oft eine Fehlermeldung im Backend wenn z.b. User 1 die Datenbank nutzt und sich dann ein zweiter der Datenbank zuschaltet und z.b. einen Eintrag über die Input Maske ändert.

Dann bekommt User 1 des Öfteren eine Warnung im Backend unterhalb des Menübands in Form eines gelben Balkens mit der Beschreibung "NEUE VERSION VERFÜGBAR Wir können die Änderungen einer anderen Person nicht übernehmen" Dazu werden zweit Buttons angeboten: "Erneut öffnen" und "Weitere Informationen". Hier ein Bild datzu: Dann bekommt User 1 des Öfteren eine Warnung im Backend unterhalb des Menübands in Form eines gelben Balkens mit der Beschreibung "NEUE VERSION VERFÜGBAR Wir können die Änderungen einer anderen Person nicht übernehmen" Dazu werden zweit Buttons angeboten: "Erneut öffnen" und "Weitere Informationen". Hier ein Bild datzu:
Problem dabei ist, dass User 1 das Backend nicht mehr speichern kann (auch die automatische Speicherung ist deaktiviert). Nur das speichern einer Kopie ist möglich. Das ist natürlich nicht das was ich möchte...
(Die Versionskonflikte habe ich nicht, wenn mehrere User nur die Backend Datei nutzen - also Einträge manuell (ohne Frontend) hinzufügen/anpassen/anzeigen. Sprich, es muss an der Frontend bzw. an VBA liegen.)

Dem User 1 bleibt dann nur die Möglichkeit den Button "Erneut öffnen" zu klicken. Nicht gespeicherte Änderungen werden dabei verworfen aber wenigstens kann er nach dem Neustart der Datenbank wieder mit der Speicherfunktion arbeiten. Dann kann es aber passieren dass User 2 dann die Meldung bekommt -> Also das schaukelt sich dann irgendwie hoch...

Da die User hauptsächlich mit der Input Maske (im Frontend) arbeiten, passiert es oft dass sie die Warnmeldung im Backend übersehen und dadurch gar nicht mitbekommen dass die gemachten Änderungen nicht gespeichert werden können. Dadurch kann passieren dass User einige zeitintensive Änderungen an den Datensätzen vornehmen und danach ist alles für die Katz (weil kein Speichern möglich).

Daher nun die Frage: Kann man diese Warnmeldung mit VBA prüfen bzw. abfangen und den User über eine z.B. msgbox informieren?
Natürlich dann noch die zweite Frage: Warum tritt so eine Meldung überhaupt auf? Hat da jemand auch schon Erfahrungen damit gemacht?
(Ich weiß, für die zweite Frage braucht ihr mehr Infos aber fangen wir mal klein an und schauen wo wir damit hinkommen)

Bin schon gespannt auf Eure Antworten. Vielen Dank dafür

Schöne Grüße, Tobias