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Meldung "Neue Version Verfügbar" mit VBA abfragen

Forumthread: Meldung "Neue Version Verfügbar" mit VBA abfragen

Meldung "Neue Version Verfügbar" mit VBA abfragen
14.08.2024 09:25:17
Harterstein
Servus zusammen,

Eure Hilfe wird benötigt :)

Wir nutzen einen Verbund aus zwei Excel Dateien als kleine Datenbank über Sharepoint (also in Teams abgelegt) und öffnen diese immer über die Excel Desktop App.
Im folgenden werde ich den "Excel Verbund" zum besseren Verständnis "Datenbank" nennen.
Auf die Excel Dateien (also den Verbund) greifen mehr als eine Person gleichzeitig zu. (Paralleles Arbeiten ist ja über Teams/Sharepoint - auch mit der Desktop App - möglich). Die Datenbank besteht aus einer Excel-Liste in der die Daten gespeichert werden (Backend) und einer Excel mit Input Maske (also einer Form via VBA -> Frontend) um Einträge in der Excel Liste hinzuzufügen/anzupassen/anzuzeigen.
Warum ich die Excel in zwei Dateien aufgeteilt habe? Es gab zu viele Probleme mit Versionssynchronisierung wenn die Input Maske in der Excel Liste selbst lief.
Warum ich kein Access bzw. andere Datenbanksoftware dafür verwendet habe? Ist in unserem Umfeld nicht erwünscht. Daher blieb nur Excel (und an sich bin ich damit auch ganz glücklich).

Sprich, die meisten VBA Funktionen sind im Frontend gespeichert. Die Excel-Liste (Backend) selbst, in der die Datensätze gespeichert werden, enthält nur 1-2 kleine Makros welche z.b. zum Öffnen der Frontend Datei dienen.

Aber leider bleiben die Versionskonflikte in der Excel Liste (Backend) auch nicht ganz aus, wenn mehr als ein User gleichzeitig darauf zugreift.
Da kommt nämlich oft eine Fehlermeldung im Backend wenn z.b. User 1 die Datenbank nutzt und sich dann ein zweiter der Datenbank zuschaltet und z.b. einen Eintrag über die Input Maske ändert.

Dann bekommt User 1 des Öfteren eine Warnung im Backend unterhalb des Menübands in Form eines gelben Balkens mit der Beschreibung "NEUE VERSION VERFÜGBAR Wir können die Änderungen einer anderen Person nicht übernehmen" Dazu werden zweit Buttons angeboten: "Erneut öffnen" und "Weitere Informationen". Hier ein Bild datzu: Dann bekommt User 1 des Öfteren eine Warnung im Backend unterhalb des Menübands in Form eines gelben Balkens mit der Beschreibung "NEUE VERSION VERFÜGBAR Wir können die Änderungen einer anderen Person nicht übernehmen" Dazu werden zweit Buttons angeboten: "Erneut öffnen" und "Weitere Informationen". Hier ein Bild datzu: Userbild
Problem dabei ist, dass User 1 das Backend nicht mehr speichern kann (auch die automatische Speicherung ist deaktiviert). Nur das speichern einer Kopie ist möglich. Das ist natürlich nicht das was ich möchte...
(Die Versionskonflikte habe ich nicht, wenn mehrere User nur die Backend Datei nutzen - also Einträge manuell (ohne Frontend) hinzufügen/anpassen/anzeigen. Sprich, es muss an der Frontend bzw. an VBA liegen.)

Dem User 1 bleibt dann nur die Möglichkeit den Button "Erneut öffnen" zu klicken. Nicht gespeicherte Änderungen werden dabei verworfen aber wenigstens kann er nach dem Neustart der Datenbank wieder mit der Speicherfunktion arbeiten. Dann kann es aber passieren dass User 2 dann die Meldung bekommt -> Also das schaukelt sich dann irgendwie hoch...

Da die User hauptsächlich mit der Input Maske (im Frontend) arbeiten, passiert es oft dass sie die Warnmeldung im Backend übersehen und dadurch gar nicht mitbekommen dass die gemachten Änderungen nicht gespeichert werden können. Dadurch kann passieren dass User einige zeitintensive Änderungen an den Datensätzen vornehmen und danach ist alles für die Katz (weil kein Speichern möglich).

Daher nun die Frage: Kann man diese Warnmeldung mit VBA prüfen bzw. abfangen und den User über eine z.B. msgbox informieren?
Natürlich dann noch die zweite Frage: Warum tritt so eine Meldung überhaupt auf? Hat da jemand auch schon Erfahrungen damit gemacht?
(Ich weiß, für die zweite Frage braucht ihr mehr Infos aber fangen wir mal klein an und schauen wo wir damit hinkommen)

Bin schon gespannt auf Eure Antworten. Vielen Dank dafür

Schöne Grüße, Tobias


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AW: Meldung "Neue Version Verfügbar" mit VBA abfragen
14.08.2024 12:44:24
volti
Hallo Tobias,

meine Einschätzung zum Thema, diese Meldung per VBA abzufangen, geht eher in Richtung "keine Chance".
Allerdings weiß ich es nicht und kann es in Ermangelung einer Prüfmöglichkeit nicht testen.
Ich denke, dass das nur eine excelinterne Info ist.

Abfangen per VBA kann man Objekte mit entsprechenden API-Funktionen, wenn sie als Window-Fenster und Kindfenster (WindowsControls) wie z.B. Button angelegt wurden.
Hierzu müsste man z.B. mit einem Spy-Programm testen, ob diese Meldung so etwas ist, ich denke eher nicht.

Die Möglichkeit über die Farbe eines bestimmten Screenpixels die Existenz der Meldung herauszubekommen, ist eher unsicher und scheidet daher auch aus.

Aber vielleicht zaubert ja ein Kollege hier noch eine spezielle Excelfunktion aus dem Hut :-)

Gruß
Karl-Heinz
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AW: Meldung "Neue Version Verfügbar" mit VBA abfragen
14.08.2024 15:34:42
ralf_b
ich schließe mich dem Kollegen Volti an. Da ist nichts zu machen. VBA und Sharepoint vertragen sich nunmal nicht.
Diese Meldung hat mich auch schon etliche Nerven gekostet. Aber was wäre ohne sie? Datensalat? Defekte Datei?
Ich schätze das bekommt man nur in den Griff wenn man die Daten in eine neue Datei zieht und die Datenbankdatei wieder freigibt.
Geänderte Daten dann in einem Rutsch in die Datenbank schreiben. Für den Übertragungsvorgang die Datei auschecken. Es wäre dann noch zu prüfen ob die Daten noch zusammen passen. Also wenn User1 und User2 den selben Datensatz in den Fingern hatten.

Ich glaube bei Sharepoint/Teams wird bei jedem Zeichen gespeichert. Somit gibt es immer einen letzten Stand. Sieht man ja auch im Dateiverlauf. Und auch da prüft der Server ob die Änderungen noch passen wenn z.b. zwei Leute auf der gleichen Zelle Änderungen vornehmen.
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AW: Meldung "Neue Version Verfügbar" mit VBA abfragen
15.08.2024 09:06:52
Harterstein
Vielen Dank für Eure Antworten!

Dachte ich mir schon dass da die Möglichkeiten begrenzt sind. Schade das da Microsoft die Option des parallelen Arbeitens für Excel anbietet es aber dann nicht konsequent umsetzt - VBA wird ja schon oft genutzt…

Hm, dann werde ich wohl den Weg über das Zusammenführen verschiedener Versionen via VBA versuchen.

Ich lasse die Frage trotzdem noch paar Tage auf. Vielleicht gibt’s ja noch weitere findige Lösungen.

Schöne Grüße Tobias
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