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Kommastellen bei Word-Serienbrief

Forumthread: Kommastellen bei Word-Serienbrief

Kommastellen bei Word-Serienbrief
08.07.2004 17:22:58
mickey
Habe in Excel (Version 2003) eine umfangreiche Tabelle angelegt mit ausschliesslich Zahlen; alle Zahlen sind in Excel formatiert als Zahl mit 2 Kommastellen.
Bei der Anlage eines Word-Serienbriefes und einfügen von Seriendruckfeldern (welche auf die Excel Tabelle mit den Zahlen verweisen) werden mir die Zahlen in der Tabelle des Word-Dokumentes mit mindestens 10 Stellen hinter dem Komma angezeigt.
Ich möchte aber nur 2 Kommastellen. Hat einer eine Idee ?
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4
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Kommastellen bei Word-Serienbrief
Udo
Formatieren ist nur Optik, du musst runden!
Udo
AW: Kommastellen bei Word-Serienbrief
08.07.2004 17:56:53
mickey2306
Danke für den Tip. Aber auch mit AB bzw. AUFRUNDEN bekomme ich in Word leider nicht das gewünschte Ergebnis.
AW: Kommastellen bei Word-Serienbrief
Udo
Woher soll ich wissen, welches Ergebnis du willst? Außerdem sprach
ich von runden, du von auf- und abrunden.
Udo
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AW: Kommastellen bei Word-Serienbrief
08.07.2004 18:27:46
mickey
Vielen Dank für die Hilfe. Habe woanders die Lösung bekommen.
Sofern es interessiert: Die Formatierung muss in Word passieren: Feld markieren, Rechtsklick auf "Feld bearbeiten", dann in der Dialogbox "Feld" links unten die Feldfunktionen aktivieren. Nun oben in den Feldfunktionen den Schalter eingeben:
\# #.##0,00. (Leerzeichen nach \#) Dieses Format liefert nunmehr folgendes Beispielergebnis: 4.599,87
Sämtliche Schalteroptionen sind aufgelistet in der Word-Hilfe unter dem Stichwort: Allgemeine Schalter
Viele Grüsse mickey
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Infobox / Tutorial

Kommastellen im Word-Serienbrief richtig formatieren

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Vorbereitung in Excel: Stelle sicher, dass deine Zahlen in Excel (Version 2003 oder höher) korrekt als Zahl mit zwei Kommastellen formatiert sind. Das kannst du erreichen, indem du die Zellen markierst, mit der rechten Maustaste darauf klickst und "Zellen formatieren" auswählst. Wähle dann "Zahl" und setze die Dezimalstellen auf 2.

  2. Erstelle den Serienbrief in Word: Öffne Word und beginne mit der Erstellung deines Serienbriefs. Füge die Seriendruckfelder ein, die auf deine Excel-Tabelle verweisen.

  3. Feld formatieren: Um sicherzustellen, dass die Zahlen im Serienbrief die gewünschten zwei Kommastellen anzeigen, markiere das Seriendruckfeld, klicke mit der rechten Maustaste darauf und wähle "Feld bearbeiten".

  4. Feldfunktionen aktivieren: In der Dialogbox "Feld" aktiviere die Option für die Feldfunktionen.

  5. Formatierung eingeben: Füge oben in den Feldfunktionen den Schalter ein:

    \# #.##0,00

    Achte darauf, dass nach dem # ein Leerzeichen steht. Diese Formatierung stellt sicher, dass die Zahlen korrekt als "Serienbrief Zahl mit zwei Kommastellen" angezeigt werden.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Formatierung wird nicht übernommen: Wenn die Formatierung nicht wie gewünscht übernommen wird, überprüfe, ob du die Feldfunktionen korrekt aktiviert hast. Manchmal kann es helfen, das Feld erneut zu aktualisieren (F9).

  • Zahlen erscheinen mit zu vielen Dezimalstellen: Stelle sicher, dass du die Zahlen in Excel richtig formatiert hast. Wenn die Zahlen in Excel als "Text" formatiert sind, kann Word diese nicht korrekt erkennen.

  • Rundungsprobleme: Wenn du beim Einfügen von Seriendruckfeldern auf unerwartete Ergebnisse stößt, denke daran, dass du die Zahlen in Excel runden solltest, bevor du sie in Word verwendest.

Alternative Methoden

  • Direktes Runden in Excel: Du kannst die Funktion RUNDEN() in Excel verwenden, um sicherzustellen, dass die Werte bereits gerundet sind, bevor du sie in den Serienbrief einfügst.

    Beispiel:

    =RUNDEN(A1; 2)

  • Verwendung von Platzhaltern: In Word kannst du auch Platzhalter verwenden, um die Formatierung zu steuern. Statt den Schalter direkt im Feld zu ändern, kannst du Platzhalter in der Excel-Tabelle verwenden, die die formatierten Werte enthalten.

Praktische Beispiele

  • Beispiel für ein korrekt formatiertes Feld: Angenommen, du hast den Betrag 4.599,87 in deiner Excel-Tabelle. Wenn du das Feld in Word korrekt formatiert hast, sollte das Ergebnis nach den oben beschriebenen Schritten wie folgt aussehen:

    4.599,87

  • Direktes Runden in der Excel-Tabelle: Wenn du in Excel einen Betrag von 4.599,876 hast, kannst du die Funktion RUNDEN() verwenden, um den Wert auf zwei Dezimalstellen zu bringen, bevor du ihn in Word verwendest.

Tipps für Profis

  • Feldfunktionen automatisieren: Nutze Makros in Word, um die Formatierung der Seriendruckfelder zu automatisieren. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

  • Excel-Tabellen als Datenquelle nutzen: Achte darauf, dass deine Excel-Tabelle gut strukturiert ist, bevor du sie als Datenquelle verwendest. So vermeidest du Probleme bei der Übertragung der Daten in den Serienbrief.

  • Testlauf durchführen: Mach einen Testlauf des Serienbriefs, um sicherzustellen, dass die Formatierung überall korrekt übernommen wird.

FAQ: Häufige Fragen

1. Warum werden meine Zahlen im Word-Serienbrief nicht korrekt angezeigt?
Das liegt oft daran, dass die Formatierung in Excel nicht richtig eingestellt ist oder die Feldfunktionen in Word nicht aktiviert wurden.

2. Wie kann ich sicherstellen, dass die Zahlen auf 2 Kommastellen gerundet werden?
Verwende die RUNDEN-Funktion in Excel, bevor du die Daten in Word einfügst, oder passe die Feldfunktionen in Word entsprechend an.

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