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Excel-Willkür: Druck leerer Felder mit Rahmen?

Forumthread: Excel-Willkür: Druck leerer Felder mit Rahmen?

Excel-Willkür: Druck leerer Felder mit Rahmen?
19.01.2005 09:14:33
Friedrich
Hallo,
gibt es eine Möglichkeit, mit der ich Excel verbieten kann, Zeilen in die Druckansicht auszugeben, die außer einem sichtbaren Rahmen leer sind?
Hintergrund der Problematik:
Excel macht offenbar einen Unterschied zwischen leeren Feldern, die bereits einmal einen Inhalt hatten und Feldern, die schon immer leer waren. In der Vergangenheit einmal befüllte Felder werden auch mit in die Druckansicht ausgegeben, wenn sie aktuell wieder leer sind. Sichtbar wird dies in meinem Fall durch den Rahmen.
Zum Nachvollziehen:
1. Erstelle ein neues Excel-Dokument.
2. Markiere die ganze Spalte A und formatiere die markierten Zellen mit einem Rahmen.
3. Schreibe einen Buchstaben in die erste und einen Buchstaben in die dritte Zeile der Spalte A.
4. Gehe zur Druckansicht: Excel stellt die ersten drei Zeilen mit Rahmen dar.
5. Zurück zur Tabelle: Lösche die Buchstaben alle wieder.
6. Gehe erneut zur Druckansicht. Excel stellt weiterhin die nun leeren Felder mit Rahmen dar.
Warum ist das überhaupt ein Problem?
Ich habe eine Excel-Vorlage gebaut, die beim Öffnen automatisch mit externen Daten befüllt wird. Diese Vorlage hat einen Rahmen. Beim Erstellen dieser Vorlage musste ich zunächst einen ersten externen UR-Datensatz (mit z.B. 25 Zeilen) einlesen, um ihr zu "erklären", wie sie die externen Daten anzupacken hat. Beim Abspeichern der Vorlage entscheide ich dann, dass Excel die externen Daten bei jedem Öffnen neu einlesen und den aktuellen Satz ignorieren soll. Das funktioniert soweit alles toll.
Öffne ich jetzt aber die Vorlage und lese einen neuen externen Datensatz ein, gibt es unerwartete Probleme: Ist der Datensatz kürzer als der UR-Datensatz (z.B. 20 Zeilen), sind die Differenzfelder 21-25 zwar leer, aber der Rahmen wird beim Druck mit ausgegeben. Ist der neue Datensatz länger als der UR-Datensatz, ist die Zellformatierung für alle Felder in Zeile 26-50 kaputt. Kaputt heißt: Es gibt eine Zellformatierung, aber diese ist scheinbar willkürlich und hat nichts mit der Original-Vorlage zu tun. So werden in meiner Vorlage in allen Feldern in Zeile 26-50 zwar die waagerechten Rahmenlinien dargestellt, die senkrechten fehlen aber. Auch Textformatierungen gehen verloren (Ausrichtung, Fettdruck etc.)
Was kann ich tun, um Excel zu bändigen? Vielen Dank im Voraus,
Friedrich
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Betreff
Datum
Anwender
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AW: Excel-Willkür: Druck leerer Felder mit Rahmen?
paula
Hi Friedrich
so viel Fragen aufeinmal.
Grundsätzlich, was sind das für externe Daten? Excel? anderes Format?
Wie liest Du die Daten ein? kopieren, verknüpfen etc.?
was verstehst Du genau unter Rahmen?
gruss paula
AW: Excel-Willkür: Druck leerer Felder mit Rahmen?
19.01.2005 12:40:31
Friedrich
Ich habe genau eine Frage, und die steht ganz oben :) Mit Rahmen meine ich Format/Zellen.../Rahmen. Mir geht es nur um die Druckdarstellung, die soll stimmen. Felder ohne Inhalt, die aber mit einem sichtbaren Rahmen formatiert sind, sollen beim Drucken NICHT SICHTBAR sein.
Zum Datenimport (wenn Du wirklich meinst, dass es hilft):
Daten importiere ich aus einem Tabstopp-getrennten Textfile über Daten/Externe Daten importieren/Daten importieren.../[Textfile auswählen]. Im folgenden Textkonvertierungs-Assistenten lasse ich alles unverändert. Nach dem Fertigstellen erscheint das Excel-Fenster "Daten importieren". Dort gehe ich in die Eigenschaften, deaktiviere die Checkbox "Spaltenbreite einstellen" und aktiviere das Radiobutton "Bestehende Zellinhalte überschreiben, nicht verwendete Zellen löschen". Ich gehe wieder zurück zum Fenster "Daten importieren" und klicke OK. Damit wird nach der Standard-Voreinstellung das Textfile in das bestehende Arbeitsblatt eingefügt.
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AW: Excel-Willkür: Druck leerer Felder mit Rahmen?
paula
Hi Friedrich
natürlich hilft es, sonst hätte ich nicht gefragt. Mit deiner Methode, Textfiles einzulesen, kann das Ergebnis nicht anders aussehen, Excel macht es genau nach deinen Vorgaben. Du hast angegeben: "Bestehende Zellinhalte überschreiben, nicht verwendete Zellen löschen", Formatangaben sind hier keine "Zellinhalte", Zeilen werden deshalb nicht gelöscht.
"Felder ohne Inhalt, die aber mit einem sichtbaren Rahmen formatiert sind, sollen beim Drucken NICHT SICHTBAR sein." werden von Excel gedruckt.
Vorschlag meinerseits:
Nach dem Datentransfer nochmals dein Sheet formatieren (mit Rahmen etc.)
gruss paula
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AW: Excel-Willkür: Druck leerer Felder mit Rahmen?
Friedrich
Hallo Paula,
wir reden meines Erachtens über zwei voneinander unabhängige Probleme gleichzeitig.
1. Problem:
Excel druckt leere Zellen mit (für mich relevant, weil ich das ganze Sheet mit Rahmen formatiert habe > leere Rahmen werden mitgedruckt), wenn sie irgendwann vorher einmal befüllt waren. Anleitung zum Nachvollziehen siehe meinen ersten Beitrag.
2. Problem:
Excel-Vorlagen, die ich darauf einstelle, automatisch externe Daten einzufügen, werden von Excel dahingehend verändert, dass Teile der Formatierung aus dem ersten eingelesenen Datensatz in die Vorlage übernommen werden und von nun an für alle zukünftig eingelesenen Datensätze gelten. Dies trifft auf jeden Fall auf die oben beschriebene Problematik mit den leeren Rahmen zu.
Excel hat sich also - wie und warum auch immer - gemerkt, welche Felder vom ersten Datensatz befüllt waren. Die Formatierung der UR-Vorlage ist damit hinüber. Welchen Sinn soll das haben? Das ist meines Erachtens ein glasklarer Bug.
Mir geht es in erster Linie darum, einen Weg zu finden, das ERSTE Problem zu lösen. Ich darf keine leeren Rahmen mitdrucken! Die nachträgliche Formatierung ist für mich keine Option: Wenn der externe Datensatz eingelesen ist, muss das Dokument druckfertig sein.
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AW: Excel-Willkür: Druck leerer Felder mit Rahmen?
paula
Hi Friedrich
da hilft dann nur noch eins:
Du musst Dich bei Bill Gates beschweren, anders gehts halt mal NICHT!
gruss paula
;

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Infobox / Tutorial

Druck von leeren Feldern mit Rahmen in Excel verhindern

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um zu verhindern, dass leere Felder mit Rahmen in der Druckansicht erscheinen, befolge diese Schritte:

  1. Öffne dein Excel-Dokument und selektiere die Zellen, die du drucken möchtest.
  2. Entferne die Rahmenformatierung für die leeren Zellen. Wähle die Zellen aus und gehe zu Start -> Format -> Rahmen und wähle Kein Rahmen.
  3. Daten importieren: Wenn du externe Daten importierst, achte darauf, die Option Bestehende Zellinhalte überschreiben, nicht verwendete Zellen löschen zu aktivieren. Dies hilft, die Formatierung der leeren Felder zu bereinigen.
  4. Druckansicht überprüfen: Gehe zu Datei -> Drucken und überprüfe die Druckansicht. Stelle sicher, dass keine leeren Rahmen angezeigt werden.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Leere Rahmen erscheinen trotz Entfernen: Wenn du die Rahmen für leere Zellen entfernt hast und sie dennoch in der Druckansicht sichtbar sind, könnte es daran liegen, dass diese Zellen zuvor Daten hatten. Du kannst die Zellen manuell löschen oder die Formatierung zurücksetzen.

  • Druckansicht zeigt unerwartete Ergebnisse: Stelle sicher, dass du die richtigen Optionen beim Import der Daten gewählt hast. Wenn die Formatierung nach dem Import nicht stimmt, könnte dies an den nicht verwendeten Zellen liegen, die Excel nicht automatisch löscht.

Alternative Methoden

Falls du weiterhin Probleme hast, kannst du folgende Methoden ausprobieren:

  • VBA-Makro: Du kannst ein einfaches Makro schreiben, das alle leeren Zellen ohne Inhalt von der Druckansicht ausschließt. Zum Beispiel:

    Sub RemoveEmptyCellsFromPrint()
    Dim rng As Range
    For Each rng In ActiveSheet.UsedRange
        If IsEmpty(rng.Value) Then
            rng.Borders.LineStyle = xlNone
        End If
    Next rng
End Sub

  • Druckbereich anpassen: Definiere den Druckbereich nur für die Zellen, die tatsächlich Daten enthalten. Gehe zu Seitenlayout -> Druckbereich -> Druckbereich festlegen.

Praktische Beispiele

  1. Datenimport aus Textdatei: Wenn du Daten aus einer Tabstopp-getrennten Datei importierst, achte darauf, dass du nach dem Import die leeren Zellen überprüfst und die Rahmenformatierung anpasst.

  2. Formatierung zurücksetzen: Nach dem Import kannst du alle leeren Zellen markieren und die Formatierung zurücksetzen, bevor du die Druckansicht überprüfst.

Tipps für Profis

  • Druckansicht anpassen: Nutze die Funktion Excel Druckansicht entfernen, um ungewollte Rahmen und leere Zellen zu vermeiden.
  • Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe nach jedem Datenimport die Formatierungen, um sicherzustellen, dass leere Tabellen nicht mitgedruckt werden.
  • Vorlagen verwenden: Erstelle eine Vorlage, die bereits alle nötigen Formatierungen enthält, um das Risiko fehlerhafter Druckansichten zu minimieren.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich sicherstellen, dass leere Rahmen nicht gedruckt werden?
Entferne die Rahmenformatierung für leere Zellen oder verwende ein Makro, um diese automatisch zu löschen.

2. Was sind die besten Optionen beim Importieren von Daten?
Aktiviere die Option Bestehende Zellinhalte überschreiben, nicht verwendete Zellen löschen, um sicherzustellen, dass leere Zellen nach dem Import bereinigt werden.

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