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Serienbrief mit mehreren Zeilen

Forumthread: Serienbrief mit mehreren Zeilen

Serienbrief mit mehreren Zeilen
19.11.2008 16:49:40
Elisa
Guten Tag miteinander
Erneut frage ich die Experten um Hilfe. Diesmal zusammenhang mit einem Serienbrief.
Ich habe eine Exceldatei mit 2 Register.
Im ersten Register habe ich die Adressen gespeichert.
Bsp.
  • Kunde A, Adresse A, Ort A

  • Kunde B, Adresse B, Ort B

    • Im zweiten Tab habe ich die Artikel, welche die Kunden gekauft haben gespeichert.
    Bsp.
  • Kunde A, Artikel xy

  • Kunde B, Artikel op

  • Kunde A, Artikel op

    • Die Kundennummer kommt in beiden Registern vor.
    Nun möchte ich einen Serienbrief erstellen, der:
  • a) zunächst auf den Adress-Tab zugreift und dort die Adresse ausliest. (Bis hierhin hab ich's auch geschaft)
  • b) dann soll er die zu der gewählten Kundennummer in der zweiten Tabelle "Artikel" vorkommen Artikel auslesen; dies können eine Zeile oder mehrere Zeilen pro Kunde sein.

    • Habt ihr eine Idee wie ich das bewerkstelligen kann?
    Vielen Dank für die wertvolle Hilfe!
    Grüsse
    Elisa
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    5
    Beiträge zum Forumthread
    Beiträge zu diesem Forumthread

    Betreff
    Datum
    Anwender
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    AW: Serienbrief mit mehreren Zeilen
    19.11.2008 17:31:29
    susanne
    hört sich eher danach an, als wenn es eine Angelegenheit für Word wäre. ;-) Word greift dann aber auf Excel zurück.
    Serienbrief Datenquelle
    19.11.2008 18:47:07
    Beate
    Hallo Elisa,
    Guckst Du: Seriendruck in Word mit Daten aus Excel
    Als Datenquelle kann ein Word-Hauptdokument ja nur mit einer einzigen Tabelle umgehen.
    Du könntest dein Schreiben auf 2 Seiten (und somit auf 2 Word-Hauptdokumente) verteilen, also einmal ein allg. Anschreiben mit Adresse mit Hinweis auf die Anlage. Und dort nimmst du Artikeldetails auf.
    Alternativ könntest du in deiner Excel-Datei eine Zusatztabelle anlegen, in der du die entsprechenden Datensätze vereinst. Dann kämst du mit einem Word-Hauptdokument aus.
    Gruß,
    Beate
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    AW: Serienbrief Datenquelle
    19.11.2008 19:28:00
    susanne
    Äh, ich habe früher mit Serienbriefen gearbeitet, bei denen Word auf mehrere Exceltabellen zugriff.
    Leider habe ich nun schon länger nicht mehr damit gearbeitet, aber das geht!
    Serienbrief-Datenquellen zusammenführen - MS Query
    19.11.2008 23:32:27
    Beate
    Hallo Susanne,
    du hast Recht, ich habe es nicht gewusst, aber man kann über MS Query mehrere Datenquellen zusammenführen.
    Das ganze ist relativ kompliziert und ich habe es noch nicht gemacht, kann es also z.Zt. auch nicht erklären. Danach sollte Elisa googeln/suchen.
    Gruß,
    Beate
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    AW: Serienbrief-Datenquellen zusammenführen - MS Query
    20.11.2008 10:57:06
    Elisa
    Vielen Dank für eure Hilfe und Tips bzw. Links.
    Ich denke ich starte einen erneuten Versuch - es sollte mit der Unterstützung nun klappen.
    Ich wünsche einen schönen Tag.
    ;
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    Infobox / Tutorial

    Serienbrief mit mehreren Zeilen in Excel erstellen

    Schritt-für-Schritt-Anleitung

    1. Daten vorbereiten:

      • Erstelle in Excel eine Datei mit mindestens zwei Registerblättern: ein Blatt für die Adressen (z.B. "Adressen") und ein weiteres für die Artikel (z.B. "Artikel").
      • Stelle sicher, dass die Kundennummer in beiden Registern vorhanden ist.

    2. Datenquelle für den Serienbrief festlegen:

      • Öffne Microsoft Word und erstelle ein neues Dokument.
      • Gehe zu "Sendungen" und wähle "Empfänger auswählen" > "Vorhandene Liste verwenden".
      • Wähle die Excel-Datei aus und wähle das Registerblatt "Adressen" als Datenquelle.

    3. Serienbrief einrichten:

      • Füge die Platzhalter für die Adressdaten ein (z.B. Name, Adresse).
      • Für die Artikel kannst du eine weitere Datenquelle anlegen oder MS Query verwenden, um die Artikel pro Kunde zu filtern (siehe alternative Methoden).

    4. Seriendruck durchführen:

      • Klicke auf "Fertig stellen und zusammenführen" und wähle "Dokumente drucken", um den Serienbrief zu erstellen.

    Häufige Fehler und Lösungen

    • Problem: Die Artikel werden nicht korrekt angezeigt.

      • Lösung: Überprüfe die Verknüpfung der Datenquelle und stelle sicher, dass die Kundennummern übereinstimmen.

    • Problem: Fehlermeldungen beim Seriendruck.

      • Lösung: Stelle sicher, dass die Excel-Datei geschlossen ist, während du den Seriendruck in Word durchführst.

    Alternative Methoden

    • MS Query verwenden:

      • Du kannst mehrere Datenquellen kombinieren, indem du im Word-Dokument die Funktion "Daten abrufen" nutzt. Dies ermöglicht dir, Artikel und Adressen zu kombinieren, ohne die Daten in Excel zu verändern.

    • Zusätzliche Excel-Tabelle:

      • Erstelle eine neue Tabelle in Excel, die die relevanten Informationen aus beiden Registern vereint, um die Datenquelle für den Serienbrief zu vereinfachen.

    Praktische Beispiele

    • Beispiel 1: Angenommen, du hast folgende Daten in "Adressen":

      | Kundennummer | Name      | Adresse     | Ort     |
|--------------|-----------|-------------|---------|
| 1            | Kunde A  | Straße A    | Stadt A |
| 2            | Kunde B  | Straße B    | Stadt B |

      Und in "Artikel":

      | Kundennummer | Artikel     |
|--------------|-------------|
| 1            | Artikel X   |
| 1            | Artikel Y   |
| 2            | Artikel Z   |

    • Serienbrief-Template:

      Sehr geehrte(r) <<Name>>,

Vielen Dank für Ihren Kauf. Hier sind Ihre Artikel:
<<Artikel>>.

Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Team

    Tipps für Profis

    • Datenverknüpfungen: Nutze die Möglichkeit, Excel-Daten dynamisch zu verknüpfen, um Änderungen in der Excel-Datei automatisch im Serienbrief zu aktualisieren.
    • Formatierungen: Achte darauf, dass die Formatierungen in Excel konsistent sind, um Fehler im Seriendruck zu vermeiden.
    • Testdruck: Mache immer einen Testdruck, bevor du den endgültigen Serienbrief druckst, um sicherzustellen, dass alles korrekt aussieht.

    FAQ: Häufige Fragen

    1. Wie kann ich mehrere Artikel pro Kunde in den Serienbrief aufnehmen? Du kannst MS Query verwenden, um die Artikel für jeden Kunden dynamisch abzurufen oder eine zusätzliche Excel-Tabelle erstellen, die die Informationen zusammenführt.

    2. Funktioniert dieser Prozess in allen Excel-Versionen? Ja, die beschriebenen Schritte sollten in den meisten modernen Excel-Versionen funktionieren. Achte darauf, dass dein Word ebenfalls kompatibel ist.

    3. Was mache ich, wenn ich keine Artikel sehe? Überprüfe die Datenquelle und stelle sicher, dass du die richtigen Filter in Word eingestellt hast, um die Artikel anzuzeigen.

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