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Aufgaben an Personen in Outlook zuweisen

Forumthread: Aufgaben an Personen in Outlook zuweisen

Aufgaben an Personen in Outlook zuweisen
Einzel
Hallo Leute,
habe da ein Problem und komme nicht so recht klar.
Ich möchte mit VBA Aufgaben aus einer Exceltabelle Personen aus Outlook zuteilen.
Und zwar so in A2 steht ein Datum in B2 Die Aufgabe und in C2 eine Bemerkung.
Wenn es mehrere Aufgabe sind damm A3 A4 usw.
In E2 bis E? stehen die Email Adressen der Personen die die Aufgaben erledigen sollen.
Immer die Aufgaben an alle schicken.
Die anderen Personen können dann ja in Ihrem outlook zusagen oder Absagen.
Hat da jemand eine Idee wie das geht. Hab schon mal gegoogelt aber noch nicht den richtigen Ansatz gefuden.
Besten Dank schon mal
Gruß
Stephan
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3
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Benutzer
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AW: Aufgaben an Personen in Outlook zuweisen
17.09.2010 10:55:37
BerndE
Hallo Stephan,
ein erster Ansatz - hier findest Du, wie eine Aufgabenanfrage erstellt wird:
http://meinews.niuz.biz/excel-t159037.html?s=226cd20f84e9c7be4f1c90d58c1556f5&
Anhand einer Schleife, die die Zeilen Deiner Excel-Tabelle durchläuft, kannst Du dann die Aufgabenanfragen füllen.
Gruß
Bernd
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AW: Aufgaben an Personen in Outlook zuweisen
20.09.2010 07:35:41
Einzel
Hallo Bernd,
konnte leider erst jetzt auf dein Beitrag schreiben. Leider kann ich den Link nicht öffen.
Weite Hilfe wäre super.
Danke.
Stephan
AW: Aufgaben an Personen in Outlook zuweisen
20.09.2010 10:36:20
Einzel
Jau jetzt konnte ich die Seite lesen.
Hier nochmal der Code falls jemand anderes Ihn braucht.
Sub AssignTask()
Dim myOlApp As New Outlook.Application
Dim myItem As Outlook.TaskItem
Dim myDelegate As Outlook.Recipient
Set myItem = myOlApp.CreateItem(olTaskItem)
myItem.Assign
Set myDelegate = myItem.Recipients.Add("XYZ@XYZ.XYZ")
myDelegate.Resolve
If myDelegate.Resolved Then
myItem.Subject = "Prepare Agenda For Meeting"
myItem.DueDate = Now + 30
myItem.Display
myItem.Send
End If
End Sub
Dazu muss man im VBA-Editor auf "Extras/Verweise..." gehen und dort einen Haken bei "Microsoft Outlook x.y Object Library" machen.
Super danke an den Owner.
Gruß
Stephan
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Infobox / Tutorial

Aufgaben in Outlook zuweisen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um Aufgaben an mehrere Personen in Outlook zuzuweisen, kannst Du VBA (Visual Basic for Applications) verwenden. Hier ist eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Excel-Tabelle vorbereiten: Lege eine Excel-Tabelle an, in der Du die Aufgaben und die E-Mail-Adressen der Empfänger einträgst. Zum Beispiel:

    • A2: Fälligkeitsdatum
    • B2: Aufgabe
    • C2: Bemerkung
    • E2 bis E?: E-Mail-Adressen der Personen

  2. VBA-Editor öffnen: Drücke ALT + F11, um den VBA-Editor in Excel zu öffnen.

  3. Neues Modul hinzufügen: Klicke auf "Einfügen" > "Modul".

  4. Code einfügen: Kopiere den folgenden VBA-Code in das Modul:

    Sub AssignTasks()
   Dim myOlApp As New Outlook.Application
   Dim myItem As Outlook.TaskItem
   Dim myDelegate As Outlook.Recipient
   Dim ws As Worksheet
   Dim lastRow As Long, i As Long

   Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") ' Ändere den Namen nach Bedarf
   lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

   For i = 2 To lastRow
       Set myItem = myOlApp.CreateItem(olTaskItem)
       myItem.Assign
       Dim email As String
       email = ws.Cells(i, 5).Value ' Annahme: E-Mail-Adresse in Spalte E

       Set myDelegate = myItem.Recipients.Add(email)
       myDelegate.Resolve
       If myDelegate.Resolved Then
           myItem.Subject = ws.Cells(i, 2).Value ' Aufgabe aus Spalte B
           myItem.DueDate = ws.Cells(i, 1).Value ' Fälligkeitsdatum aus Spalte A
           myItem.Body = ws.Cells(i, 3).Value ' Bemerkung aus Spalte C
           myItem.Send
       End If
   Next i
End Sub

  5. Verweise setzen: Gehe zu "Extras" > "Verweise..." und aktiviere "Microsoft Outlook x.y Object Library".

  6. Makro ausführen: Schließe den VBA-Editor und führe das Makro über ALT + F8 aus.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: E-Mail-Adresse wird nicht erkannt
    Lösung: Stelle sicher, dass die E-Mail-Adressen in der Excel-Tabelle korrekt eingegeben sind.

  • Fehler: Outlook öffnet nicht
    Lösung: Überprüfe, ob Outlook korrekt installiert und konfiguriert ist.

  • Fehler: Die Aufgabe wird nicht gesendet
    Lösung: Achte darauf, dass die Empfänger in Outlook als Kontakte vorhanden sind.

Alternative Methoden

Es gibt mehrere alternative Methoden, um Aufgaben in Outlook zuzuweisen:

  • Outlook direkt verwenden: Du kannst Aufgaben manuell in Outlook erstellen und an mehrere Personen zuteilen, indem Du die "Zuweisen"-Option nutzt.

  • Excel mit Outlook verknüpfen: Du kannst auch Excel-Formeln verwenden, um Daten zu importieren und Aufgaben zu erstellen, anstatt VBA zu nutzen.

Praktische Beispiele

  1. Aufgaben aus E-Mails erstellen: Du kannst Aufgaben direkt aus E-Mails in Outlook erstellen, indem Du die E-Mail in die Aufgabenansicht ziehst.

  2. Aufgabenverwaltung in Excel: Verwende Excel zur Verwaltung Deiner Aufgaben und zur Planung, bevor Du sie an Outlook überträgst.

Tipps für Profis

  • Nutze die Möglichkeit, Aufgaben in Outlook zu kategorisieren, um einen besseren Überblick zu behalten.
  • Schaffe Vorlagen in Excel, um regelmäßig wiederkehrende Aufgaben schnell zu erstellen.
  • Überlege, wie Du Deine Aufgabenverwaltung in Excel mit Outlook synchronisieren kannst, um Zeit zu sparen.

FAQ: Häufige Fragen

1. Kann ich Aufgaben an mehrere Personen gleichzeitig zuweisen?
Ja, Du kannst mehrere E-Mail-Adressen in der Excel-Tabelle angeben und der VBA-Code wird die Aufgaben an alle Adressen senden.

2. Wie kann ich eine Aufgabe aus einer E-Mail erstellen?
Du kannst eine E-Mail in Outlook einfach per Drag & Drop in den Aufgabenbereich ziehen, um eine neue Aufgabe zu erstellen.

3. Funktioniert das auch mit Outlook 365?
Ja, der VBA-Code sollte auch mit Outlook 365 funktionieren, solange die "Microsoft Outlook x.y Object Library" referenziert ist.

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