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Speichern von Ordnern mittels VBA von Sharepoint

Forumthread: Speichern von Ordnern mittels VBA von Sharepoint

Speichern von Ordnern mittels VBA von Sharepoint
16.09.2014 13:50:33
Ordnern
Hallo zusammen,
ich habe ein Problem bei dem ich euere Hilfe gebrauchen könnte :)
Folgendes:
Ich habe eine ComboBox1, in der eine Gruppe gewählt wird. (Tabelle1 Spalte 1)
Dann eine ListBox1, in der eine Untergruppe gewählt wird. (Tabelle1 Spalte 2)
Als letztes passend zu Gruppe und Untergruppe einen Link mit einem "workspace". (Tabelle1 Spalte 3)
Nun möchte ich in UserForm1 in der ComboBox1 eine Gruppe auswählen.
Habe ich die Gruppe gewählt wird mir in Listbox1 die dazu passenden Untergruppen angezeigt. (läuft alles)
Ich möchte nun ein oder mehrere (Multicast) Untergruppen auswählen können und auf den CommandButton2 (Speichern unter..) drücken können.
Dieser soll dann die auf dem Workspace (Sharepoint) enthalteten Unterordner lokal speichern können. (mit einem vordefinierten Namen)
Leider habe ich keine Erfahrung mit der Speicherung von Daten von einem Sharepoint.
Ist hier vielleicht ein Könner, der mir helfen kann?
Ich danke schonmal im Voraus :)
Viele Grüße, Maddy

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2
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Betreff
Datum
Anwender
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Soll das ein SYNC-Job werden ?
16.09.2014 16:37:58
NoNet
Hallo Maddy,
bitte beschreibe Dein Vorhaben (insbesondere den SharePoint-Part) nochmal etwas präziser !
Was meinst Du denn damit ? 
Dieser soll dann die auf dem Workspace (Sharepoint) enthalteten Unterordner lokal speichern können. (mit einem vordefinierten Namen)

Das liest sich wie das Vorhaben, einen SharePoint Workspace mit dem PC synchronisieren zu wollen !
Der Speichervorgang auf einem SharePoint Speicherplatz wird unter VBA genauso gehandhabt wie jeder andere Speichervorgang (auf einer Netzwerk-Ressource), alos z.B. so :
ActiveWorkbook.SaveAs Filename:= _
"https://DeineURL.sharepoint.com/Unter/Ordner/Freigegebene Dokumente/Mappe1.xlsm"
Salut, NoNet

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AW: Soll das ein SYNC-Job werden ?
18.09.2014 08:02:47
MaddyHa
Hallo NoNet,
erstmal Danke für deine Antwort!
Auf dem Sharepoint sind einige Ordner mit den verschiedensten Dateien angelegt.
Ich bin gerade dabei ein Tool zu bauen, dass mir ermöglichen soll mit Excel diese Dateiordner vom Sharepoint lokal speichern zu können.
Bedeutet: Ich habe wie bereits beschrieben diese Userform1 und dort einen Speichern-Unter-Button (CommandButton1) mit dem ich die aus Tabelle 3 angelegten Links (welche auf Ordner auf dem Sharepoint-Workspace verweist) speichern möchte.
Ich möchte also durch die ComboBox1 und die ListBox1 auswählen, welche dieser Ordner mich interessieren, dann auf Speichern unter klicken - es soll ein Dialogfeld geöffnet werden, bei dem ich mir den Speicherort auswählen kann und dann diesen gewählten Ordner speichere.
Heißt, es soll eigentlich keine Synchronisation werden.
Viele Grüße, Maddy
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Infobox / Tutorial

Speichern von Ordnern mittels VBA von SharePoint

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Erstelle eine UserForm: Füge eine UserForm in dein Excel-Projekt ein. Platziere eine ComboBox (ComboBox1) und eine ListBox (ListBox1) sowie einen CommandButton (CommandButton1) für die Speicherung.

  2. Datenquelle festlegen: Füge Daten in Tabelle1 ein, die die Gruppen in Spalte 1, die Untergruppen in Spalte 2 und die Links zu den SharePoint-Ordnern in Spalte 3 enthalten.

  3. Code für die ComboBox: Implementiere den folgenden VBA-Code, um die Untergruppen basierend auf der ausgewählten Gruppe in der ComboBox zu laden:

    Private Sub ComboBox1_Change()
   Dim ws As Worksheet
   Dim i As Long
   Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Tabelle1")
   ListBox1.Clear

   For i = 2 To ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
       If ws.Cells(i, 1).Value = ComboBox1.Value Then
           ListBox1.AddItem ws.Cells(i, 2).Value
       End If
   Next i
End Sub

  4. Speichern-Funktion implementieren: Füge den folgenden Code in den CommandButton ein, um die ausgewählten Ordner lokal zu speichern:

    Private Sub CommandButton1_Click()
   Dim selectedItems As Variant
   Dim savePath As String

   selectedItems = ListBox1.List(ListBox1.ListIndex) ' Mehrere Auswahlmöglichkeiten ermöglichen
   savePath = Application.GetSaveAsFilename("Ordner", "Ordner(*.*), *.*")

   If savePath <> "False" Then
       ActiveWorkbook.SaveAs Filename:= _
       "https://DeineURL.sharepoint.com/Unter/Ordner/Freigegebene Dokumente/" & selectedItems & ".xlsm"
   End If
End Sub

Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: "Der Dateipfad ist ungültig"
    Lösung: Stelle sicher, dass der Pfad zu deinem SharePoint korrekt ist und dass du über die entsprechenden Berechtigungen verfügst.

  • Fehler: "Die Datei konnte nicht gespeichert werden"
    Lösung: Überprüfe, ob du den richtigen Dateinamen verwendest und ob das Zielverzeichnis auf SharePoint existiert.

Alternative Methoden

Eine alternative Methode zur Speicherung von Dateien ist die Verwendung von Power Automate. Damit kannst du automatisierte Flows erstellen, die Daten von SharePoint in Excel übertragen, ohne manuellen Speicheraufwand.

Praktische Beispiele

  • Beispiel 1: Wenn du eine Gruppe "Finanzen" wählst, erscheinen in der ListBox die Untergruppen "Rechnungen", "Berichte". Du kannst diese auswählen und mithilfe des Speichern-Buttons die entsprechenden Ordner lokal speichern.

  • Beispiel 2: Nutze unterschiedliche CommandButtons für verschiedene Speicherorte, um spezifische Ordner auf SharePoint oder lokal abzulegen.

Tipps für Profis

  • Nutze die Workbook.Open-Methode, um Dateien direkt aus SharePoint in Excel zu laden und sie nach Bearbeitung wieder zurückzuspeichern.

  • Verwende Error Handling in deinem VBA-Code, um unerwartete Fehler während der Speicherung besser zu behandeln.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie synchronisiere ich SharePoint mit meinem PC?
Um SharePoint mit deinem PC zu synchronisieren, kannst du die OneDrive-App verwenden. Diese ermöglicht es dir, SharePoint-Dateien lokal verfügbar zu machen.

2. Gibt es Einschränkungen beim Speichern von Dateien auf SharePoint?
Ja, SharePoint hat Limits für die Dateigröße und unterstützt möglicherweise nicht alle Dateiformate. Achte darauf, dass deine Dateien diesen Richtlinien entsprechen.

3. Ist es möglich, VBA in SharePoint Excel zu verwenden?
Ja, du kannst VBA in Excel verwenden, um Daten von SharePoint zu verarbeiten, solange die Datei als Makro-fähige Arbeitsmappe gespeichert wird.

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