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Forumthread: Aktualisieren einer Outlook-Verteilerliste

Aktualisieren einer Outlook-Verteilerliste
03.04.2017 16:29:53
Matthias
Hallo,
habe eine Exceltabelle mit Kontaktdaten, die in eine Outlook-Verteilerliste überführt werden sollen. Soweit so gut, aber wie bekomme ich das hin, dass die Verteilerliste aktualisiert wird. Überschreiben macht er nicht, stattdessen wird die erneut angelegt. Hatte die Idee zunächst die alte Liste zu löschen, aber finde keinen passenden Code.
So sieht er bisher aus:

Sub Verteilerliste()
Dim appOutlook As New Outlook.Application
Dim objNS As Outlook.Namespace
Dim objFolder As Object
Dim objDistList As Outlook.DistListItem
Dim objMail As MailItem
Dim objRcpnts As Recipients
Dim objRcpnt As Recipient
Dim i As Long
Set objNS = appOutlook.GetNamespace("MAPI")
Set objFolder = objNS.GetDefaultFolder(olFolderContacts)
Set objMail = appOutlook.CreateItem(Outlook.OlItemType.olMailItem)
Set objRcpnts = objMail.Recipients
With ThisWorkbook.Sheets("Aktive Nutzer")
For i = 2 To .Cells(.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
Set objRcpnt = objRcpnts.Add(" " & .Cells(i, 11))
Next
End With
Set objDistList = objFolder.Items.Add(Outlook.OlItemType.olDistributionListItem)
objDistList.DLName = "test"
objDistList.AddMembers objRcpnts
objDistList.Save
Set objDistList = Nothing
Set objRcpnt = Nothing
Set objRcpnts = Nothing
Set objMail = Nothing
Set objFolder = Nothing
Set objNS = Nothing
Set appOutlook = Nothing
End Sub
Danke schonmal
Matthias
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2
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Aktualisieren einer Outlook-Verteilerliste
03.04.2017 19:39:27
Luschi
Hallo Matthias,
hier mal eine Info zu diesem Problem:
http://hain.xyz/wordpress/?p=46#mit
Gruß von Luschi
aus klein-Paris
AW: Aktualisieren einer Outlook-Verteilerliste
05.04.2017 07:00:04
Matthias
Die Seite hat mir leider nicht weitergeholfen - der Code hat bei mir wg. verschiedener nicht deklarierter Variablen nicht funktioniert. Aber habe es jetzt damit hinbekommen:

Dim oOL As Object
Dim oEntry As Outlook.Recipient
Dim oGroup As Object
Dim oFolder As Outlook.MAPIFolder
Dim objNameSpace As Outlook.Namespace
Dim objDistList As Outlook.DistListItem
Set oOL = CreateObject("Outlook.Application")
Set objNameSpace = oOL.GetNamespace("MAPI")
Set oFolder = objNameSpace.GetDefaultFolder(olFolderContacts)
Set objDistList = oFolder.Items("test")
objDistList.Delete
Trotzdem vielen Dank für die Hilfe
Matthias
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Infobox / Tutorial

Verteilerlisten in Outlook aktualisieren und verwalten


Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um eine Outlook-Verteilerliste aus einer Excel-Tabelle zu erstellen und zu aktualisieren, kannst du die folgenden Schritte befolgen:

  1. Excel-Daten vorbereiten: Stelle sicher, dass deine Kontaktdaten in Excel gut strukturiert sind, z.B. in Spalten wie Name, E-Mail-Adresse usw.

  2. VBA-Editor öffnen: Drücke ALT + F11, um den VBA-Editor in Excel zu öffnen.

  3. Neues Modul erstellen: Klicke im Projekt-Explorer mit der rechten Maustaste auf VBAProject (DeineDatei.xlsx), wähle Einfügen und dann Modul.

  4. Code einfügen: Kopiere den folgenden Code in das Modul:

    Sub VerteilerlisteAktualisieren()
       Dim appOutlook As New Outlook.Application
       Dim objNS As Outlook.Namespace
       Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder
       Dim objDistList As Outlook.DistListItem
       Dim objMail As MailItem
       Dim objRcpnts As Recipients
       Dim objRcpnt As Recipient
       Dim i As Long
    
       Set objNS = appOutlook.GetNamespace("MAPI")
       Set objFolder = objNS.GetDefaultFolder(olFolderContacts)
    
       ' Alte Verteilerliste löschen
       On Error Resume Next
       Set objDistList = objFolder.Items("DeineVerteilerliste")
       If Not objDistList Is Nothing Then
           objDistList.Delete
       End If
       On Error GoTo 0
    
       ' Neue Verteilerliste erstellen
       Set objMail = appOutlook.CreateItem(Outlook.OlItemType.olMailItem)
       Set objRcpnts = objMail.Recipients
    
       With ThisWorkbook.Sheets("Aktive Nutzer")
           For i = 2 To .Cells(.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
               Set objRcpnt = objRcpnts.Add(.Cells(i, 2).Value) ' E-Mail-Adresse
           Next
       End With
    
       Set objDistList = objFolder.Items.Add(Outlook.OlItemType.olDistributionListItem)
       objDistList.DLName = "DeineVerteilerliste"
       objDistList.AddMembers objRcpnts
       objDistList.Save
    
       ' Objekte freigeben
       Set objDistList = Nothing
       Set objRcpnt = Nothing
       Set objRcpnts = Nothing
       Set objMail = Nothing
       Set objFolder = Nothing
       Set objNS = Nothing
       Set appOutlook = Nothing
    End Sub
  5. Code ausführen: Schließe den VBA-Editor und führe den Code aus, um deine Verteilerliste in Outlook zu aktualisieren.


Häufige Fehler und Lösungen

  • Outlook aktualisiert nicht: Stelle sicher, dass die Kontakte in Excel korrekt formatiert sind und die E-Mail-Adressen gültig sind. Überprüfe auch, ob die Verteilerliste bereits existiert und ggf. gelöscht wird, bevor der neue Code ausgeführt wird.

  • Fehlermeldungen bei der Ausführung: Achte darauf, dass du die richtigen Objekte in Outlook und Excel verwendest. Prüfe, ob die Variablen korrekt deklariert sind und die entsprechenden Bibliotheken referenziert sind.


Alternative Methoden

Eine weitere Möglichkeit, eine Outlook-Verteilerliste zu erstellen, ist die Verwendung der Import-Funktion:

  1. CSV-Datei erstellen: Exportiere deine Excel-Kontakte als CSV-Datei.
  2. Outlook öffnen: Gehe zu Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren.
  3. Importieren: Wähle Aus anderen Programmen oder Dateien importieren, dann Comma Separated Values.
  4. CSV auswählen: Wähle die erstellte CSV-Datei und importiere sie in deine Outlook-Kontakte.

Praktische Beispiele

  • Wenn du eine neue Verteilerliste mit dem Namen „Projektteam“ erstellen möchtest, kannst du den Namen im Code entsprechend anpassen:

    objDistList.DLName = "Projektteam"
  • Um die Verteilerliste automatisch zu aktualisieren, kannst du den VBA-Code in regelmäßigen Abständen ausführen oder einen Button in Excel erstellen, der den Code ausführt.


Tipps für Profis

  • Outlook automatisch aktualisieren: Du kannst Makros in Outlook einrichten, die automatisch Kontakte basierend auf bestimmten Kriterien aktualisieren.
  • Erweiterte Fehlerbehandlung: Implementiere eine verbesserte Fehlerbehandlung im VBA-Code, um spezifische Fehler zu protokollieren und zu beheben.
  • Verteilergruppe speichern: Stelle sicher, dass du deine Kontaktgruppe in Outlook regelmäßig speicherst, um Datenverlust zu vermeiden.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich eine Verteilerliste in Outlook importieren?
Du kannst eine Verteilerliste importieren, indem du die Kontakte in eine CSV-Datei exportierst und diese dann in Outlook importierst.

2. Was tun, wenn Outlook die Verteilerliste nicht aktualisiert?
Überprüfe die E-Mail-Adressen in deiner Excel-Datei und stelle sicher, dass die alte Verteilerliste vor dem Erstellen einer neuen gelöscht wird.

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