Email-Benachrichtigung beim speichern

Forumthread: Email-Benachrichtigung beim speichern

27.01.2003 14:39:35

Dirk

Hallo,
ich suche eine Lösung zu folgendem Problem:
Ich habe eine Exeldatei, die ich zentral auf einem Server
für einen großen Personenkreis abgelegt habe. Ich würde ganz gerne automatisch eine Email-Benachrichtigung bekommen, wenn
jemand in dieser Datei gearbeitet hat. Auslöser könnte das Sichern
dieser Datei sein.

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Betreff

Datum

Anwender

Re: Email-Benachrichtigung beim speichern

27.01.2003 21:30:15

Chris
Re: Email-Benachrichtigung beim speichern

28.01.2003 08:07:44

Dirk

Re: Email-Benachrichtigung beim speichern

27.01.2003 21:30:15

Chris

Hallo Dirk

Im Archiv z.B.
http://www.google.ch/search?q=mail+verschicken+site%3Awww.herber.de&hl=de&ie=ISO-8859-1

Habe ich diverse Beiträge zum Thema Mail verschicken gefunden.

Aufgrund der dort gegebenen Antworten scheint mir, dass du vergessen hast zu sagen, mit welchem Programm du das E-Mail verschicken willst.

Wenn du einen für dich passenden Beitrag gefunden hast, musst du das Makro lediglich noch als Workbook_BeforeSave Ereignis einbinden und schon sollte es funktionieren.

Workbook_BeforeSave = Alt + F11, links Doppelklick auf diese Arbeitsmappe, neues Fenster öffnet sich, links oben Dropdown auf Workbook ändern, rechtes Dropdown auf BeforeSave, Code einfügen, Fenster schliessen.

Gruss
Chris

Re: Email-Benachrichtigung beim speichern

28.01.2003 08:07:44

Dirk

Hallo Chris,
danke für diesen Ansatz. Hat mir sehr weitergeholfen.
Mit folgendem Code funktioniert es:
Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
Dim oOL As Object
Dim oOLMsg As Object
Dim oOLRecip As Object
Set oOL = CreateObject("Outlook.Application")
Set oOLMsg = oOL.CreateItem(0)
With oOLMsg
Set oOLRecip = .Recipients.Add(Range("G1").Value)
.Subject = "Änderung an der offenen Punkte Liste!"
.Body = "Bitte Änderung an der Datei anschauen"
.Importance = 0
.Send
End With
oOLRecip.Resolve
Set oOLMsg = Nothing
Set oOLRecip = Nothing
Set oOL = Nothing
End Sub

In Zelle G1 steht die Adresse.

Gruß
Dirk

Infobox / Tutorial

Automatische E-Mail-Benachrichtigung in Excel einrichten

Schritt-für-Schritt-Anleitung
Häufige Fehler und Lösungen
Alternative Methoden
Praktische Beispiele
Tipps für Profis
FAQ: Häufige Fragen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um eine automatische E-Mail-Benachrichtigung in Excel einzurichten, wenn eine Datei gespeichert wird, folge diesen Schritten:

Öffne die Excel-Datei, in der du die E-Mail-Benachrichtigung einrichten möchtest.
Drücke Alt + F11, um den Visual Basic for Applications (VBA)-Editor zu öffnen.
Im Projektfenster auf der linken Seite, doppelklicke auf „Diese Arbeitsmappe“.
Wähle im Dropdown-Menü oben links „Workbook“ und im rechten Dropdown „BeforeSave“ aus.

Füge den folgenden Code in das große Codefenster ein:

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
    Dim oOL As Object
    Dim oOLMsg As Object
    Dim oOLRecip As Object
    Set oOL = CreateObject("Outlook.Application")
    Set oOLMsg = oOL.CreateItem(0)
    With oOLMsg
        Set oOLRecip = .Recipients.Add(Range("G1").Value)
        .Subject = "Änderung an der offenen Punkte Liste!"
        .Body = "Bitte Änderung an der Datei anschauen"
        .Importance = 0
        .Send
    End With
    oOLRecip.Resolve
    Set oOLMsg = Nothing
    Set oOLRecip = Nothing
    Set oOL = Nothing
End Sub

Speichere die Datei und schließe den VBA-Editor.
Stelle sicher, dass in Zelle G1 die E-Mail-Adresse des Empfängers eingetragen ist.

Jetzt erhältst du eine automatische E-Mail-Benachrichtigung jedes Mal, wenn die Datei gespeichert wird.

Häufige Fehler und Lösungen

Fehler: E-Mail wird nicht gesendet.
- Lösung: Überprüfe, ob Microsoft Outlook korrekt konfiguriert ist und du angemeldet bist.
Fehler: Der Makro funktioniert nicht.
- Lösung: Stelle sicher, dass die Makros in den Excel-Optionen aktiviert sind. Gehe zu Datei > Optionen > Trust Center > Einstellungen für das Trust Center > Makroeinstellungen.

Alternative Methoden

Falls du keine VBA-Programmierung nutzen möchtest, gibt es auch Tools von Drittanbietern, die eine automatische Benachrichtigung in Excel ermöglichen, wie z.B. Zapier oder Integromat. Diese Tools können Excel mit E-Mail-Diensten verbinden und automatisch Benachrichtigungen senden, wenn Änderungen in der Datei vorgenommen werden.

Praktische Beispiele

Teamarbeit: Wenn mehrere Benutzer an einer zentralen Excel-Datei arbeiten, kannst du durch die automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Änderungen sicherstellen, dass alle über die neuesten Anpassungen informiert sind.
Projektmanagement: Nutze diese Funktion, um Stakeholder über wichtige Änderungen in Projektplänen oder Statusberichten zu informieren.

Tipps für Profis

Überlege dir, zusätzliche Informationen im E-Mail-Text hinzuzufügen, wie beispielsweise den Namen des Benutzers, der die Änderungen vorgenommen hat. Dies kann über die Application.UserName-Eigenschaft in VBA erreicht werden.
Teste den Code gründlich in einer Kopie deiner Datei, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert, bevor du die automatisierte Benachrichtigung in einer Produktionsumgebung einsetzt.

FAQ: Häufige Fragen

1. Muss ich Outlook installiert haben, um die automatische E-Mail-Benachrichtigung zu nutzen?
Ja, der Code verwendet Outlook zur Versendung der E-Mail, daher muss es installiert und konfiguriert sein.

2. Kann ich die E-Mail an mehrere Empfänger senden?
Ja, du kannst die Empfänger in Zelle G1 durch Kommas getrennt auflisten, allerdings musst du den Code anpassen, um mehrere Empfänger zu berücksichtigen.

3. Funktioniert das auch in Excel Online?
Die VBA-Funktionalität ist nur in der Desktop-Version von Excel verfügbar, nicht in Excel Online.

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