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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender

Forumthread: Power Query - Sortierung defekt

Power Query - Sortierung defekt
08.12.2022 12:00:51
Michael
Hallo zusammen,
ich habe mal wieder ein neues Thema. Und zwar habe ich eine Übersichts-Arbeitsmappe in der eine Power Query auf einen Ordner zugreift und alle darin befindlichen Daten sammelt.
In den Ordner lege ich täglich ein neues Excel Dokument ab. Der Name der einzelnen Dokumente enthält das Datum. Dementsprechend werden die Daten in meiner Übersichts-Arbeitsmappe durchgehend sortiert (ältestes Dokument oben; neuestes Dokuemnt darunter).
Seit heute habe ich das Phänomen, dass mir die letzte Datei vom Power Query nicht mehr ans Ende, sondern an den Anfang gelegt wird. Das ist insofern problematisch, weil ich dahinter manuell Informationen ergänze, die dann entsprechend nicht mitverschoben werden, wenn am Anfang oder mittendrin Zeilen hinzukommen.
Es muss etwas mit der Datei zu tun haben, die ich täglich ergänze. Wenn ich nämlich eine ältere Datei hernehme und die neuesten Informationen per Copy&Paste darin ergänze, funktioniert auch die Reihenfolge. Kann mir jemand sagen, wovon die Reihenfolge der Power Query abhängt?
Unten zwei Screenshots. 1. Falsche Reihenfolge, 2. Richtige Reihenfolge.
Danke
Richtige Sortierung:
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Falsche Sortierung:
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6
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: so nicht nachvollziehbar owT
08.12.2022 12:19:06
neopa
Gruß Werner
.. , - ...
AW: so nicht nachvollziehbar owT
08.12.2022 15:29:19
Michael
Hallo Werner,
das habe ich fast befürchtet.
Ich hänge an diese Antwort mal eine .zip Datei in der man eine funktionierende und eine fehlerhafte Sortierung sieht.
Der einzige Unterschied liegt in den Quelldaten "Störprotokoll-221208_richtig.xlsx" und "Störprotokoll-221208_falsch.xlsx".
Mir ist nur ein einziger Unterschied aufgefallen: In der "falschen" Datei gibt es eine Verlinkung zu einem anderen Dokument. Allerdings kann ich nicht ausfindig machen, wo genau die Verlinkung besteht. Wenn man den Link löscht, ändert sich das falsche Sortierergebnis aber bei mir nicht.
Warum führt die "falsche" Datei dazu, dass die Sortierung nicht mehr korrekt ist?
Danke für die Hilfe.
https://www.herber.de/bbs/user/156607.zip
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AW: so nicht nachvollziehbar owT
08.12.2022 16:55:19
Eifeljoi5
Hallo
Wenn ich es jetzt richtig verstanden habe!!
Die PQ Sortierung ist nicht defekt für ist das ganz normal und bekannt, falches Format im PQ Editor.
Siehe ob es jetzt so passt,
Formate gesetzt, dann Nach Datum abschließend nach von Absteigend sortiert.
https://www.herber.de/bbs/user/156612.xlsx
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AW: so nicht nachvollziehbar owT
09.12.2022 11:09:25
Michael
Hi und danke für deine Rückmeldung,
dass ich die Werte sortieren kann, weiß ich natürlich. Ich kann das im Nachhinein aber nur schwer ändern, da ich die PQ um manuelle Einträge ergänze. Wenn ich nun sortieren lasse, dann verschiebt sich die PQ, aber nicht die manuellen Einträge. Das wäre also für die Vergangenheit nicht optimal.
Deshalb interessiert mich, warum nun plötzlich die Datei "Störprotokoll-221208_falsch.xlsx" dieses andere Sortierverhalten hervorruft. Irgendwas muss im Vergleich zu den anderen Exceldateien doch anders sein. Oder? Wer kann da helfen?
Danke
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AW: so nicht nachvollziehbar owT
09.12.2022 14:32:59
Michael
Hallo Chris,
und vielen lieben Dank für deine Antwort. Ich bin irgendwann auch dahin gekommen, dass im selben Ordner zwei Dateien mit dem identischen Dateinamen liegen können, so zumindest sieht es aus. Da das ja nicht sein kann, bin ich dann auch zu dem Ergebnis gelangt, dass es am "ö" liegt. Der Eintrag hat mir geholfen: https://groups.google.com/g/de.comp.os.ms-windows.misc/c/WSQNYz5COOc
Die unteren screenshots sind echt und nicht nachbearbeitet... Einfach unglaublich, was alles schief laufen kann. Es lehrt aber erneut, dass man keine Umlaute verwenden soll.
Windows Explorer:
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Powershell Analyse:
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Infobox / Tutorial

Power Query - Sortierung korrekt einstellen


Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Power Query öffnen: Starte Excel und öffne die Arbeitsmappe, die Power Query beinhaltet. Gehe zum Reiter „Daten“ und wähle „Abfragen und Verbindungen“ aus.

  2. Abfrage auswählen: Doppelklicke auf die Abfrage, die Du bearbeiten möchtest. Dies öffnet den Power Query Editor.

  3. Spalten sortieren: Wähle die Spalte aus, nach der Du sortieren möchtest. Klicke dann auf die Schaltfläche „Sortieren“ im Menüband und wähle „Aufsteigend“ oder „Absteigend“ aus.

  4. Formate überprüfen: Stelle sicher, dass die Daten in der ausgewählten Spalte im richtigen Format vorliegen. Bei Datumsangaben sollten diese als „Datum“ formatiert sein. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf die Spalte und wähle „Datentyp ändern“.

  5. Abfrage schließen und laden: Nachdem Du die Änderungen vorgenommen hast, klicke auf „Schließen & Laden“, um die aktualisierte Abfrage in Excel zu bringen.


Häufige Fehler und Lösungen

  • Sortierung funktioniert nicht: Wenn die Sortierung in Power Query nicht wie gewünscht funktioniert, überprüfe das Format der Spalten. Unerwartete Formate können dazu führen, dass die Sortierung nicht korrekt ist.

  • Manuelle Einträge verschieben sich nicht: Wenn Du manuelle Einträge hast, die nicht mit den sortierten Daten verschoben werden, solltest Du diese in einem separaten Bereich oder auf einem anderen Arbeitsblatt festhalten, um sie nicht zu verlieren.

  • ASCII-Probleme mit Umlauten: Wenn Du Umlaute in Dateinamen verwendest, wie z.B. „ö“, kann dies zu Sortierungsproblemen führen. Vermeide daher Wörter mit „ö“ am Anfang und verwende stattdessen einfache Buchstaben.


Alternative Methoden

  • Power BI verwenden: Wenn Du mit Power BI arbeitest, kannst Du dort ebenfalls die Sortierung anpassen. Nutze die „Sortieren nach“-Funktion, um die Daten nach verschiedenen Kriterien zu sortieren, ähnlich wie in Power Query.

  • Excel-Filter verwenden: Eine Alternative zur Sortierung in Power Query ist die Verwendung von Excel-Filter-Funktionen. Aktiviere die Filter in der Datenansicht und sortiere die Spalten direkt in Excel.


Praktische Beispiele

  • Beispiel zur Datensortierung: Angenommen, Du hast eine Liste von Verkaufszahlen, die täglich aktualisiert wird. Setze eine Power Query ein, um die Daten nach Datum zu sortieren. Wenn Du dann ein neues Dokument hinzufügst, sollte die letzte Zeile automatisch an das Ende der Liste verschoben werden, sofern die Formate korrekt sind.

  • Verwendung von Power Query für Google Rezensionen: Wenn Du Daten von Google Rezensionen analysierst, kannst Du in Power Query die Sortierung nach Bewertung oder Datum vornehmen, um die besten Rezensionen schnell zu finden.


Tipps für Profis

  • Verwende einheitliche Dateiformate: Achte darauf, dass alle Excel-Dateien im gleichen Format vorliegen, um Sortierungsprobleme zu vermeiden.

  • Dokumentiere Deine Abfragen: Nutze die Möglichkeit, Kommentare in Power Query hinzuzufügen, um nachvollziehbar zu machen, warum bestimmte Sortierungen vorgenommen wurden.

  • Teste regelmäßig: Überprüfe Deine Abfragen regelmäßig, besonders nach dem Hinzufügen neuer Daten, um sicherzustellen, dass die Sortierung weiterhin korrekt funktioniert.


FAQ: Häufige Fragen

1. Warum wird die letzte Datei nicht ans Ende der Liste sortiert?
Die Sortierung könnte durch unterschiedliche Datenformate oder durch Umlaute im Dateinamen beeinflusst werden. Stelle sicher, dass alle Dateien im gleichen Format vorliegen.

2. Kann ich Power Query in Excel 2016 verwenden?
Ja, Power Query ist in Excel 2016 und späteren Versionen verfügbar. Stelle sicher, dass Du die neuesten Updates installiert hast, um alle Funktionen nutzen zu können.

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