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PivotTable Optionen gelöschte Daten

Forumthread: PivotTable Optionen gelöschte Daten

PivotTable Optionen gelöschte Daten
14.11.2022 14:56:21
LMaier
Hallo liebe Forumsmitglieder,
ich habe ein Problem mit einer PivotTable. Veraltete Daten lassen sich nicht löschen, da bei mir das Dropdown-Feld ausgegraut ist, das laut dem untenstehenden Link verändert werden müsste.
Unter den "PivotTable-Optionen" --> "Daten" --> "Elemente beibehalten, die aus der Datenquelle gelöscht wurden"
--> "Anzahl der pro Feld beizubehaltenden Elemente" (dieses Dropdown ist ausgegraut)
In dem angehängten Bild ist der Wert "(Leer)" in der Spalte "Teammitglied" zu sehen. Der vorherige Name wurde aus der als Tabelle formatierten Spalte gelöscht und steht dort nicht mehr.
Kann mir jemand sagen, woran es liegen könnte, dass dieses Feld ausgegraut ist?
https://www.haufe.de/controlling/controllerpraxis/excel-alte-werte-aus-filtern-einer-pivot-tabelle-loeschen_112_539830.html
Userbild
Vielen Dank im Voraus für die Hilfe!
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Betreff
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Anwender
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AW: PivotTable Optionen gelöschte Daten
14.11.2022 16:07:27
ChrisL
Hi
Ursache, aber ohne konkrete Lösung:
Die Option wird ausgegraut, wenn die Quelldaten in einem Datenmodell gespeichert sind.
Benutzt du Power-Pivot? Hast du da mal versucht unter Datenmodell "Verwalten" im Power-Pivot Editor eine Aktualisierung durchzuführen?
Die Änderung der Excel-Option hat bei mir nichts bewirkt:
https://www.mrexcel.com/board/threads/pivottable-option-to-modify-number-of-items-to-retain-per-field-is-greyed-out.487169/
Einen konkreten Lösungsansatz konnte ich beim Überfliegen des folgenden Artikels auch nicht erkennen.
https://chandoo.org/forum/threads/pivot-table-options-are-grayed-out.37297/
Bei Bedarf bitte die Frage wieder als offen kennzeichnen, weil ich offensichtlich die Lösung auch nicht kenne.
cu
Chris
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AW: PivotTable Optionen gelöschte Daten
15.11.2022 07:56:59
L
Guten Morgen Chris,
vielen Dank für die schnelle Antwort!
Es scheint in einem Datenmodell gespeichert zu sein.
Besteht die Möglichkeit das einfach umzuwandeln oder ist hier ein Neuaufbau der Tabelle erforderlich?
"Benutzt du Power-Pivot? Hast du da mal versucht unter Datenmodell "Verwalten" im Power-Pivot Editor eine Aktualisierung durchzuführen?"
- Ja benutze ich und das habe ich bereits versucht. Sowohl manuell als auch makrogesteuert.
Im Editor sehen die Daten richtig aus. In der PivotTable wird jedoch dieses "(Leer)" angezeigt.
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AW: PivotTable Optionen gelöschte Daten
15.11.2022 14:31:14
ChrisL
Hi
Danke für die Rückmeldung.
Inzwischen bin ich mir nicht mehr ganz so sicher, ob das Problem in Richtung "Pivot Cache" (Zwischenspeicher zwischen Quelldaten und Pivot-Tabelle) geht d.h. es werden Daten zur Auswahl gestellt, die geändert/gelöscht wurden. Oder ob es nicht ganz spezifisch um "leere Felder" geht.
Ursprünglich war ich gedanklich beim ersten Thema, womit wir ein Aktualisierungsthema hätten. Das zweite Thema wäre dann eher ein Problem der Quelldaten z.B. "null" wird als "leer" angezeigt oder womöglich gibt es tatsächlich irgendwo noch einen leeren Eintrag bzw. der Quelldatenbereich beinhaltet eine Leerzeile.
Schlussendlich fehlt mir die Spielwiese (Beispieldatei), um zu experimentieren. Wahrscheinlich würde ich das Datenmodell mal in eine neue Datei laden und die Pivot frisch aufbauen. Das Resultat sollte dann entweder auf den Zwischenspeicher (wenn "leer" weg ist) oder auf ein Problem mit den Quelldaten (wenn "leer" noch da ist) deuten.
cu
Chris
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AW: PivotTable Optionen gelöschte Daten
16.11.2022 16:51:56
L
Hallo Chris,
ich habe eine andere Lösung gefunden.
Mit folgendem Makro blende ich nur das Item "(Leer)" automatisch aus.
Trotzdem vielen lieben Dank für deine Hilfe und das in die richtige Richtung lenken!

Sub Leerefelderausblenden()
Dim slc As SlicerCache
Dim sli As SlicerItem
Dim iDic As Object
Set slc = ThisWorkbook.SlicerCaches("Datenschnitt_Team_Member") ' ---- Namen anpassen ------
Set iDic = CreateObject("Scripting.Dictionary")
For Each sli In slc.SlicerCacheLevels(1).SlicerItems
If sli.Value  "(Leer)" Then ' ----Namen des auszublenden Items angeben-----
iDic(sli.Name) = 1
End If
Next
If iDic.Count = 0 Then
MsgBox "No item selected"
Else
slc.VisibleSlicerItemsList = iDic.Keys
End If
End Sub

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AW: PivotTable Optionen gelöschte Daten
17.11.2022 17:13:16
ChrisL
Hi
Es freut, mich dass du eine Lösung gefunden hast. Danke für die Rückmeldung und fürs Teilen der Lösung.
cu
Chris
;

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Infobox / Tutorial

PivotTable Optionen für gelöschte Daten effektiv nutzen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Überprüfen der Datenquelle
    Stelle sicher, dass deine Datenquelle nicht in einem Datenmodell gespeichert ist. Gehe zu Daten -> Datenmodelle und prüfe, ob dort ein Datenmodell vorhanden ist. Wenn ja, wird das Dropdown für „Anzahl der pro Feld beizubehaltenden Elemente“ in den PivotTable-Optionen ausgegraut.

  2. Aktualisieren der PivotTable
    Falls du Power-Pivot verwendest, öffne den Power-Pivot-Editor und führe eine Aktualisierung der Daten durch. Dies kann manchmal helfen, alte Daten zu löschen und die PivotTable zu aktualisieren.

  3. Prüfen auf leere Felder
    Überprüfe, ob in den Quelldaten leere Felder oder „null“-Werte vorhanden sind, die als „(Leer)“ angezeigt werden könnten. Diese Werte können die Funktionalität der PivotTable beeinträchtigen.

  4. Pivot-Cache löschen
    Wenn das Problem weiterhin besteht, könnte es hilfreich sein, den Pivot-Cache zu löschen und die PivotTable neu zu erstellen. Dies kann oft verhindern, dass alte Daten angezeigt werden.

  5. Makro verwenden
    Wenn du immer noch das Problem hast, dass das Feld „(Leer)“ angezeigt wird, kannst du ein Makro verwenden, um dieses Element auszublenden. Hier ist ein Beispiel für ein VBA-Makro:

    Sub Leerefelderausblenden()
   Dim slc As SlicerCache
   Dim sli As SlicerItem
   Dim iDic As Object
   Set slc = ThisWorkbook.SlicerCaches("Datenschnitt_Team_Member") ' ---- Namen anpassen ------
   Set iDic = CreateObject("Scripting.Dictionary")
   For Each sli In slc.SlicerCacheLevels(1).SlicerItems
       If sli.Value <> "(Leer)" Then ' ----Namen des auszublenden Items angeben-----
           iDic(sli.Name) = 1
       End If
   Next
   If iDic.Count = 0 Then
       MsgBox "No item selected"
   Else
       slc.VisibleSlicerItemsList = iDic.Keys
   End If
End Sub

Häufige Fehler und Lösungen

  • Dropdown für „Anzahl der pro Feld beizubehaltenden Elemente“ ist ausgegraut
    Wenn dieses Dropdown ausgegraut ist, liegt das oft daran, dass die Daten in einem Datenmodell gespeichert sind. Überprüfe die Datenquelle und aktualisiere die PivotTable im Power-Pivot-Editor.

  • Pivot-Elemente ohne Daten anzeigen ausgegraut
    Diese Option ist ebenfalls ausgegraut, wenn die Daten in einem Datenmodell sind. In diesem Fall kann ein Wechsel zu einer regulären Datenquelle helfen.

Alternative Methoden

  • Datenquelle ändern
    Du kannst die Datenquelle der PivotTable auf einen Bereich ändern, der nicht im Datenmodell gespeichert ist. Gehe zu PivotTable-Analyse -> Datenquelle ändern und wähle einen neuen Bereich aus.

  • Verwendung von Power Query
    Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung von Power Query, um die Daten zu bereinigen, bevor du die PivotTable erstellst. Hier kannst du leere Felder und unerwünschte Daten direkt entfernen.

Praktische Beispiele

  • Beispiel 1: Alte Daten löschen
    Du hast eine PivotTable, die anzeigt, dass ein Teammitglied nicht mehr in der Datenquelle existiert, aber immer noch in der PivotTable erscheint. Überprüfe die Quelldaten auf leere Felder oder nicht mehr genutzte Einträge.

  • Beispiel 2: Makro für die Datenpflege
    Nutze das oben genannte Makro, um automatisch leere Elemente auszublenden, und vereinfache so die Darstellung der PivotTable.

Tipps für Profis

  • Regelmäßige Aktualisierung: Halte deine PivotTable regelmäßig aktuell, um sicherzustellen, dass alte Daten nicht angezeigt werden.
  • Verwendung von Slicern: Nutze Slicer, um die Filteroptionen benutzerfreundlicher zu gestalten und die Sichtbarkeit von Elementen zu steuern.
  • Datenmodell optimieren: Wenn du häufig mit großen Datenmengen arbeitest, überlege, wie du dein Datenmodell optimieren kannst, um die Performance der PivotTable zu verbessern.

FAQ: Häufige Fragen

1. Warum ist mein Excel-Druckbereich ausgegraut?
Der Druckbereich kann ausgegraut sein, wenn sich die aktiven Zellen außerhalb des definierten Druckbereichs befinden oder wenn die Datei nicht korrekt gespeichert wurde.

2. Wie kann ich in Excel alte Daten in einer PivotTable löschen?
Um alte Daten zu löschen, stelle sicher, dass du die PivotTable aktualisierst und die Quelldaten überprüfst. Du kannst auch den Pivot-Cache löschen und die PivotTable neu erstellen.

3. Was bedeutet „number of items to retain per field greyed out“?
Dies bedeutet, dass die Option, die Anzahl der Elemente pro Feld zu steuern, nicht verfügbar ist. Dies geschieht oft, wenn die Daten in einem Datenmodell gespeichert sind.

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