Personalnummer mit Namen in Excel zuordnen
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um in Excel die Personalnummer einem Namen zuzuordnen, kannst du die Funktion SVERWEIS nutzen. Hier ist eine einfache Anleitung:
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Daten vorbereiten: Stelle sicher, dass du zwei Tabellen hast: eine mit den Namen und deren Personalnummern und eine andere, wo du die Personalnummer anzeigen lassen möchtest.
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Formel eingeben: Angenommen, deine Namen sind in der Tabelle "Kontroll Nummern" in den Zellen A1 bis A28 und die entsprechenden Personalnummern in B1 bis B28. Gehe zu der Zelle, in der du die Personalnummer anzeigen möchtest (z. B. AC3) und gib folgende Formel ein:
=SVERWEIS(AC3; 'Kontroll Nummern'!A1:B28; 2; FALSCH)
Hierbei wird der Name in AC3 gesucht, und die zugehörige Personalnummer wird zurückgegeben.
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Gültigkeitsprüfung: Um sicherzustellen, dass nur gültige Namen eingegeben werden, kannst du eine Gültigkeitsliste für die Zelle AC3 erstellen.
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Fehlerbehandlung: Um mit möglichen Fehlern, wie z.B. #NV, umzugehen, kannst du die Formel erweitern:
=WENNFEHLER(SVERWEIS(AC3; 'Kontroll Nummern'!A1:B28; 2; FALSCH); "Nicht gefunden")
Häufige Fehler und Lösungen
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Fehler: #NAME?: Dieser Fehler tritt auf, wenn der Name der Tabelle oder der Bereich nicht korrekt angegeben wurde. Überprüfe die Schreibweise und stelle sicher, dass die Tabelle existiert.
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Fehler: #NV: Dies passiert, wenn der eingegebene Name nicht in der Liste vorhanden ist. Stelle sicher, dass du den Namen genau so eingibst, wie er in der Tabelle steht.
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Doppelte Namen: Wenn es mehrere Einträge mit dem gleichen Namen gibt, gibt SVERWEIS nur die erste gefundene Personalnummer zurück. Überlege, ob du die Namen eindeutig gestalten kannst.
Alternative Methoden
Falls SVERWEIS nicht die gewünschte Lösung bietet, kannst du auch die Funktionen INDEX und VERGLEICH verwenden:
=INDEX('Kontroll Nummern'!B1:B28;VERGLEICH(AC3;'Kontroll Nummern'!A1:A28;0))
Diese Methode erlaubt es, flexibler mit den Daten umzugehen und kann in bestimmten Situationen hilfreicher sein.
Praktische Beispiele
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Einfache Zuordnung: Wenn du nur eine Liste hast, verwende SVERWEIS wie oben beschrieben, um die Personalnummern den Namen zuzuordnen.
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Mehrere Blätter: Um Daten von einem anderen Blatt abzugleichen, achte darauf, den Blattnamen korrekt in der Formel anzugeben, wie in:
=SVERWEIS(C2;Tabelle1!A1:B20;2;0)
Tipps für Profis
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Vermeide Leerzeichen: Achte darauf, dass in den Zellen keine zusätzlichen Leerzeichen vorhanden sind. Diese können die Suche stören.
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Dynamische Bereiche: Überlege, mit dynamischen Bereichsnamen zu arbeiten, um die Wartung deiner Formeln zu erleichtern.
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Verwendung von VERWEIS: In manchen Fällen kann die Funktion VERWEIS einfacher sein, besonders wenn du mit sortierten Daten arbeitest.
FAQ: Häufige Fragen
1. Wie kann ich mehrere Personalnummern für einen Namen anzeigen lassen?
Für diesen Fall benötigst du eine andere Strategie, wie FILTER oder eine Kombination von INDEX und VERGLEICH, um alle passenden Einträge zu finden.
2. Funktioniert das auch in älteren Excel-Versionen?
Ja, die Funktionen SVERWEIS, INDEX und VERGLEICH sind in den meisten Excel-Versionen verfügbar, jedoch kann die FILTER-Funktion nur in neueren Versionen verwendet werden.