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HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender

Forumthread: Schichtplan 6/4

Schichtplan 6/4
Hänggi
Liebe Excel Profis
Habe ein Problem, welches ich weder im Forum noch sonst beim googlen gefunden habe.
Es handelt sich um einen Schichtplan, welcher mein Kollege erstellt hat und ich bin neu dazugekommen.
Schichtbestand 5 Personen. Das Schichtmodell heisst 6/4, und läuft immer im selben Rythmus ab:
2 Tage Frühschicht, 2 Tage Spätschicht und 2 Tage Nachtschicht. Danach inklusive 2.Nachtschicht welche um 06:00 Uhr endet, 4 Tage frei.
Diese Tage hat mein Kollege farblich und mit Anfangsbuchstaben markiert (gemäss hochgeladener Datei)
Nun haben wir jedoch das Problem, wenn ein neues Jahr hinzukommt, verschieben sich ja diese Tage und stimmen nicht mehr mit dem effektiven Rythmus, so muss man alles wieder von Hand korrigieren.
Gibt es für dieses Problem die Möglichkeit einer Automatisation, (Formeln etc.) damit man bei einem Jahreswechsel nicht alle Zellen neu einfärben und den Plan mähsam von Hand wieder korrigieren muss.
Als Beispiel: 31 Dezember 2011 endete mit dem 3. Freitag, und der 1. Januar 2012 beginnt mit dem 4 Freitag. Bei der Tabelle welche mein Kollege erstellt hat, musste man dann beim Wechsel von 2011 auf 2012, alles korrigieren, da ja alles verschoben wird.
Wäre froh um jede Hilfe, graut mir nämlich jetzt schon das Ganze im Jahr 2013 wieder anpassen zu müssen.
VIellecht hat ja jemand eine bessere Lösung, wie die hochgeladene Datei welche ich zum besseren Verständnis eingefügt habe:
Userbild
Vielen Dank bereits im Voraus, auch nicht schlimm wenn es keine Lösung gäbe, würde dann jetzt schon mit dem neuen Plan 2013 beginnen, damit er bis zum Jahreswechsel fertig erstellt ist.
Gruss
Jürg
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der 1. Januar 2012 beginnt mit dem 4 Freitag ?
04.06.2012 13:52:44
Matthias
Hallo
Zitat:
der 1. Januar 2012 beginnt mit dem 4 Freitag ? (ich versteh Bahnhof - bin aber auch kein Profi)
Also bei mir war der 1. Januar ein Sonntag und der 4.Freitag war der 27.01.2012
Aber vielleicht findet ja jemand Deine ("hochgeladene Datei") - ich find keine.
Ob ich helfen könnte wenn eine Datei da wäre, weiß ich nicht - hab nur bis XL2007
aber:
Warum fragst Du nicht einfach Deinen Kollegen, der die Datei erstellt hat?
Ist er überhaupt einverstanden, das Du seine Arbeit veröffentlichen willst?
ich lass den Beitrag mal "offen"
Gruß Matthias
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AW: der 1. Januar 2012 beginnt mit dem 4 Freitag ?
04.06.2012 14:42:57
Hänggi
Hallo Matthias
Danke mal für deine Antwort.
Die Datei welche ich hochgeladen habe, kann ich sehen im Forum, warum du sie nicht siehst weiss ich nicht.
Richtig ist auch, dass der 1. Januar 2012 mit einem Sonntag anfängt, mit dem Freitag meinte ich nicht den Wochentag als Freitag, sondern der 4 Tag an welchem wir frei haben. SO 1. Januar 2012 wäre der 4. und letzte freie Tag, bevor es am Montag 2. Januar 2012 wieder mit Frühschicht beginnt.
Also 2 Frühschicht am Montag und Dienstag, 2 Spätschicht am Mittwoch und Donnerstag und 2 Nachtschicht am Freitag und Sonntag, Sonntag früh ab 06:00 kommen wieder die 4 freien Tage Sonntag 8 Januar bis Mittwoch 11. Januar und dann wieder von Vorne, 2 Frühschichten, 2 Spätschichten und 2 Nachtschichten und wieder 4 Tage frei, von 18 Januar bis 21 Januar 2012 usw.
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AW: der 1. Januar 2012 beginnt mit dem 4 Freitag ?
04.06.2012 16:29:37
Frank
Hallo Hänggi,
ich stimme Matthias zu. Leider hast du keine Datei angefügt, sondern lediglich ein Bild. Ich habe jetzt mal einen Kalender gebastelt. Mir fehlt nur irgendwie gerade die zündende Idee, wie man die Tage in Spalte AK verknüpft, da ja auch die Schaltjahre mit reinspielen.
Wer hat eine Idee? :o)
https://www.herber.de/bbs/user/80422.xlsx
Gruß,
Frank
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AW: der 1. Januar 2012 beginnt mit dem 4 Freitag ?
04.06.2012 17:39:08
Hänggi
Hallo Frank
das ist richtig, habe die Datei als Bild hochgeladen, weil mir die Tabelle nur als Papier vorliegt und nicht auf meinem Rechner (privat liegt) die Datei liegtauf im PC Geschäft.
Ich weiss aber, dass in der Tabelle welche ich als Bild hochgeladen habe nicht eine einzige Formel steht.
Also bei jedem Jahreswechsel sozusagen die ganze Tabelle von Hand korrigieren und das ist mühsam.
Ich danke euch recht herzlich für eure Hilfe
Gruss
Jürg
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anderer Ansatz
04.06.2012 18:34:25
Sheldon
Hallo Hänggi, hallo Frank,
ich war auch schon am basteln, hab einen einfacheren Ansatz gefunden wg. Schaltjahre, nämlich: Soll Excel sich selber drum kümmern!
https://www.herber.de/bbs/user/80424.xls
Kurz zur Erläuterung: Der Schichtverlauf besteht aus zehn Tagen, die sich fortlaufend wiederholen. Gegeben war der 1.1.2012, der den zehnten Tag des Schichtverlaufs darstellt (richtig? Das hoffe ich jedenfalls...)
Das macht es einfach, denn in Excel stellt ja das Datum eigentlich eine Ganzzahl dar, die einfach alle Tage beginnend mit dem 1.1.1900 (=1) durchnummeriert. Den entsprechenden Tag des Schichtverlaufs kann man nun einfach ermitteln, indem man die Datumsziffer durch 10 teilt und den verbleibenden Rest benutzt, um aus dem Schichtverlauf die entsprechende Schicht herauszusuchen.
Das Datum in der Kalenderdarstellung wird nun also immer dann angezeigt, wenn der darzustellende Monat noch derselbe ist, wie der jeweilige Monatserste. Wenn nicht, wird eben nix angezeigt. Schon ist das Schaltjahrproblem gelöst.
Du musst also oben in der Kopfzeile nur noch das Jahr eintragen und der Schichtverlauf wird inkl. Färbung dargestellt. Das Einfärben ist über Bedingte Formatierung gelöst, die kann aber zumindest bis vor Excel 2007 nur drei Bedinungen darstellen, mehr hab ich hier nicht, daher gibts kein Gelb für die Freischichten.
Was du jetzt aber noch jedesmal tun musst, ist die Einträge und ggf. die Farben in den "Kollegen"-Spalten zu entfernen. Aber das klingt doch schon einfacher als jedes Jahr einen neuen Kalender von Hand zu basteln, nicht wahr?
Gruß
Sheldon
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AW: anderer Ansatz
04.06.2012 18:53:38
Hänggi
Hallo Sheldon
genau soooo, bin begeistert!!
Danke viel mal
Gruss
Jürg
Problem: entsprechende Schicht heraussuchen
05.06.2012 18:36:00
Hänggi
Hallo Sheldon
ich habe mir nun deine Erläuterung mal genauer angesehen,
leider stehe ich auf dem Strumpf, wie man aus dem Schichtverlauf die richtige Schicht rausfindet.
Nehmen wir mal an, ich müsste die Schicht wechseln und am 1.1.2012 wäre nicht mein letzter Frei-Tag gewesen sondern meine 2. Nachtschicht, kannst du mir das erklären, wie ich das zum Beispiel anstellen müsste, oder geht es nur mit meinem Plan, da gerade glücklicherweise der letzt Frei-Tag am 1.1.2012 war?
Sollte mal aus irgendeinem Grund die Schicht wechseln, damit ich wüsste was ich wie und wo ändern müsste?
Hoffe du guckst hier nochmals rein.
Lg
Jürg
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AW: Problem: entsprechende Schicht heraussuchen
05.06.2012 23:44:39
Sheldon
Hi Jürg,
oben in der ersten Zeile ist der Schichtverlauf ja eingetragen. Solange ein veränderter Schichtverlauf wieder aus zehn aufeinander folgenden Tagen besteht, kannst du ihn einfach in die Zellen oben eintragen. Bei einer höheren oder geringeren Zahl allerdings muss die Matrix aus dem Index-Befehl entsprechend angepasst werden und natürlich der Nenner bei der Berechnung in der REST-Funktion. Allerdings kann sich das Ding nicht merken, bis wann ein alter Schichtplan galt und ab wann ein neuer, der eingetragene gilt immer für alle aufgerufenen Jahre, Vergangenheit wie Zukunft. Da hilft nur eine Kopie des Tabellenblatts.
Gruß
Sheldon
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AW: Problem: entsprechende Schicht heraussuchen
06.06.2012 18:06:31
Hänggi
Hallo Sheldon
Eigentlich wollte ich ja nur noch wissen, wie man den Schichtverlauf berechnet, du hast in meinem ersten Beitrag, was von Datum dividieren durch 10 gesprochen, da stand und steh ich immer noch auf dem Strumpf, wie gesagt bin kompletter Anfänger.
Dass mit meinem 2. Beitrag, gleich mehrere neue Varianten und Hilfen angeboten werden, war nicht meine Absicht, aber es scheint so, dass dies hier normal ist.
Schon interessant was man mit Excel alles anstellen kann.
Nochmals Danke
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AW: anderer Ansatz
05.06.2012 08:07:14
Hänggi
Guten Morgen Sheldon
jetzt habe ich mehr Zeit, um dir den entsprechenden Dank auszusprechen. So habe ich es mir genau vorgestellt, wenn ich nur einen geringen Bruchteil des Wissens, der hier antwortenden Profis hätte, wäre ich glücklich. Schon wahnsinn was die Spezialisten hier auf dem Kasten haben.
Ich bin bloss Anwender und war heilfroh über die Hilfe die man mir hier gegeben hat.
Ich habe deine Formeln die du eingesetzt hast mal studiert, aber ehrlich gesagt war es für mich ein Dschungel von Zahlen und Buchsteben, bei genauerer Betrachtung habe ich es dann eingermassen verstanden, mit Betonung auf einigermassen!
Ich habe Excel 2010 und habe natürlich die Frei-Tage entsprechend auch über Bedingte Formatierung einfärben lassen. Habe über 3 Blätter (Quartalsweise) das ganze Jahr so erstellt.
Funktioniert blendend.
Nochmals herzlichen Dank du warst mir eine sehr grosse Hilfe!
Hänggi
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AW: anderer Ansatz
05.06.2012 08:07:16
Hänggi
Guten Morgen Sheldon
jetzt habe ich mehr Zeit, um dir den entsprechenden Dank auszusprechen. So habe ich es mir genau vorgestellt, wenn ich nur einen geringen Bruchteil des Wissens, der hier antwortenden Profis hätte, wäre ich glücklich. Schon wahnsinn was die Spezialisten hier auf dem Kasten haben.
Ich bin bloss Anwender und war heilfroh über die Hilfe die man mir hier gegeben hat.
Ich habe deine Formeln die du eingesetzt hast mal studiert, aber ehrlich gesagt war es für mich ein Dschungel von Zahlen und Buchsteben, bei genauerer Betrachtung habe ich es dann eingermassen verstanden, mit Betonung auf einigermassen!
Ich habe Excel 2010 und habe natürlich die Frei-Tage entsprechend auch über Bedingte Formatierung einfärben lassen. Habe über 3 Blätter (Quartalsweise) das ganze Jahr so erstellt.
Funktioniert blendend.
Nochmals herzlichen Dank du warst mir eine sehr grosse Hilfe!
Hänggi
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AW: der 1. Januar 2012 beginnt mit dem 4 Freitag ?
04.06.2012 18:36:51
Reinhard
Grüezie Hänggi,
du hast ein Bild hochgeladen nicht die Mappe, mache das.
Was bedeutet "A" in einer Zelle?
Wenn da in dem Blatt keine Formel ist, so mußte da alles manuell ändern pro Jahr.
Oder per Vba.
Gruß
Reinhard
;

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Infobox / Tutorial

Schichtplan 6/4 effizient erstellen und automatisieren


Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Erstelle eine neue Excel-Tabelle. Öffne Excel (idealerweise Version 2010 oder höher) und erstelle ein neues Arbeitsblatt.

  2. Definiere die Schichten. Markiere die ersten sechs Zeilen für die Schichten:

      1. Zeile: Datum
      1. Zeile: Frühschicht
      1. Zeile: Frühschicht
      1. Zeile: Spätschicht
      1. Zeile: Spätschicht
      1. Zeile: Nachtschicht
      1. Zeile: Nachtschicht
      1. Zeile: Frei
      1. Zeile: Frei (4 Tage frei nach den 6 Arbeitstagen)
  3. Automatisiere den Schichtwechsel. Nutze die Formel, die den Schichtverlauf abhängig vom Datum berechnet:

    =REST(DATUM(JAHR(A1);MONAT(A1);TAG(A1));10)

    Diese Formel teilt das Datum durch 10 und gibt den Rest zurück, um die richtige Schicht zu ermitteln.

  4. Bedingte Formatierung anwenden. Färbe die Zellen entsprechend den Schichten (Früh, Spät, Nacht, Frei). Gehe zu "Start" > "Bedingte Formatierung" > "Neue Regel".

  5. Kopiere die Formeln für das gesamte Jahr. Ziehe die Formeln nach unten, um sie für alle Tage des Jahres anzuwenden.

  6. Speichere die Datei. Vergiss nicht, deine Arbeit regelmäßig zu speichern.


Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler bei der Datumsberechnung: Wenn das Datum nicht korrekt angezeigt wird, überprüfe die Eingabewerte in der Datumsformel.

  • Falsche Schichtzuweisungen: Achte darauf, dass die Zellen für die Schichten korrekt eingetragen sind. Eine kleine Abweichung in der Formel kann große Auswirkungen auf den Schichtverlauf haben.

  • Bedingte Formatierung nicht funktioniert: Stelle sicher, dass die Regeln korrekt definiert sind und die Zellverweise richtig gesetzt sind.


Alternative Methoden

  • VBA-Makros: Für fortgeschrittene Nutzer kann ein Makro erstellt werden, das den Schichtplan automatisch aktualisiert und anpasst. Dies erfordert jedoch Kenntnisse in der Programmierung mit VBA.

  • Online-Tools: Es gibt spezielle Softwarelösungen, die auf Schichtplanung ausgelegt sind, wie z.B. "ShiftPlanning". Diese bieten oft mehr Funktionen, sind jedoch meist kostenpflichtig.


Praktische Beispiele

  • 6/4 Schichtmodell: Ein Beispiel für das 6/4 Schichtmodell könnte folgendermaßen aussehen. Angenommen, du hast die Daten für den 1. Januar 2022:

    Datum Schicht
    01.01.2022 Frühschicht
    02.01.2022 Frühschicht
    03.01.2022 Spätschicht
    04.01.2022 Spätschicht
    05.01.2022 Nachtschicht
    06.01.2022 Nachtschicht
    07.01.2022 Frei
    08.01.2022 Frei
    09.01.2022 Frei
    10.01.2022 Frei
  • Schichtplan für 4 Schichtsystem: In einem 4 Schichtmodell mit 6 Tagen arbeiten und 4 Tagen frei, könnte der Plan entsprechend angepasst werden.


Tipps für Profis

  • Nutze Pivot-Tabellen, um die Schichtverteilung und Arbeitsstunden auszuwerten.
  • Verwende Dropdown-Listen für die Schichtzuweisung, um Fehler zu minimieren.
  • Halte deine Excel-Arbeitsmappe gut organisiert mit klar benannten Blättern für verschiedene Monate oder Quartale.

FAQ: Häufige Fragen

1. Was ist ein 6/4 Schichtmodell?
Das 6/4 Schichtmodell beschreibt ein Schichtsystem, bei dem 6 Tage gearbeitet und 4 Tage frei sind, typischerweise im Wechsel von Früh-, Spät- und Nachtschichten.

2. Wie kann ich die Farben automatisch ändern?
Nutze die bedingte Formatierung in Excel, um die Farben für verschiedene Schichten automatisch zu ändern, basierend auf den Zelleninhalten.

3. Gibt es eine Vorlage für einen Schichtplan?
Ja, es gibt viele kostenlose Vorlagen online, die für das 6/4 Schichtmodell oder andere Schichtsysteme geeignet sind. Suche nach "Schichtplan Excel Vorlage".

4. Kann ich den Schichtplan für mehrere Jahre nutzen?
Ja, du kannst die Formeln so anpassen, dass sie über mehrere Jahre funktionieren, indem du die Datumswerte entsprechend anpasst und die Schichtformeln in die zukünftigen Jahre kopierst.

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