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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
Inhaltsverzeichnis

Zum Verwenden einer Vorlage zwingen

Zum Verwenden einer Vorlage zwingen
07.09.2021 14:16:55
Lukas
Hallo Excel-Gemeinde,
meine Mitarbeiter treiben mich in den Wahnsinn. Bitte helft mir.
Ich habe eine Formular-Vorlage, welches im Netzwerk allen zugänglich ist, dieses wird von Zeit zu Zeit überarbeitet.
Meine Mitarbeiter müssen dieses für jeden neuen Vorgang ausfüllen.
Leider kommt es immer wieder vor, dass die Mitarbeiter sich eine Kopie des ausgefüllten Formulars irgendwo abspeichern
und mich bei einem neuen Vorgang mit alten Daten bespassen. Da wird oft irgendwas vergessen zu ändern und ich habe
dann einen Mix aus Daten eines alten Vorgangs und denen des aktuellen Vorgangs. Dies führt zwangsläufig zu Fehlern.
Wie kann ich die Mitarbeiter technisch zwingen, die Vorlage zu verwenden? (Mit gesundem Menschenverstand geht's leider
nicht, habe ich ca. 5 Jahre lang probiert.)
Die Arbeitsmappe darf keine Makros enthalten, ansonsten haben die Mitarbeiter schon wieder Probleme, wenn die Makro-Info kommt.
Gibt es eine geschickte Möglichkeit? Vielleicht mit einem Abgleich des Speicherdatums der originalen Vorlage?
Bitte lasst mich nicht verzweifeln und helft mir...
Danke im Voraus für eure Ideen.
Lukas

2
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Zum Verwenden einer Vorlage zwingen
07.09.2021 14:51:01
Daniel
Hi
mit folgendem kannst du erreichen, dass der Anwender nur dann ein Blatt ausfüllen kann, wenn die Vorlage direkt geöffnet wurde.
Sobald sie unter einem anderen Namen gespeichert wurde, kann sie nicht mehr geändert werden.
Hat aber auch zur folge, dass der Anwender keinen zwischenstand ausfüllen kann, den er später bearbeitet, sondern er muss das Blatt in einem Arbeitsgang vollständig befüllen:
1. lass dir in einer Zelle den Dateinamen, den die Formel =Zelle("Dateiname") ausgibt anzeigen und kopiere diesen Wert (den Wert nicht die Formel)
2. markiere dann alle Zellen und lege für sie eine Datenüberprüfung mit folgender Regel an:
- Zulassen: Benutzerdefiniert
- Formel: =ZELLE("Dateiname")="C:\Daten\[Mappe1.xlsx]Tabelle1"
als Text gibst du natürlich den Wert an, den du unter 1. ermittelt hast.
somit ist eine Bearbeitung nach dem Speichern nicht mehr möglich, so dass immer nur mit der aktuellen Vorlage gearbeitet werden kann.
eine andere Möglichkeit wäre diese:
1. lege eine weitere Datei im Vorlagenverzeichnis an, diese enthält in der Tabelle1 in der Zelle A1 die akuelle Versionsnummer
2. schreibe in der Vorlagendatei in die Zellen:
- A1: die Versionsnnummer (die gleiche wie bei 1. angelegt)
- A2: externe Zellbezug auf die unter 1. erstellte Datei, lies von dort den Wert aus A1 aus die (Soll-Versionsnummer)
3. in einer prominenten Zelle (z.B. B1) dann die Formel: =Wenn(A1A2;"Vorlage veraltet, bitte neue Version vom Server verwenden";"")
4. zusätzliche Absicherung gegen Veränderung: wie in der anderen Variante Datenüberprüfung mit der Formel: =$A$1=$A$2
Dies würde dem Anwender erlauben, zwischenschritte zu speichern oder solange eine Kopie zu verwenden, wie die Kopie noch aktuell ist.
Gruß Daniel
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AW: Zum Verwenden einer Vorlage zwingen
08.09.2021 08:31:09
Lukas
Hey Daniel,
vielen Dank für deine Vorschläge, werde mal prüfen, ob und wie ich das implementieren kann. Meine Mitarbeiter haben sich natürlich schon etliche Kopien der Datei gezogen, diese Einstellung hat nur da Auswirkungen, wenn die Mitarbeiter sowieso schon die korrekte Vorlage nehmen. Die anderen zaubern wieder was Altes aus dem Hut...
Schöne Grüsse
Lukas

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