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Mailversand aus Excel mit Subject und Body

Mailversand aus Excel mit Subject und Body
04.05.2006 13:38:32
Alex
Hallo,
ich habe hier eine grosse Bewerber-DB als Excel Tabelle vor mir.
- In der Spalte A wird der Name eingetragen,
- automatisch wird dann dann der Name aus Spalte A in Vor- und Nachname in Spalte B und C getrennt
- Spalte D = email Adresse
- Spalte E - K = diverse Spalten fuer Skills (einfach ein x in der entsprechenden Spalte machen)
All diese Bewerber sollen nun angeschrieben werden.
Je nach Skills variiert jedoch der Betreff und auch der Body. (Nach dem Motto: WENN( SpalteE ="x"; Body A,WENN(SpalteE ="x",BodyB, WENN(...)))
Um das nicht immer manuell eingeben zu muessen, wollte ich das gerne mit Excel machen.
Bisher verwende ich die folgende Formel: (habe die mal vereinfacht, damit man erkennen kann, wie ich die Mail zusammenbaue ...)
=Hyperlink(verketten("mailto:",Zelle mit Emailadresse, ?subject=, Zelle mit entsprechendem Subject, ?body=,VORNAME_DES_EMPFAENGERS, Zelle mit entsprechendem Body))
Eigentlich laeuft das auch super, ABER: oft erhalte ich auch einen #Value!- Fehler.
Ich habe herausgefunden, dass die Funktion =Hyperlink() anscheinend eine Zeichenbegrenzung hat.
Ist der Body nur ca. 1 Zeile, dann klappt das wunderbar, ist der Body Text jedoch laenger (mehr als ca. 180 Zeichen), dann erhalte ich den oben beschrieben Value! Fehler.
Im Internet habe ich schon diverse Moeglichkeiten gesehen, um aus Excel eine Mail per VBA zu erzeugen.
Allerdings habe ich von VBA keine Ahnung.
Waere es denn damit moeglich, laengere Body Texte zu verwenden, so dass ich nicht auf den #Value! Fehler laufe?
Was muesste ich denn beachten, dass ich hinter jeder Zeile, als hinter jedem Bewerber einen Link / Button haette, der mir den entsprechenden Mailto - Link aufruft.
Ich moechte naemlich die Generierung der Mails gerne Manuell aufrufen und manuell absenden, damit ich sie zur Kontrolle nochmal durchlesen kann..
Ach ja,
Tabellenkalkulation: Ich verwende hier Excel 2002 (US-Version)
Mailprogramm: Lotus Notes 6.5.5
P.S.:
Da ich in den USA bin, habe ich leider keine Umaluet - ich hoffe, die "ae" sind nicht allzu schwer zu lesen...
P.P.S:
Weiss vielleicht auch noch jemand, wie ich einen Zeilenumbruch in meine Hyperlink-Funktion einbauen kann?
Char(10) bzw. Char(13) wird in Notes nicht als Zeilenumbruch erkannt.
Vielen Dank
Alex

2
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

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Datum
Anwender
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AW: Mailversand aus Excel mit Subject und Body
06.05.2006 13:50:24
Philipp
Hallo Alex
Eine fertige Lösung habe ich nicht parat, aber m.E. ein paar nützliche Infos.
- Die HYPERLINK-Funktion selbst besitzt keine Limitation, aber die aufzurufende Adresse (egal ob http, file, mailto usw.). Diese kann nur bis zu ca. 255 Zeichen lang sein.
- Die E-Mail-Adresse inklusive aller Argumente wie Subject, CC, Body usw. kann maximal 239 Zeichen lang sein. Zusammen mit den 7 Zeichen für "mailto:" sind somit 246 Zeichen möglich. Je länger also beispielsweise die E-Mail-Adresse ist, desto kürzer muss der Body sein. Diese Anzahl gilt für Excel 2003, wenn man einen Hyperlink zu einer E-Mail-Adresse einfügt. Bei Excel 97-2002 wird die Anzahl gleich oder zumindest ähnlich sein, da die Limitation generell für mailto-Links gilt.
- Einen Zeilenumbruch lässt sich mit "%0a" erreichen (0a ist der Hex-Code von Dec 10, d.h. LF/LineFeed). Beispiel: "body=Hallo Alex%0aDas ist ein Test".
- Eine sehr gute Webseite mit VBA-Mail-Lösungen ist www.rondebruin.nl/sendmail.htm.
HTH und Gruss
Philipp von Wartburg
xlam: www.xlam.ch
XLimits: www.xlam.ch/xlimits/index.htm
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AW: Mailversand aus Excel mit Subject und Body
07.05.2006 02:13:53
Alexander
Hi Philipp,
vielen Dank für deine Tipps!
Mit folgendem Makro funktioniert es ganz gut:

Sub Testen()
Dim Betr As String
Betr = Cells(2, 3)
Dim PD As String
PD = ""
Dim Empf As String
Empf = Cells(2, 6)
Dim Etext As String
Etext = Cells(2, 4)
Dim Speichern As Boolean
Speichern = True
Call SendNotesMail(Betr, PD, Empf, Etext, Speichern)
End Sub

Public

Sub SendNotesMail(Subject As String, Attachment As String, Recipient As String, BodyText As String, SaveIt As Boolean)
'Set up the objects required for Automation into lotus notes
Dim Maildb As Object 'The mail database
Dim UserName As String 'The current users notes name
Dim MailDbName As String 'THe current users notes mail database name
Dim MailDoc As Object 'The mail document itself
Dim AttachME As Object 'The attachment richtextfile object
Dim Session As Object 'The notes session
Dim EmbedObj As Object 'The embedded object (Attachment)
'Start a session to notes
Set Session = CreateObject("Notes.NotesSession")
'Next line only works with 5.x and above. Replace password with your password
'Session.Initialize ("password")
'Get the sessions username and then calculate the mail file name
'You may or may not need this as for MailDBname with some systems you
'can pass an empty string or using above password you can use other mailboxes.
UserName = Session.UserName
MailDbName = Left$(UserName, 1) & Right$(UserName, (Len(UserName) - InStr(1, UserName, " "))) & ".nsf"
'Open the mail database in notes
Set Maildb = Session.GETDATABASE("", MailDbName)
If Maildb.IsOpen = True Then
'Already open for mail
Else
Maildb.OPENMAIL
End If
'Set up the new mail document
Set MailDoc = Maildb.CREATEDOCUMENT
MailDoc.Form = "Memo"
MailDoc.sendto = Recipient
MailDoc.Subject = Subject
MailDoc.Body = BodyText
MailDoc.SAVEMESSAGEONSEND = SaveIt
'Set up the embedded object and attachment and attach it
If Attachment <> "" Then
Set AttachME = MailDoc.CREATERICHTEXTITEM("Attachment")
Set EmbedObj = AttachME.EMBEDOBJECT(1454, "", Attachment, "Attachment")
MailDoc.CREATERICHTEXTITEM ("Attachment")
End If
'Send the document
MailDoc.PostedDate = Now() 'Gets the mail to appear in the sent items folder
MailDoc.SEND 0, Recipient
'Clean Up
Set Maildb = Nothing
Set MailDoc = Nothing
Set AttachME = Nothing
Set Session = Nothing
Set EmbedObj = Nothing
End Sub

Allerdings wird die Mail sofort gesendet - ich würde das Senden gerne selbst übernehmen, nur die Mail soll schon generiert werden. Hast du dazu auch noch einen Tipp
Viele Grüße
Alex
P.S.
Ich habe die gleiche Frage auch bei wer-weiss-was gepostet.
Habe dort schon eine Warnung wegen Crosspostings erhalten. Werde die Hinweise, die ich in dem anderen Forum zu meinem Problem erhalte natürlich auch hier veröffentlichen!
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